Funkcija OFFSET programa Microsoft Excel vrlo je moćan i svestran alat. Međutim, zbog svoje složenosti i broja sličnih funkcija, često se nedovoljno koristi.
Relativno jednostavna funkcija može autorima programa Excel uštedjeti vrijeme i frustraciju. Pojednostavljuje izvlačenje preciznih točaka podataka iz dobro organiziranog glavnog skupa podataka. Također omogućuje jednostavno stvaranje vrlo detaljnih izvješća, interaktivnih vizualizacija i složenih nadzornih ploča.
1. Stvaranje skupova podataka varijabilne veličine
Jedna od najčešćih upotreba Excelove funkcije OFFSET je hvatanje skupova podataka promjenjive veličine. S obzirom na veliki skup podataka, netko može poželjeti pogledati samo mali dio podataka u bilo kojem trenutku.
Na primjer, s obzirom na automatsko izvješće o ukupnoj prodaji za zaposlenike dnevno, možda ćete morati izvući ukupne iznose za određeni tjedan ili tjedne.
Pisanje različite funkcije SUM za svaki zbroj može se vrlo lako izvesti. Međutim, funkcija OFFSET može biti mnogo brža zbog lakše upotrebe i mogućnosti ponovne upotrebe.
Prvo u ćeliju B6 unesite dan u mjesecu s kojim želimo započeti. Zatim upisujemo koliko dana želimo pokrenuti izvješće u B7. Zatim, možemo koristiti a jednostavna funkcija SUM i AVERAGE funkcija da biste dobili više podataka o svakom zaposleniku u odabranom vremenskom razdoblju:
=SUM(POMAK(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=PROSJEČNO(POMAK(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Prilagodba početnog datuma ili duljine vremena jednostavna je poput prilagodbe jedne ćelije, što može znatno olakšati izvlačenje skupova podataka promjenjive veličine.
2. Dopuštanje generiranja prilagođenog izvješća
Korištenje metoda sličnih gore navedenim čini izradu cjelovitog izvješća s prilagodbom varijabli relativno jednostavnom. Prvi argument u funkciji OFFSET možete postaviti kao referencu na drugi list. Na taj način možete odvojiti unos podataka i izvješćivanje.
To će omogućiti povlačenje odabranih podatkovnih odsječaka s jednog lista na drugi. Osim toga, omogućuje vam prikaz samo informacija relevantnih za vaše trenutno izvješće. Postavljanje izvješća koje prikazuje dnevne ukupne vrijednosti korištenjem istih podataka od prije vrlo je jednostavno. To možete učiniti bez povlačenja podataka za nevažne dane.
Sljedeća funkcija pomaka postavljena u ćeliju B5 izvući će broj dana navedenih u B2. Počinje u tjednu navedenom u B1, prikazujući samo podatke za relevantno razdoblje:
=POMAK(list1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Moguće je ograničiti unose u B1 i B2 i stvoriti padajuće izbornike u Excelu s brojem dostupnih tjedana pomoću provjere podataka.
3. Paginacija proračunske tablice
Funkcija OFFSET također može postići jednostavno paginiranje proračunske tablice, zadatak s kojim se obično povezuje pomoću kartice Excel Developer. To može učiniti rad s velikim skupovima podataka jednostavnijim i daleko učinkovitijim.
Kada radite s proračunskom tablicom s 30 000 redaka podataka, bit će teško pregledati cijeli skup podataka odjednom. Stvaranje padajućeg izbornika koji prihvaća raspon brojeva od 1 do 300 omogućuje nam da brzo podijelimo podatke na stranice od po 100 rezultata.
Funkcija OFFSET uvijek će imati sidro postavljeno na gornju lijevu ćeliju podataka. Drugi argument je, međutim, vertikalni pomak. To će biti jednako odabranom broju stranice minus jedan puta 100. Vodoravni pomak, treći argument, može se postaviti na 0.
Četvrti argument postavljen je na 100, a peti argument na broj stupaca u skupu podataka. Ova metoda olakšava razbijanje iznimno velikih dijelova podataka u dijelove kojima se lakše upravlja.
Ovdje je primjer paginiranog skupa podataka. Podaci uključuju 500 uzoraka informacija snimljenih sa skupa senzora na jednom listu i paginirano izvješće na drugom listu.
Izvješće koristi provjeru podataka u ćeliji B1 za stvaranje padajućeg izbornika sa stranicama u njemu. Sljedeći izraz u ćeliji A3 stvara tijelo izvješća:
=POMAK(list1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Rezanje podataka za grafikone
Izvješću o prodaji koje smo izradili prije upotrebe funkcije OFFSET možemo dodati grafikon. Grafikon može povući varijabilne informacije na temelju podataka odabranih u dva padajuća izbornika na vrhu lista.
Prilikom promjene vrijednosti na vrhu lista, grafikon će se automatski promijeniti kako bi odražavao odabrane tjedne, dajući brzu vizualnu referencu svima koji pregledavaju izvješće.
Kombinacija dijagrama i grafikona s funkcijom pomaka čini vizualizaciju složenih i promjenjivih podataka daleko lakšom. Također omogućuje generiranje jednostavnih nadzornih ploča u programu Excel.
5. Izvlačenje informacija po odmacima datuma
Traženje određenih informacija na temelju vremenskih oznaka nije neobično kada govorimo o podacima izvješća ili podacima izvučenim iz automatiziranih vremenskih procesa. Kada se razmatra jedno razdoblje, korištenje uvjetnih funkcija kao što su IF ili IFS za povlačenje samo potrebnih podataka nije teško. Ako trebate izvući podatke na temelju niza dana ili vremena, previše je lako upasti u masivni ugniježđeni uvjet.
Koristeći kombinaciju COUNTIF i OFFSET, izvlačenje podataka iz raspona vremena ili dana vrlo je jednostavno. Koristite jednu ćeliju za predstavljanje početnog dana. Zatim upotrijebite drugu ćeliju da predstavite duljinu vremena iz kojeg želite povući.
U funkciji OFFSET, visina ili širina, ovisno o rasporedu vaših podataka, mogu se postaviti na vrijednost pomoću funkcije COUNTIF u Excelu. To vam omogućuje da odredite koliko se unosa nalazi unutar traženog raspona i povučete samo povezane podatke.
U ovom primjeru imamo skup podataka koji sadrži unose za nekoliko godina. Možemo koristiti datum unesen u ćeliju B1 i sljedeću funkciju za povlačenje samo unosa koji su se dogodili nakon tog datuma:
=OFFSET(list1!U2, COUNTIF(list1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(list1!V2:V501, " & B1), 1)To izvješću daje značajnu korisnost, omogućujući vam filtriranje vrijednosti koje su došle prije ili nakon određenog datuma. Ako umjesto toga koristite funkciju COUNTIFS, možete dodati čak i datum završetka, dajući krajnjem korisniku veću varijabilnost.
6. U kombinaciji s COUNTIF
Osim proširenja vremenskih raspona, funkcija COUNTIF dobro služi za izvlačenje određenih odsječaka svih vrsta dobro uređenih podataka s Excelovom funkcijom OFFSET. Moguće je postaviti argumente visine i širine funkcije OFFSET pomoću COUNTIF. Osim toga, možete jednostavno mijenjati bilo koje numeričke podatke s podesivom vrijednošću negdje na vašem listu.
Ako ste imali popis transakcija za određeni dan poredan po iznosu transakcija, mogli biste upotrijebiti ovu tehniku da povučete svaku transakciju iznad određenog iznosa. To se može postići pomoću jednostavne funkcije OFFSET poput sljedeće:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Jedna od najvažnijih stvari koje treba imati na umu u ovoj funkciji je pretposljednji argument, COUNTIF(B2:B22, "
Drugo važno razmatranje za one koji žele koristiti OFFSET na ovaj način je da će raditi samo u slučaju da su podaci s kojima radite dobro uređeni. Neuređeni podaci neće vratiti rezultate koje tražite. Srećom, Excel također uključuje paket alata za automatsko sortiranje kako biste doveli svoje podatke u red.
Ovo možete koristiti za izvođenje radnji od varijabilnog rezanja proizvoda na temelju cijene do operacija samo povlačenja koje se izvode određeni broj puta. Mogućnost kontrole točne količine izvučenih podataka daje preciznu kontrolu nad preciznim uzorkom podataka koje izvlačite iz proračunskih tablica. To omogućuje stvaranje raznih detaljnih, interaktivnih izvješća.
Ovo je ono za što je funkcija OFFSET zapravo korisna
U konačnici, funkcija OFFSET omogućuje korisnicima izvlačenje informacija iz proračunske tablice s visokom preciznošću. To štedi vrijeme i omogućuje korisnicima izvođenje više operacija s manje funkcija.
Pojednostavljuje izvlačenje preciznih podataka koji su vam potrebni bez pribjegavanja ugniježđivanju uvjeta. Korisnicima također štedi vrijeme i trud pri izradi prilagođenih izvješća, nadzornih ploča i više u Excelu.
