Kako koristiti Covey-jevu matricu 4 kvadranta za učinkovito upravljanje vremenom

Među svom vrijednom imovinom, vrijeme je najdragocjenije od svega. U današnjem brzom svijetu nedostatak upravljanja vremenom najvažniji je problem koji ljudi imaju. S toliko vremena provedenog na radu, nema vremena za osobno bavljenje.

Uobičajeno je osjećati se preplavljenim odgovornostima i aktivnostima. Što više radite, to se dalje osjećate iza sebe. Umjesto da odlučite što želite raditi, reagirate na ono što se događa oko vas.

Članak objašnjava kako se Coveyjevom strategijom Četiri kvadranta možete usredotočiti na najvažnije zadatke i biti produktivniji.

Coveyjeva 4 kvadranta

Strategiju upravljanja vremenom za 4 kvadranta stvorio je Steven Covey. Autor je poznate knjige Sedam navika visoko učinkovitih ljudi. Coveyjeva matrica pomaže odrediti prioritete zadataka na temelju raspoloživog vremena za optimalnu učinkovitost.

Osnovna ideja ove strategije je podijeliti svoje aktivnosti u četiri kvadranta, ovisno o njihovoj važnosti i hitnosti. Razmotrimo oba ova pojma prije nego što prijeđemo na samu strategiju.

1. Važno: To su zadaci ili ciljevi koji će najvjerojatnije utjecati na vaš dugoročni uspjeh.

2. Hitno: Hitni su zadaci koji zahtijevaju hitnu akciju. Ne možete ih odgoditi.

Četiri kvadranta matrice upravljanja vremenom

Ovo su četiri kvadranta Matrice upravljanja vremenom:

1. Q1: Hitno i važno.

2. P2: Nije hitno, ali važno.

3. P3: Hitno, ali nije važno.

4. Q4: Nije hitno i nije važno.

Davanjem prioriteta svojim zadacima u četiri kvadranta možete razlikovati zadatke koji na kraju stvaraju stvarnu razliku. Slijedi kratki pregled onoga što svaki kvadrant sadrži.

P1: Hitno i važno:

U Covey-jevoj matrici upravljanja vremenom ovaj se kvadrant nalazi u gornjem lijevom kutu. Problemi i krize koji zahtijevaju hitnu pozornost spadaju u kvadrant jedan. Zanemarivanje njih, dugoročno, može vam biti problematično.

Priprema prezentacije za važan sastanak koji će započeti nakon kratkog vremena vrsta je zadatka koji spada u kvadrant. Hitno je jer nemate puno vremena za to, a važno je jer ga morate pripremiti prije početka sastanka.

Zadaci koji uključuju rokove, školske zadatke, svakodnevno slanje e-pošte i slične aktivnosti s izravnim utjecajem hitni su i važni.

P2: Nije hitno, ali važno:

U Covey-jevoj matrici upravljanja vremenom ovaj je kvadrant gore desno. U ovom kvadrantu pronaći ćete zadatke koji se izravno odnose na vaše dugoročne ciljeve. Zahtijeva vašu temeljitu pažnju; međutim, nije hitno jer nema ograničenog vremena za izvršavanje ovog zadatka.

Ako vam je dugoročni cilj uspostaviti reputaciju u uredu ili klasi, to možda nije toliko hitno; međutim, još uvijek je važno. Razvoj odnosa, dugoročno planiranje, osobni razvoj, poboljšanje zdravlja i srodne aktivnosti spadaju u ovaj kvadrant.

P3: Hitno, ali nije važno:

Ovaj kvadrant nalazi se u donjem lijevom kutu Coveyjeve matrice upravljanja vremenom. Sve te aktivnosti mogu vam se činiti hitne, ali možete ih ukloniti iz tijeka rada jer imaju minimalnu važnost za vas.

Recimo da radite na važnom projektu i da vas kolega poziva da se pridružite sastanku. Ako je sastanak neplaniran bez dnevnog reda, možete ga preskočiti. Budući da sveukupno neće imati pozitivnog utjecaja na vaš život.

Drugim riječima, sve aktivnosti koje troše vrijeme spadaju u ovaj kvadrant. Bez obzira radi li se o nevažnim pozivima ili slanju e-pošte koji ne dodaju nikakvu vrijednost.

P4: Nije hitno i nije važno:

U Covey-jevoj matrici upravljanja vremenom ovaj se kvadrant nalazi na donjoj desnoj strani. Sve aktivnosti koje zahtijevaju vrijeme bez stvaranja vrijednosti spadaju u ovaj kvadrant. Možete uštedjeti dragocjeno vrijeme izbjegavajući te poslove i trošeći ga na vrijednije aktivnosti.

Zadaci koje radite samo za zabavu, poput gledanja televizije, satima surfanja webom, ogovaranja ljudi, za vas nisu niti hitni, niti važni.

Povezano: Načini za praćenje ciljeva upravljanja vremenom

Prednosti praćenja Coveyjeve matrice upravljanja vremenom:

1. Povećanje produktivnosti: Slijeđenje matrice upravljanja vremenom mijenja način na koji radite sa zadacima, pomažući vam da im bolje odredite prioritete. Ako smanjite vrijeme koje potrošite na zadatke, tada možete znatno povećati svoju produktivnost.

2. Posao život balans: Dobro planirajući, možete se učinkovito riješiti svoje užurbane rutine. Na taj način možete provesti više vremena s prijateljima i obitelji.

3. Lovi ciljeve: Preusmjeravanjem pažnje na važne zadatke možete ubrzati proces potjerivanja ciljeva.

4. Izbjegava neugodnosti: Prepoznavanjem hitnih zadataka možete ih razlikovati od manje hitnih kako biste bolje poštivali rokove. Na taj način možete izbjeći neugodnosti i spasiti svoju reputaciju.

Važnost postavljanja zadataka u desni kvadrant:

Čak i nakon što shvatite ovu strategiju, neophodno je dodijeliti zadatke ispravnim kvadrantima. Bilo bi najbolje kada biste utvrdili važnost i hitnost zadatka prije nego što ga uklopite u bilo koji kvadrant. Obavezno provedite dobro vrijeme raspoređujući svoje zadatke u različite kvadrante kako biste olakšali njihovo nesmetano izvršavanje.

Povezano: Savjeti za produktivnost koji daju masovne rezultate

Dobro razumijevanje matrice upravljanja vremenom preduvjet je za njezinu pravilnu primjenu. Upotrijebite ovu strategiju da radi na vašem svakodnevnom zadatku da biste vidjeli ima li ikakve razlike. Upravljajući vremenom i postavljajući se na pravo mjesto, možete značajno povećati svoju produktivnost.

Budite organiziraniji s Covey-jevom strategijom upravljanja vremenom

Coveyjeva matrica s četiri kvadranta jedan je od najvažnijih i najpoznatijih modela u svijetu upravljanja vremenom. Ako pravilno slijedite ovu strategiju, pomoći ćete biti produktivniji i ostati aktivniji.

Savršena organizacija i pravilno određivanje prioriteta zadataka omogućuju vam da postignete više za manje vremena. Također možete odrediti koji zadaci zahtijevaju više pažnje i dodijeliti ih u skladu s tim.

Međutim, možete preraspodijeliti vrijeme s aktivnosti manje vrijednosti na one veće vrijednosti čak i kada je to vrijeme nezamjenjivo. Ako se još uvijek trudite organizirati svoj dan, možete potražiti druge strategije upravljanja vremenom poput pravila 80/20 kako biste se učinili organiziranijom osobom.

Upotrijebite pravilo upravljanja vremenom 80/20 da biste odredili prioritete svojih zadataka

Kako maksimizirate svoje vrijeme? Ako već odabirete prioritete, delegirate i još uvijek se borite da sve napravite, trebali biste isprobati pravilo 80/20, poznato i kao Pareto princip.

Pročitajte Dalje

O autoru