13 hakova za Google kalendar za povećanje vaše produktivnosti

Ključni zahvati

• Postavite zadane podsjetnike za sve događaje u Google kalendaru kako biste izbjegli propuštanje važnih sastanaka i poboljšali produktivnost. Dodajte više obavijesti ako je potrebno.
• Integrirajte Google kalendar s drugim alatima kako biste pojednostavili tijek rada i izbjegli stalno prebacivanje između aplikacija. Na primjer, integrirajte se sa Slackom za planiranje i ažuriranje statusa.
• Primite dnevni red e-poštom kako biste odredili prioritet važnim podsjetnicima i sastancima. Postavite ovo u postavkama Google kalendara kako biste bili sigurni da nikada nećete propustiti nijednu obavijest.

Vjerojatnije je da ste Google kalendar upotrijebili barem jednom, bilo da vam je netko poslao pozivnicu za sastanak ili ste ga jednostavno upotrijebili jer dolazi s vašim uređajem.

Iako je Google kalendar prilično jednostavna aplikacija kada je u pitanju zakazivanje, dolazi s nekoliko njih nevjerojatne značajke i integracije koje vam mogu pomoći povećati produktivnost i poboljšati sveukupno učinkovitost. U nastavku je popis nekih od najboljih.

1. Postavite zadane podsjetnike

Uvijek je korisno postaviti podsjetnike kako ne biste propustili nadolazeće događaje ili kako biste si dali dovoljno vremena za pripremu. Međutim, postavljanje podsjetnika za svaki novi događaj koji napravite može biti prilično gnjavaža.

Srećom, Google kalendar vam omogućuje automatsko stvaranje zadanih podsjetnika za sve događaje koje napravite. Evo kako:

1. Idite na svoju početnu stranicu Google kalendara.
2. Kliknite ikonu zupčanika s desne strane i odaberite postavke.
3. Pod, ispod Postavke za moje kalendare, odaberite svoj kalendar.
4. Izaberi Obavijesti o događajima a zatim odaberite + Dodaj obavijest.
5. Odaberite željeno trajanje klikom na padajući izbornik.

Ubuduće će svi događaji koje izradite automatski imati ove zadane podsjetnike. Imajte na umu da možete dodati više od jedne obavijesti—recimo da želite primati nekoliko obavijesti za svoj događaj.

Svakodnevno upravljanje i korištenje različitih alata, bilo za osobnu ili poslovnu upotrebu, može postati neodoljivo - zahtijevajući od vas stalno prebacivanje između alata kako biste bili svjesni svojih projekata i zadataka.

Mnogi od ovih alata omogućuju vam integraciju Google kalendara tako da ne morate ručno prenositi informacije u ili iz svoje aplikacije u svoj kalendar. Na primjer, Google kalendar je prilično korisna Slack integracija koju biste trebali isprobati ako koristite aplikaciju za poslovne poruke. Integracija vam omogućuje planiranje i brisanje događaja izravno iz Slacka. Slack može ažurirati vaš status na temelju vašeg rasporeda! Imajte na umu da se način na koji integrirate Google kalendar s aplikacijom razlikuje ovisno o aplikaciji.

3. Primite svoj dnevni raspored putem e-pošte

Ako imate naviku ležerno brisati obavijesti ne razmišljajući o njima, postoji velika vjerojatnost da ćete previdjeti svoje obavijesti Kalendara. A ako dajete prioritet e-pošti u odnosu na druge oblike komunikacije, evo zgodnog trika: svoj dnevni raspored možete slati izravno na svoju e-poštu. Na taj način nećete propustiti važne podsjetnike i sastanke.

Uraditi ovo:

1. Idite na Google kalendar i kliknite ikonu zupčanika.
2. Izaberi postavke > Postavke za moje kalendare.
3. Odaberite kalendar iz kojeg želite primati e-poštu.
4. Pomaknite se prema dolje do Ostale obavijesti.
5. Ići Dnevni raspored i odaberite E-mail iz padajućeg izbornika.

Očekujte da ćete svako jutro u pet ujutro primiti e-mail s dnevnim rasporedom kako biste dobili uvid u to kako bi vaš dan izgledao.

4. Započnite svoj tjedan na drugačiji dan

Bilo da vaš posao uključuje pomicanje rasporeda, zadatke izvan zemlje s različitim danima početka tjedna ili jednostavno preferirate netradicionalan početak tjedna, Google kalendar će vas pokriti. Možete jednostavno promijeniti dan početka vašeg tjedna u Google kalendaru.

Jednostavno idite na svoj Google kalendar postavke, Izaberi Općenito, a zatim se pomaknite prema dolje do Prikaz opcija. Klik Započnite tjedan i birati između subota, nedjelja, ili Ponedjeljak.

5. Upotrijebite svoj glas za postavljanje novog događaja

Ako vam trenutno ruke nisu slobodne, ali morate odmah zakazati događaj, možete upotrijebiti svoj glas za stvaranje događaja umjesto otvaranja aplikacije Google kalendar i upisivanja svih pojedinosti.

Samo recite nešto poput: "Hej, Google, stvori događaj u kalendaru: večera s Jane Doe u 20 sati. kod Chilija. Osim snimanja svih informacija, Google može tražiti dodatne informacije prije spremanja događaja.

Imajte na umu da to nije moguće ako koristite Apple uređaj. Siri ne može stvarati događaje s Google kalendarom. Ako želite da Siri doda događaje u vaš Google kalendar, morate ga postaviti kao zadani kalendar. Učinite to odlaskom na postavke > Kalendar > Zadani kalendar.

6. Ugradite svoj kalendar

Rukovanje vašim rasporedom moglo bi biti teško, pogotovo ako ljudi žele s vama postavljati rasporede. Ako imate web mjesto, dopustite drugim ljudima da zajedno s vama postave raspored na temelju svojih preferencija ugrađivanjem vašeg kalendara na vaše web mjesto.

7. Koristite softver za mrežno zakazivanje

Dijeljenje vašeg kalendara može imati lošu stranu iskorištavanja vašeg slobodnog vremena. Ako tražite bolju kontrolu nad time kada drugi mogu zakazivati ​​sastanke s vama, vrijedi to istražiti alate koji pojednostavljuju online zakazivanje, poput Calendlyja.

Kada se prijavite za Calendly koristeći svoju Gmail adresu, on neprimjetno sinkronizira vaš kalendar s vašim Calendly računom. Ali to nije sve. Ova integracija donosi mnoštvo prednosti, poput automatskog zakazivanja, rukovanja vremenskim zonama i prilagodbe— čineći iskustvo rezervacije s vama personaliziranijim iskustvom.

8. Postavite vremenske blokove

Google kalendar može vam dodatno pomoći postići vrhunsku produktivnost s vremenskim blokovima. Značajka vam omogućuje dodjeljivanje određenih mjesta kako biste se mogli usredotočiti na određene projekte ili zadatke. To vam omogućuje da svoju energiju učinkovito usmjerite na određene ciljeve, sprječavajući vas da odugovlačite i gubite vrijeme na prebacivanje s jednog zadatka na drugi.

9. Automatski odbij događaje

Korištenje Google kalendara ne samo da vam pomaže pratiti svoje sastanke. Također ga možete koristiti kako biste osigurali ravnotežu između poslovnog i privatnog života. Kada postavite raspored rada, Google kalendar može automatski odbiti zahtjeve za sastanke kada ste izvan ureda ili na odmoru.

Također im možete poslati poruku o izvan ureda, obavještavajući ih što mogu učiniti u međuvremenu, na primjer, uputiti ih na drugog kolegu koji može riješiti njihove zahtjeve ili nedoumice.

10. Zamjena s drugom vremenskom zonom

Rad s ljudima u drugim vremenskim zonama može otežati planiranje sastanaka i postavljanje rasporeda. Umjesto da trošite previše vremena na savjetovanje online pretvarač vremenskih zona, možete koristiti značajku sekundarne vremenske zone Google kalendara da biste pratili vremenske razlike i spriječili nesreće u rasporedu.

U Google kalendaru kliknite postavke > Općenito > Vremenska zona. Označite Prikaz sekundarne vremenske zone pod, ispod Vremenska zona.Također možete dodati oznake svakoj vremenskoj zoni za daljnju organizaciju.

11. Stvorite sastanke koji se ponavljaju

Ako imate sastanke svaki tjedan ili mjesec, možete postaviti sastanke koji se ponavljaju umjesto da svaki put ručno kreirate događaje. Kada kreirate događaj, odaberite padajući izbornik koji kaže Ne ponavlja se i odaberite koliko često želite da se događaj ponavlja.

12. Stvorite prečac za događaj

Dok će vam za stvaranje novog događaja na Google kalendaru trebati samo nekoliko klikova, prečac događaja preskače većinu koraka i dovodi vas pravo do novog prozora događaja u Google kalendaru.

Samo otvorite preglednik, upišite kal.novo, i pogodio Unesi ili povratak. Osim toga, postoji poduži popis Prečaci Google kalendara koji vam mogu pomoći da se učinkovitije krećete i koristite aplikacijom.

13. Pronađite idealno vrijeme za sastanke

Pronalaženje idealnog vremena još je jedna muka s postavljanjem sastanka ili rasporeda. Ovo je teže što je više ljudi uključeno, a situacija postaje zbunjujuća ako u jednadžbu ubacite različite vremenske zone.

Srećom, Google Kalendar ima značajku Pronađi vrijeme koja vam omogućuje da pronađete slobodno vrijeme za sve u timu. Međutim, zahtijeva pristup Google kalendarima tima i možete ga koristiti samo putem web aplikacije, ne i na mobilnoj aplikaciji. Ova značajka omogućuje vam da pronađete obostrano dostupno vrijeme koje odgovara svima u timu.

Iskoristite svoj kalendar u svoju korist

Google kalendar nudi niz značajki i integracija za povećanje produktivnosti. Od postavljanja zadanih podsjetnika do upravljanja vremenskim zonama i korištenja glasovnih naredbi, svladavanje ovih hakova može vam pomoći da maksimalno iskoristite svoj kalendar za učinkovito upravljanje vremenom.