Kako popraviti Excel formule koje se neće ispravno prikazati

Microsoft Excel moćan je alat za izradu proračunskih tablica i analizu golemih količina podataka. Međutim, postoje trenuci kada program može biti kompliciran za korištenje, a kada nešto pođe po zlu na vašem listu, može biti teško shvatiti gdje je problem i kako ga riješiti.

Jeste li ispravno upisali svoje podatke? Jesu li vaše formule ispravno izračunale? Jeste li premjestili nešto što niste trebali? Evo nekih problema koji bi se mogli pojaviti kada se vaše Excel proračunske tablice ne prikazuju ispravno i što možete učiniti da ih popravite.

1. Neispravne ili netočne reference na formule

Dok radite s proračunskom tablicom, možete naići na situaciju u kojoj vaše formule ne vraćaju rezultate izračuna i vraćaju #REF! greška umjesto toga.

#REF! greška se javlja u jednoj od dvije okolnosti. Prvi je kada premjestite ili izbrišete ćeliju, redak ili stupac, a to stvara situaciju u kojoj referenca ćelije više ne postoji na način na koji je prije postojala. #REF! pogreške uzrokovane pomicanjem stanica raširene su, osobito kada se izravno govori o pojedinačnim stanicama.

Ako se pogreška pojavi odmah nakon što ste premjestili ili promijenili ćeliju, možete kliknuti Poništi (ili pritisnite Ctrl + Z) i Ponovi (ili Ctrl + Y) da biste slijedili svoje korake i otkrili koja je promjena uzrokovala pogrešku. Međutim, ako problem traje dulje vrijeme na vašem listu, vjerojatno ćete morati urediti formulu i ispraviti reference ćelija u argumentima formule.

Drugi najčešći primjer je #REF! pogreška koja se pojavljuje kada funkcija traženja (kao što je VLOOKUP, XLOOKUP ili INDEX) zahtijeva ćelije izvan definiranog raspona ćelija koje se pretražuju. Na primjer, ako ste tražili od svoje funkcije INDEX da pronađe nešto u desetom stupcu, ali vaš raspon pretraživanja sadrži samo osam stupaca, to bi vratilo #REF! greška.

Ključ za sprječavanje ovog oblika #REF! greška je provjeriti jesu li podaci koje tražite unutar raspona koji ste definirali za funkciju. To možete učiniti tako da ograničite vrijednost pretraživanja ili proširite opseg područja koje se pretražuje kako biste uključili vrijednost.

2. Neispravni nazivi funkcija ili raspona

Još jedan raširen problem na koji možete naići tijekom rada u Excelu je upisivanje formule ili funkcije i primanje #NAME? greška.

Ime? pogreška se javlja kada je neki dio sintakse formule netočno upisan—spriječavajući Excel da izračuna formulu.

Najčešće je ovaj problem rezultat netočnog unosa naziva funkcije (kao što je, na primjer, upisivanje "XLOKUP" umjesto "XLOOKUP"). Međutim, to se može dogoditi i sa sintaktičkim separatorima (kao što su dvotočke, zarezi i navodnici) i imenovanim rasponima.

Ovo je relativno jednostavan propust, pa ga je također lako spriječiti; vrijedi još jednom provjeriti jeste li ispravno upisali formulu, uključujući točnu sintaksu i pravilno postavljene interpunkcijske znakove.

Ako pronađete #IME? pogreške su čest problem, možda biste trebali razmisliti o korištenju Umetni funkciju značajka u Formule tab. Tamo možete koristiti prozor čarobnjaka za formule za svaku funkciju, koji će vas voditi kroz proces definiranja argumenata i raspona bez brige o pojedinostima funkcije sintaksa.

3. Stilovi i oblikovanje koji se ne prenose

Kada radite s Excel proračunskim tablicama, lako je previdjeti način na koji su vaši podaci stilizirani i jesu li ujednačeni. Imate li tablicu podataka koja lijepo izgleda na jednom listu, ali kada koristiti formulu polja ili nešto slično, izlaz izgleda drugačije?

Kada koristite formulu ili referencu ćelije za prijenos sadržaja jedne ćelije u drugu, pomiču se samo podaci vas, a ne stilsko oblikovanje koje ste možda primijenili na izvorne ćelije, poput fontova, boja ili pozadine. Morat ćete ponovno primijeniti te postavke oblikovanja na nove ćelije u kojima se nalazi izlaz.

4. Pogreške polja ili preljeva

Neke formule unutar programa Excel, osobito formule nizova, zahtijevaju određenu količinu prostora kako bi ispravno radile. Ako formula nema dovoljno prostora za ispravno funkcioniranje ili ako taj prostor prekidaju drugi podaci ili kraj proračunske tablice, #SPILL! dolazi do greške. Ova pogreška označava da nema dovoljno mjesta da se formula prelije na susjedne ćelije unutar proračunske tablice.

Ako naiđete na #IZLJEVANJE! pogreške, prva stvar koju biste trebali pokušati je ukloniti sve vidljive prepreke koje bi mogle biti na putu formule. Ako to ne riješi problem ili ne postoji jasno vidljiv uzrok pogreške, postoji više drugih problema koje možete brzo provjeriti.

Spojene ćelije, nepravilna konstrukcija formule ili čak formula koja vraća previše vrijednosti i premašuje ograničenja memorije vašeg sustava mogu dovesti do greška #SPILL u Excelu.

5. Tipfeleri

Ponekad je to što su vaši podaci neispravno prikazani u Excelu rezultat jednog od najjednostavnijih problema, problema koji se redovito zanemaruje: krivo ste upisali formulu. To može biti frustrirajući previd, ali vrijedi još jednom provjeriti nema li vaša formula pravopisnih pogrešaka.

Provjerite jeste li unijeli sve potrebne argumente. Ovo je osobito važno kada imate posla s više kriterija koji rade zajedno, na primjer kada koristeći IFS izjave.

Ako konstruirate složenu izjavu koja koristi višestruke funkcije ili ugniježđene formule, pobrinite se da razdjelnici poput zagrada, zareza i navodnici su pravilno postavljeni i zatvoreni tako da nema visećih argumenata ili elemenata koji su pogrešno postavljeni u formuli hijerarhija.

Da biste bili sigurni da ispravno unosite i koristite formulu, možete pročitati sintaksu funkcije na traci formule, koristiti čarobnjak za formule ili provjeriti pomoću Vodiči za pomoć za Microsoftovu funkciju Excel.

Brzo riješite probleme s Excelom

Ponekad male pogreške mogu uzrokovati puno frustracija, osobito kada pokušavate upravljati složenim funkcijama, formulama i izračunima u Excelu. Ali ako naučite jednostavne korake za rješavanje problema i držite ih se na umu, to će vam pomoći da bolje reagirate kada vaši listovi pođu po zlu, pa čak i spriječite probleme.

Znanje kako napraviti brze popravke po potrebi može vam pomoći da ostanete produktivni i snažni u svom poslu.