Kako koristiti automatizaciju Airtable za jednostavno upravljanje projektima

Ako ste stalno u potrazi za učinkovitim alatom za upravljanje projektima, ne tražite dalje od Airtablea. Platforma nudi mnoštvo značajki za izvrsnu vizualizaciju podataka i pojednostavljeno uređivanje. Osim ovih, Airtable također može automatizirati zadatke, smanjujući vrijeme i trud koji trošite na upravljanje podacima.

Automatizacije Airtable izvrsne su za obavljanje ponavljajućih zadataka poput unosa podataka i ažuriranja e-pošte. Pogledajmo sve vrste automatizacije koje možete postići besplatnom verzijom Airtablea.

Što su automatizacije Airtable?

Airtable automatizacije su unaprijed definirane sekvence ili tijekovi rada koji mogu značajno povećati vašu produktivnost automatiziranje zadataka koji se ponavljaju. Smanjuju stope pogrešaka ručnih procesa dok vam štede vrijeme i trud na zadacima koji se ponavljaju.

Postoje tri glavna elementa u automatizaciji Airtable:

• Okidač: Ovo definira događaj koji pokreće slijed automatizacije.
• Konfiguracija okidača: Ovo je stanje u kojem se okidač opali. Ovdje biste trebali definirati detalje tablice i uvjete na razini polja kojima zapis treba odgovarati da bi pokrenuo događaj.
• Radnje: Ovo definira radnju ili slijed radnji koje treba izvršiti kada se pokrene automatizacija.

Kada je automatizacija Airtable uključena, ona traži događaje u vašoj bazi koji odgovaraju konfiguraciji okidača. Automatizacija se aktivira samo kada su ispunjeni svi uvjeti okidača.

Kako napraviti automatizaciju na Airtableu

Da biste stvorili automatizaciju, morate konfigurirati okidač i skup radnji koje slijede okidač. Evo kako postaviti automatizaciju na Airtableu:

1. korak: dodajte okidač

Na kartici Automatizacija kliknite Dodaj okidač. Ovo vam pokazuje popis okidača koje možete izabrati. Popis uključuje okidače unutar vaše baze Airtable i vanjske integracije koje mogu pokrenuti događaj, na primjer, događaj kreiran na Google kalendaru.

Korak 2: Konfigurirajte okidač

Nakon odabira okidača, možete pregledati i promijeniti svojstva okidača. Ovdje također možete odabrati promjenu vrste okidača.

Postavit ćete događaj okidača na temelju vrste okidača. Na primjer, ako je tip okidača Kada zapis odgovara uvjetima, morat ćete navesti tablicu za praćenje uz uvjete koje zapis mora ispuniti da bi pokrenuo ovaj događaj.

Korak 3: Dodajte radnju

Zatim morate odabrati radnju koju želite izvršiti. Ovdje imate nekoliko opcija, od stvaranja i ažuriranja zapisa do slanja e-pošte ili obavijesti na vanjskim aplikacijama. Na primjer,

Korak 4: Konfigurirajte radnju

Sada ćete morati konfigurirati radnju na temelju odabrane radnje. Na primjer, ako je radnja Pošalji email, morat ćete navesti primatelje e-pošte, predmet, sadržaj i sve detalje koje želite uključiti u e-poštu.

Korak 5: Dodajte dodatne uvjete ili radnje

Možete uvesti dodatnu logiku i radnje u svoju automatizaciju na temelju prethodnih radnji. To možete učiniti ponavljanjem koraka 4 i 5 prema potrebi.

Korak 6: Testirajte automatizaciju

Prije pokretanja vaše novostvorene automatizacije kliknite na Automatizacija testiranja kako biste provjerili jesu li okidač i radnje postavljeni kako je predviđeno.

Korak 7: Uključite automatizaciju

Automatizaciju možete uključiti kada budete sigurni u svoje postavke. Imajte na umu da kada je automatizacija Airtable uključena, neće se primjenjivati ​​na postojeće zapise koji zadovoljavaju konfiguraciju okidača.

Kako integrirati Airtable automatizaciju

Automatizacija Airtablea nije ograničena samo na stvaranje/ažuriranje osnovnih zapisa i slanje e-pošte. Također ga možete integrirati s vanjskim aplikacijama kao što su Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Tablice, Outlook e-pošta, Outlook kalendar, GitHub problemi, Facebook stranice, Salesforce, Jira Cloud, Jira poslužitelj/podatkovni centar, Twilio i Hootsuite.

Evo nekoliko primjera slučajeva upotrebe za vanjske integracije automatizacije Airtable:

1. Šaljite poruke kolegi na Slacku kada su dodijeljeni zapisu: Okidač za ovu automatizaciju je Kada zapis odgovara uvjetima, a uvjet je da se primatelj zapisa promijeni u danog korisnika. Stoga će Airtable pokrenuti Slack > Pošalji poruku djelovanje ako su prisutni svi okidači. Možete konfigurirati tekst poruke i primatelje.
2. Dodajte unos na popis zadataka kada događaj je kreiran u Google kalendaru: Evo, okidač je Google kalendar > Kada je događaj stvoren, a akcija je Stvori zapis. Možete odabrati gdje bi novi zapis trebao ići i ispuniti pojedinosti za njega.
3. Dodajte dovršene zadatke u Google tablicu: Okidač je ovdje Kada zapis odgovara uvjetima da se polje statusa zapisa promijenilo u dovršeno ili je zapis sada u filtriranom prikazu koji prikazuje samo dovršene zadatke. Radnja je Google tablice > Dodaj red. Možete odabrati željenu Google tablicu za ažuriranje i polja koja će se premjestiti iz baze u tablicu.

Ograničenja automatizacije Airtable

Iako automatizacija na Airtableu može biti vrlo zgodna, dolazi s nekim ograničenjima. Za svaku Airtable bazu možete imati najviše 50 automatiziranih radnih procesa, bilo da su aktivni ili neaktivni. Međutim, to možete zaobići kombiniranjem više radnji u jednoj automatizaciji.

Svaka Airtable automatizacija može imati do 25 radnji. Ni to nije velika prepreka jer izlaz jedne akcije može biti ulaz za drugu u istom tijeku rada. Osim toga, automatizacija Airtable ima različita ograničenja rada, ovisno o vašem planu. To uključuje i uspješna i neuspješna izvođenja.

Airtable čuva povijest vaših pokretanja automatizacije s pojedinostima o svakoj izvršenoj automatizaciji. Opseg ove značajke također ovisi o vašem planu radnog prostora.

Uz besplatnu verziju Airtablea možete samo slanje automatske e-pošte suradnicima unutar odabrane baze. Međutim, to možete konfigurirati za vanjske adrese e-pošte u drugim planovima radnog prostora.

Samo nove promjene mogu pokrenuti automatizaciju. Dodatno, vrijedi spomenuti da integracije s Google dokumentima, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center i Twilio nisu dostupni na besplatnom planu.

Uštedite vrijeme s automatizacijom Airtable

Automatizacije na Airtableu moćni su načini optimiziranja procesa i smanjenja ručnog rada. Uz pravilnu postavku tijeka rada, možete povratiti nekoliko sati svaki tjedan u svojoj rutini upravljanja projektima.

Dakle, sljedeći put kada budete postavljali projekt, odvojite vrijeme i trud za postavljanje automatizacije Airtable kako biste se mogli opustiti i pustiti da se zadaci sami riješe.