Potpuni vodič za 15+ Google Workspace aplikacija

Google Workspace (bivši G Suite) integrirani je paket web-baziranih aplikacija dizajniranih za pojednostavljenje radnih procesa i povećanje produktivnosti za pojedince, timove i tvrtke.

Vjerojatno ste upoznati s nekim od popularnih Google Workspace aplikacija poput Gmaila i Google dokumenata. Ali možda niste svjesni da trenutno postoji 18 aplikacija u ovom radnom prostoru—svaka služi jedinstvenoj svrsi i nudi mnoštvo značajki za povećanje vaše učinkovitosti i suradnje s drugima.

U ovom ćemo članku detaljno zaroniti u svaku od ovih aplikacija, što rade i raspravljati o nekim od njihovih najboljih značajki.

Gmail je alat za e-poštu koji vam omogućuje stvaranje jedinstvenih adresa e-pošte (koje završavaju s at_gmail.com ili prilagođenom domenom) za slanje i primanje e-pošte. Također možete koristiti značajke kao što su prioritetna pristigla pošta, filtri, favoriti i oznake za upravljanje e-poštom i smanjenje nereda. Izrada Gmail računa je besplatna, a ako ga još nemate, možete naučiti

postavite novi Gmail račun za sebe ili druge.

Najbolje značajke Gmaila:

• Poništavanje slanja poruke do 30 sekundi nakon klika na "pošalji".
• Besprijekorno se integrira s drugim aplikacijama Workspacea kao što su Drive, Calendar i Meet.
• Napredni algoritmi za filtriranje neželjene pošte za automatsko prepoznavanje i filtriranje zlonamjernih poruka e-pošte.
• Prilagodite svoj Gmail povezivanjem s vanjskim aplikacijama s Google Workspace Marketplacea.

Google Meet (bivši Hangouts) Googleova je verzija Zooma—alata za videokonferencije za održavanje virtualnih sastanaka i webinara s prijateljima, suradnicima ili klijentima. Sastanak možete započeti odmah, stvoriti ga za kasnije ili ga zakazati u Google kalendaru. Ako trebate pomoć kako to učiniti, pogledajte ovo potpuni vodič za održavanje sastanaka u Google Meetu.

Najbolje značajke Google Meeta:

• Značajke angažmana kao što je podizanje ruke, slanje emojija i chat.
• Dijelite dokumente, dijaprojekcije i druge dokumente pomoću značajke dijeljenja zaslona.
• Omogućuje titlove u stvarnom vremenu na više od 10 jezika, uključujući engleski, francuski i talijanski, uz dodavanje više.
• Sveobuhvatna biblioteka vizualnih efekata za primjenu filtara i zamućivanje ili promjenu pozadine.

Google Chat je alat za razmjenu poruka koji djeluje kao centralizirano središte za besprijekornu komunikaciju i suradnju unutar ekosustava Google Workspace. Omogućuje timovima da se povežu, komuniciraju i dijele datoteke u stvarnom vremenu, potičući učinkovite rasprave o projektu i povećavajući produktivnost.

Najbolje značajke Google Chata:

• Integrira se s Diskom, Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama za stvaranje i dijeljenje datoteka.
• Izvorna značajka Zadaci za stvaranje i dodjeljivanje zadataka članovima tima.
• Vodite videorazgovore pokretanjem trenutnog sastanka pomoću značajke Dodaj videosastanak.
• Primajte obavijesti e-poštom kada vas netko spomene (pomoću @spominjanja) ili vam pošalje izravnu poruku.

Google kalendar je alat koji vam omogućuje planiranje događaja, koordinaciju sastanaka i praćenje važnih rokova. Možete izraditi više kalendara za različite aspekte svog osobnog ili profesionalnog života i prebacivati ​​se između kalendara kako biste vidjeli određene događaje ili imali pregled svih svojih aktivnosti.

Najbolje značajke Google kalendara:

• Dijelite kalendare s drugima kako bi mogli pregledavati ili zakazivati ​​sastanke.
• Postavite prilagođene podsjetnike za primanje upozorenja (putem mobitela ili e-pošte) prije događaja ili zadataka.
• Savršeno se sinkronizira s aplikacijom Kalendar na vašem mobilnom uređaju, tako da možete ostati povezani i ažurirani.
• Pristupite unaprijed izrađenim kalendarima s nacionalnim praznicima za svaku zemlju i jednostavno ih dodajte u svoj kalendar.

Google Drive je platforma za pohranu u oblaku koja pojedincima, timovima i tvrtkama omogućuje pohranjivanje, pristup i dijeljenje datoteka s bilo kojeg uređaja—sve dok imate internetsku vezu. Sve datoteke koje izradite u Google dokumentima, tablicama, slajdovima ili obrascima automatski se pohranjuju ovdje. Također možete učitati datoteke sa svog računala i upravljati svim svojim dokumentima grupirajući ih u mape i podmape.

Najbolje značajke Google diska:

• Nudi 15 GB prostora za pohranu za besplatne korisnike, koji se dijeli između Google diska, Gmaila i Google fotografija.
• Pregledajte i uredite svoje datoteke u pokretu s mobilnom aplikacijom Diska, dostupnom na Android i iOS uređajima.
• Nudi izvanmrežni pristup vašim datotekama, tako da možete raditi na njima bez internetske veze—promjene se automatski sinkroniziraju kada se ponovno povežete s internetom.

Google Docs je Googleova verzija Microsoft Worda — alata za obradu teksta u oblaku koji korisnicima omogućuje stvaranje, uređivanje i suradnju na dokumentima u stvarnom vremenu. Ima više od 50 predložaka koji obuhvaćaju više kategorija, uključujući životopise, poslovna pisma, prijedloge i planove lekcija—što olakšava početak rada s vašim dokumentom u kratkom vremenu.

Najbolje značajke Google dokumenata:

• Jednostavno i intuitivno sučelje koje korisnicima svih razina vještina olakšava snalaženje.
• Širok raspon opcija oblikovanja—od prilagođavanja stilova teksta do generiranja tablice sadržaja—za izradu dokumenata profesionalnog izgleda.
• Značajka povijesti izmjena olakšava praćenje promjena, pregled izmjena i vraćanje prethodnog sadržaja ako je potrebno.

Google tablice su Googleova verzija Microsoft Excela — aplikacije za proračunske tablice temeljene na oblaku za uređivanje i analizu podataka na organiziran i suradnički način. Podatke možete unijeti ručno ili uvesti velike skupove podataka iz više formata datoteka, uključujući CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML i ODS.

Najbolje značajke Google tablica:

• Opsežne formule i funkcije za izvođenje manipulacija podacima, složenih izračuna i statističke analize.
• Ima značajke vizualizacije podataka kao što su grafikoni, toplinske karte, svjetlucave linije i zaokretne tablice.
• Povežite Excel tablice i grafikone u Google dokumentima i slajdovima i ažurirajte ih pritiskom na gumb kako se izvorni podaci mijenjaju.

Google Slides je Googleova verzija Microsoft PowerPointa—alata za prezentacije temeljenog na oblaku koji vam omogućuje stvaranje, uređivanje i isporuku zanimljivih prezentacija. Možete dodati bilješke govornika, što može biti od pomoći za organiziranje vaših misli ili znakova tijekom prezentacije. Prikaz izlagača pruža zaseban zaslon koji prikazuje vaše bilješke govornika, trenutni slajd i nadolazeće slajdove, što vam pomaže u glatkoj prezentaciji.

Najbolje značajke Google slajdova:

• Uključite svoju publiku provođenjem anketa uživo i sesija pitanja i odgovora.
• Izvezite slajdove u više formata, kao što su PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP i SVG.
• Ima 20+ predložaka (i više s drugih web-mjesta) koji obuhvaćaju više kategorija kao što su Pitch, Prijedlog, Studija slučaja, Planovi lekcija i Flash kartice.

Google Forms svestrani je alat za izradu obrazaca koji vam omogućuje stvaranje i distribuciju online anketa, kvizova, upitnika, prijava i obrazaca za povratne informacije. Osim teksta, svojim obrascima možete dodati slike i videozapise, promijeniti sheme boja, pa čak i umetnuti vlastiti logotip. Možete podijeliti obrazac putem veze, ugraditi ga na web mjesto ili ga čak poslati izravno na određene adrese e-pošte.

Najbolje značajke Google obrazaca:

• Definirajte potrebna pitanja, nametnite specifične formate (kao što su adrese e-pošte ili URL-ovi) i ograničite izbor odgovora na određeni raspon ili uzorak.
• Stvorite logiku grananja ili preskakanja u svojim obrascima, usmjeravajući ispitanike na različite odjeljke na temelju njihovih odgovora.
• Svi se odgovori ažuriraju u stvarnom vremenu pod karticom Odgovori u obrascima.
• Odgovori se mogu izvesti u Google Sheers (za daljnju analizu) pritiskom na gumb.

Google Sites je alat za izradu web stranica koji vam omogućuje jednostavno dizajniranje i objavljivanje web stranica. Ima jednostavno sučelje za povlačenje i ispuštanje koje olakšava dodavanje i raspoređivanje različitih elemenata na vašoj web stranici. Ovi elementi uključuju tekstualne okvire, slike, videozapise, datoteke Google diska i ugrađeni sadržaj putem URL-a ili koda.

Najbolje značajke Google web stranica:

• Web stranice izrađene u Google Sites responzivne su.
• Ima 15+ prilagodljivih predložaka u kategorijama kao što su studentski portfelj, vjenčanje, salon i restoran.
• Ugrađena značajka pretraživanja koja posjetiteljima omogućuje traženje određenog sadržaja unutar vaše web stranice.
• Integrira se s Google Analyticsom za praćenje i analizu prometa na web stranici i ponašanja korisnika.

Google Keep je aplikacija za bilježenje koja vam omogućuje brzo bilježenje bilješki, ideja ili podsjetnika. Možete stvarati tekstualne bilješke, dodavati popise za provjeru, dodavati slike, pa čak i dodavati crteže i skice dok ste u pokretu. Jednostavnost i brzina ove aplikacije čine je praktičnom za bilježenje informacija kad god dođe inspiracija.

Najbolje značajke Google Keepa:

• Svojim bilješkama dodajte oznake označene bojama kako biste vizualno kategorizirali i organizirali svoje bilješke.
• Postavite podsjetnike na temelju vremena i lokacije na svoje bilješke i primajte obavijesti koje vam pomažu da ostanete u toku sa svojim zadacima.
• Koristite značajku Arhiva da sakrijete bilješke iz glavnog prikaza i smanjite nered.
• Vaše se bilješke automatski sinkroniziraju, što vam omogućuje pristup i uređivanje s bilo kojeg mjesta, bilo kada i s bilo kojeg uređaja.

Google Apps Script je platforma za skriptiranje temeljena na JavaScriptu koja vam omogućuje proširenje funkcionalnosti aplikacija Google Workspace. To vam omogućuje dodavanje novih značajki poput prilagođenih izbornika, dijaloških okvira, prilagođenih funkcija, pa čak i provođenje automatizacije zadataka kako biste poboljšali svoje korisničko iskustvo.

Također možete izraditi dodatke za Google Workspace aplikacije i objaviti ih na Workspace Marketplaceu kako bi ih drugi mogli koristiti.

Najbolje značajke Google Apps Scripta:

• Apps Script podržava suradnju, dopuštajući većem broju korisnika da rade zajedno na istoj skripti ili projektu.
• Pruža mogućnosti testiranja i otklanjanja pogrešaka, uključujući bilježenje, prijelomne točke i rukovanje pogreškama.
• Aktivna zajednica programera koja dijeli isječke koda, vodiče i najbolje prakse.

Google Cloud Search je napredni mega-alat za pretraživanje koji tvrtkama omogućuje pretraživanje i dohvaćanje podataka sa svih strana Aplikacije Google Workspace (Gmail, Drive, Dokumenti, Sites, Keep itd.) i aplikacije trećih strana—s jednim pretraživanjem upit. To je puno lakše i brže od pokretanja pojedinačnog upita za pretraživanje unutar svake od aplikacija Workspacea.

Najbolje značajke Google Cloud Searcha:

• Super je brz i pametan—možete brzo pronaći točne informacije koje tražite pomoću prijedloga za automatsko dovršavanje, čak i ako postoji nekoliko pogrešaka u vašem upitu za pretraživanje.
• Omogućuje pregled rezultata pretraživanja, omogućujući vam da brzo pogledate sadržaj i pronađete ono što tražite bez otvaranja u zasebnoj aplikaciji.
• Napredne opcije filtra (kao što su datumski raspon, vrsta datoteke, lokacija itd.) za brzo sužavanje rezultata pretraživanja.

Google Jamboard je alat za digitalnu bijelu ploču koji pojedincima i timovima omogućuje bilježenje bilješki, skiciranje dijagrama, razmišljanje o idejama i vizualno surađujte s bilo kojeg mjesta. Opremljen je alatima za crtanje, ljepljivim bilješkama, oblicima, tekstnim okvirom i laserskim pokazivačem—što olakšava kreativno izražavanje vaših ideja.

Najbolje značajke Google Jamboarda:

• Super jednostavno i intuitivno sučelje kojim se lako snalazi čak i prvim korisnicima.
• Promijenite pozadinu platna pomoću bilo kojeg od unaprijed napravljenih predložaka ili učitavanjem prilagođene slike.
• Preuzmite svaki okvir na svoje računalo kao sliku ili PDF datoteku.

Google Admin je administrativni portal za upravljanje korisnicima i uređajima registriranim na vašem poslovnom računu. Možete dodavati nove korisnike, ažurirati podatke o korisnicima i organizirati korisnike u organizacijske jedinice radi lakšeg upravljanja.

Najbolje značajke Google Admin-a:

• Upravljajte postavkama pohrane i dijeljenja podataka unutar Google diska na organizacijskoj razini.
• Kontrolirajte pristup aplikacijama Workspacea omogućavanjem ili onemogućavanjem određenih aplikacija za korisnike te upravljanjem postavkama aplikacija i dopuštenjima pristupa.
• Konfigurirajte organizacijske postavke kao što je prilagođavanje poslovnih logotipa i boja, postavljanje jedinstvene prijave (SSO) i upravljanje aplikacijama trećih strana.

Google Endpoint značajka je sigurnosnog upravljanja aplikacije Google Admin koja štiti podatke i uređaje koji se koriste u vašem poslovanju od cyber prijetnji. Osigurava da samo ovlaštene osobe mogu pristupiti informacijama i omogućuje vam daljinsko brisanje podataka kada je to potrebno.

Najbolje značajke Google Endpointa:

• Daljinski zaključajte ili obrišite podatke s izgubljenih ili ukradenih poslovnih uređaja.
• Osigurajte uređaje u svojim tvrtkama bez obzira na njihov operativni sustav.
• Provedite sigurnosne politike i kontrole pristupa, poput postavljanja zahtjeva za lozinkom i omogućavanja dvofaktorske provjere autentičnosti.

Google Vault je alat za arhiviranje i zadržavanje podataka koji osigurava usklađenost sa zakonskim zahtjevima i pomaže u olakšavanju procesa eDiscovery kada se ukaže potreba. Osim zadržavanja, administratori mogu pretraživati ​​ili izvoziti podatke iz Google Workspace aplikacija, čak i kada su takve podatke izbrisali pojedinačni korisnici.

Najbolje značajke Google Vaulta:

• Postavite pravila zadržavanja za automatsko zadržavanje podataka za određeno vremensko razdoblje.
• Postavite pravna zadržavanja na određenim korisničkim računima ili organizacijskim jedinicama, osiguravajući da se podaci povezani s tim računima ne mogu izbrisati.
• Napredne opcije pretraživanja, uključujući pretraživanje prema određenim kriterijima kao što su pošiljatelj, primatelj, datumski raspon, ključne riječi i oznake.
• Izvezite podatke iz Google Vaulta u standardnim formatima kao što su PST (za e-poštu) i MBOX (za chatove).

Google Work Insights je analitički alat koji vam omogućuje da pratite kako korisnici u vašoj tvrtki koriste aplikacije Workspace. To vam daje uvid u aktivnosti korisnika, korištenje aplikacija i obrasce suradnje—tako da možete optimizirati produktivnost i strategije suradnje u svom poslovanju.

Najbolje značajke Google Work Insights:

• Filtrirajte uvide prema određenim organizacijskim jedinicama (odjelima, grupama ili timovima) i vremenskim razdobljima.
• Prati koriste li korisnici aktivno Google Workspace aplikacije izvan radnog vremena i vikendom.
• Interaktivne vizualizacije koje predstavljaju ključne metrike šarenim grafikonima—olakšavajući brzo prepoznavanje trendova i korisničkih obrazaca.

Radite pametnije, brže i učinkovitije s Google Workspace aplikacijama

Sada kada ste upoznati s funkcijama svih 18 alata u paketu Google Workspace paketa, možete iskoristiti puni potencijal svakog alata za podizanje osobnog i timskog razvoja produktivnost.

Kako se tehnologija razvija, Google Workspace ostaje na čelu, redovito objavljujući nove značajke i ažuriranja—tako da je bitno biti u tijeku i prilagođavati se najnovijim dostignućima. A ako i dalje smatrate da Google Workspace nije vaša šalica čaja, postoje druge alternative koje vrijedi istražiti.