Ako se borite s rokovima, skloni ste puno odgađati ili vas lako omesti slučajna obavijest; možda ste žrtva Parkinsonovog zakona. Parkinsonov zakon objašnjava da što više vremena imamo za određeni zadatak, više vremena će nam trebati da ga izvršimo.
To je razlog zašto je odugovlačenje toliko rasprostranjeno. Ali kako to prevladati? Prije nego što možemo govoriti o prevladavanju Parkinsonovog zakona, važno je razumjeti njegovu prirodu i zašto prevladava.
Što je Parkinsonov zakon?
Parkinsonov zakon je izreka koju je slavno skovao Cyril Northcote Parkinson, britanski pomorski povjesničar. Kaže:
Uobičajeno je zapažanje da se posao širi kako bi se ispunilo vrijeme koje je na raspolaganju za njegovo dovršenje.
Da biste razumjeli koncept, razmislite o osobi koja ima zadatak napisati esej u roku od 48 sati. Osoba će prvog dana prikupiti relevantne podatke za istraživanje i formirati nacrt. Sljedećeg će se prihvatiti posla i napisati prvi nacrt eseja.
Kako se rok bude približavao, a preostalo je još nekoliko sati, uredit će, lektorirati i konačno poslati nacrt. Što ako je osobi dan rok od 24 sata? Sasvim je moguće da bi osoba lako napisala zadani esej u roku od 24 sata, bez žrtvovanja kvalitete.
Sada razmislite o tome koliko ste često nailazili na slične okolnosti. Vjerojatno se možete sjetiti nekoliko slučajeva u kojima ste dobili zadatak s dužim rokom. Ali umjesto dovršetka zadatka unutar vremena potrebnog za dovršetak zadatka, uzeli ste sve raspoloživo vrijeme (prema roku) da dovršite zadatak.
Korištenje Parkinsonovog zakona za povećanje vaše produktivnosti
Iako je Parkinsonov zakon prevladavajući i naizgled neizbježan, možete ga iskoristiti u svoju korist kontrolirajući kako provodite svoje vrijeme. Evo nekoliko strategija koje možete koristiti da nadvladate Parkinsonov zakon i postanete produktivniji:
1. Postavite SMART ciljeve
Ljudi imaju tendenciju zabušavati i više odgađati kad ne osjećaju da im je posao važan. Drugi glavni uzrok odugovlačenja je neizvjesnost oko sljedećih koraka. Ako ne znate što ćete učiniti nakon što završite projekt, vjerojatno ćete odgoditi njegov završetak.
Zato je važno da postavite PAMETNE ciljeve prevladati Parkinsonov zakon. Imati na umu specifičan i vremenski ograničen cilj čini vas željnijim raditi na njemu i svjesnije koristiti svoje vrijeme i druge resurse.
2. Učinkovito rasporedite
Svi znamo važnost planiranja. Pomaže nam da ostanemo svjesni toga kako provodimo vrijeme, umanjujući negativan utjecaj Parkinsonovog zakona. Za učinkovito zakazivanje i planiranje možete koristiti aplikacije kalendara za planiranje zadataka.
Međutim, uvijek biste trebali uključiti vrijeme prekida u svoj raspored. Određeno vrijeme prekida (za taj dan) daje vam osjećaj hitnosti i primorani ste izvršiti svoje zadatke za taj dan unutar tog vremenskog okvira.
Kad nemate određeno vrijeme prekida, osjećate se kao da imate više vremena i vjerojatno ćete biti ometeni ili raditi sporo. Kažete sebi da ćete to nadoknaditi dodavanjem više sati noću i tako "proširiti posao".
Parkinsonov zakon najviše pogađa kada imate veliki projekt s dugim rokom. Dulji rok znači da imate više vremena za opuštanje i ometanje. Da biste to izbjegli, morate projekt razdvojiti na manje zadatke. Sada postavite međurokove za svaki od manjih zadataka i rasporedite ih u skladu s tim.
Razbijanje velikog projekta na manje zadatke čini ga manje zastrašujućim i izvedivijim; pa je manja vjerojatnost da ćete odugovlačiti. Štoviše, dajući si kraće i neposrednije rokove, ne ostavljate si puno vremena. Budući da nemate puno slobodnog vremena, osjećate hitnost koja vas motivira da dovršite zadatke.
4. Vrijeme praćenja
Vrlo je vjerojatno da će vaše procjene u početku biti netočne. Možete si dati 3 sata za projekt. Ali dok radite na njemu, shvatite da će vam trebati još 2 sata da ga dovršite. Ako se to dogodi, jednostavno prilagodite svoj raspored i dajte si više vremena. Postavljanje točnih rokova za vaše projekte pomaže vam da ih učinkovito planirate. Za to možete početi pratiti vrijeme potrebno za dovršetak svakog projekta.
Ima ih nekoliko izvrsne aplikacije za praćenje vremena vani koje možete koristiti za praćenje koliko je vremena potrebno za određeni projekt. Kada koristite aplikaciju za praćenje vremena, možete pristupiti zapisniku vremena i vidjeti koliko vam je vremena trebalo da dovršite različite projekte. To pomaže u izradi boljih procjena i postavljanju realističnijih rokova za vaše projekte te vas sprječava da gubite vrijeme.
5. Koristite Timeboxing
Kada nešto trebamo obaviti, ne razmišljamo o tome koliko će vremena trebati da završimo projekt. Umjesto toga, razmišljamo o tome koliko vremena imamo za projekt. Tu na scenu stupa Parkinsonov zakon. Ako je zadano vrijeme za dodijeljeni zadatak dulje od potrebnog vremena, skloni smo odgoditi zadatak do zadnje minute.
Kako biste spriječili da se to dogodi, koristite vremenski okvir. Određivanje vremenskog okvira uključuje razmišljanje o tome koliko će vremena određenom projektu trebati da dovrši zadatak, postavljanje roka koji ste sami nametnuli (vremenski okvir) prema vremenu potrebnom za zadatak i pridržavanje to.
Recimo da imate tri dana da završite projekt. Nakon procjene, ustanovit ćete da se to može učiniti u roku od tri sata. Postavite rok od 3 sata za projekt i nastojte ga dovršiti unutar vremenskog okvira. S timeboxingom postajete svjesniji kako i gdje koristite svoje vrijeme. Kad vam je na umu skori rok, manja je vjerojatnost da ćete odgađati.
6. Koristite Pomodoro tehniku
Kao vremenski okvir, možete koristite Pomodoro metodu kako biste postali produktivniji i pobijediti Parkinsonov zakon. Pomodoro metoda uključuje kratke, ali intenzivne radne sesije s kratkim pauzama između.
Kada koristite Pomodoro metodu, ne razmišljate o stvarnom roku za zadatak, već o 25 minuta koje ste si postavili. Time se uklanja mogućnost djelovanja Parkinsonovog zakona. Evo kako možete koristiti Pomodoro tehniku:
- Zapišite popis obaveza prema prioritetu.
- Postavite tajmer na 25 minuta.
- Počnite raditi na zadatku najvišeg prioriteta dok se mjerač vremena ne isključi.
- Odmorite se 5 minuta.
- Ponovite četiri sesije od 25 minuta.
- Odmorite se 30 minuta.
Iako možete koristiti tajmer na telefonu ili prijenosnom računalu, postoje namjenski aplikacije za Pomodoro tehniku koji ga čine mnogo lakšim i učinkovitijim.
Učinite više u kraćem vremenu
Ne morate početi sa svim ovim strategijama od prvog dana; možete odabrati jedan ili dva i učiniti ih što učinkovitije. Trik je u tome da postanete svjesni kako koristite svoje vrijeme i spriječite Parkinsonov zakon da "proširi vaš posao".
Nakon što ste to naučili, možete uključiti više ovih strategija u svoju rutinu. Ali nemojte samo tu stati! Možete naučiti o više načina za povećanje produktivnosti i učiniti više u kraćem vremenu.