Zaposlenici su se toliko navikli na prebacivanje između radnih aplikacija da su za to razvili dugoročnu mišićnu memoriju. Iako praktični, ovi vam alati pomažu samo donekle.
Prebacivanje kartica traje samo nekoliko sekundi, ali dodaje se do nekoliko sati tjedno ako pokrećete više programa istovremeno. A većina radnika niti ne shvaća da gubi vrijeme. Kako bismo pojednostavili vaš tijek rada, objasnit ćemo opasnosti usvajanja previše uredskih softverskih programa.
Što uzrokuje potrebu za prebacivanjem između aplikacija tijekom rada?
Tehnologija pojednostavljuje poslovne procese automatiziranje raznih radnih zadataka. Alati za upravljanje projektima organiziraju timske odgovornosti, alati za praćenje radnog vremena prate aktivnosti zaposlenika, a alati za raspoređivanje postavljaju sastanke.
Uz to rečeno, softverski programi još uvijek ne mogu u potpunosti zamijeniti ljudski napor. Pretjerano ulaganje u automatizaciju, što mnogi poslodavci čine, tjera korisnike da žongliraju s više aplikacija. Longitudinalna studija autora
Okta, Inc. čak pokazuje da 10% tvrtki u SAD-u koristi 199+ softverskih programa za rad. Većina ljudi ne može brzo obraditi toliki broj platformi.6 negativnih učinaka prebacivanja između previše radnih aplikacija
Neki će tvrditi da je prebacivanje između kartica mala cijena za automatizaciju i praktičnost. Digitalni domoroci ipak bi se trebali prilagoditi promjenama. Iako tvrtke mogu konsolidirati samo određene funkcije, preuzimanje previše radnih aplikacija donosi nekoliko nedostataka za radnike.
1. Prebacivanje s jedne platforme na drugu gubi vrijeme
Tvrtke ulažu u radne alate kako bi uštedjele vrijeme. Nadaju se da će zaposlenici poput vas postići više nakon što prebace neke svoje dnevne zadatke. Da, uredski softverski programi ubrzavaju tijek rada. Možete ih uključiti u svoju rutinu i smanjiti radno opterećenje, ali pretjerana ovisnost proizvest će suprotan ishod.
Često prebacivanje između nekoliko aplikacija gubi previše vremena. Umjesto da dobivate svaku platformu u trendu, identificirajte se koje će radne aplikacije riješiti najgore rasipnike vremena na svom radnom mjestu. Savjetujte svoje nadređene da se ograniče na osnovne alate. Pretjerana kupovina softverskih programa samo uzalud troši resurse tvrtke i stvara nepotreban stres radnicima.
2. Pohranjivanje informacija na više platformi ugrožava sigurnost
Praćenje imovine igra ključnu ulogu u kibernetičkoj sigurnosti. Najbolji način za sprječavanje vanjskih i unutarnjih napada je praćenje korisnika koji pristupaju, pregledavaju i uređuju datoteke. Nitko ne može reći kada će doći do povrede podataka. IT menadžeri moraju imati pristup u stvarnom vremenu bilo kojem dijelu podataka tvrtke 24/7.
Međutim, korištenje više softverskih programa čini praćenje izazovnim. Praćenje različitih platformi košta ogromne resurse, pa bi većina tvrtki radije zanemarila aplikacije niskog prioriteta.
Imajte na umu da ovaj pristup ugrožava cjelokupni sigurnosni sustav poduzeća. Kibernetički kriminalci danas imaju vještine i tehnološke resurse za zlouporabu čak i starih, zastarjelih osobnih podataka (PII). Nemojte migrirati datoteke tvrtke u bilo koju aplikaciju koju ne možete rutinski nadzirati.
3. Prebacivanje između aplikacija remeti tijek misli
Obrada novih informacija sprječava vas da postignete stanje protoka. Ako nekoliko puta dnevno prelazite s jedne na drugu platformu, borit ćete se sa zahtjevnim zadacima koji zahtijevaju više od samo nekoliko minuta usredotočenosti.
Prebacivanje kartica zahtijeva minimalan napor, ali skakanje na različite zadatke uzrokuje značajan kognitivni stres. Zaposlenici nisu strojevi koji automatski obrađuju nove informacije. Izvješće autora Psychreg.org pokazuje da kanali kratkoročnog pamćenja mogu pohraniti samo oko sedam stavki na 10 do 60 sekundi.
Najbolji pristup je ograničiti sustave koje koristite po zadatku. Recimo da pišete blog. Umjesto da skačete između platformi i kartica kako biste prikupili informacije dok pišete, istražite i prikupite najkritičnije točke unaprijed.
4. Pokretanje previše pozadinskih aplikacija šteti funkcionalnosti uređaja
Pokretanje previše pozadinskih procesa usporava vaš uređaj. Lagane aplikacije poput platformi za izravnu razmjenu poruka i alata za upravljanje projektima ne troše mnogo RAM-a. Međutim, istovremeno pokretanje teških sustava poput uređivača fotografija, alata za izradu web-mjesta i aplikacija za videokonferencije može uzrokovati kašnjenje.
Trebali biste znati ograničenja svog uređaja. Blokirajte zadatke koji zahtijevaju aplikacije koje opterećuju RAM tako da možete eliminirati neke pozadinske procese tijekom tog razdoblja. Ne samo da ćete zaštititi svoj gadget, već ćete i raditi brže. Vanjske smetnje kao što su stranice koje se sporo učitavaju i zamrznuti zasloni otežavaju fokusiranje, osobito ako stalno ponovno pokrećete srušene aplikacije.
5. Predstavljanje više platformi novim zaposlenicima zahtijeva vrijeme
Podučavanje novih zaposlenika da nauče više alata istovremeno produljuje proces uvođenja. Za usvajanje novih sustava potrebno je vrijeme. Trebat će vam nekoliko tjedana ponavljanja kako biste učinkovito uključili različite alate u svoj tijek rada.
Onboarding bi se trebao usredotočiti na privikavanje. The najbolji načini za dobrodošlicu regrutima uključuju predstavljanje tima, detaljnu obuku i objašnjenje resursa. Ali ako vaš trener većinu svog vremena provodi podučavajući vas o uredskim alatima, mogao bi slučajno previdjeti te aktivnosti.
6. Radnicima bi moglo biti teško zapamtiti previše platformi
Prebacivanje između kartica jedno je, a ovladavanje različitim platformama koje svakodnevno koristite je drugo. Nisu svi alati izrađeni isto. Iako možete brzo naučiti platforme za razmjenu poruka i aplikacije za bilježenje, korištenje platformi za upravljanje projektima, alata za izradu web-mjesta i uređivača videozapisa, među ostalim složenim resursima, zahtijeva mnogo obuke.
Proučavanje previše platformi kognitivno iscrpljuje. Ako provodite sate svladavajući uredske alate, nećete imati više energije i mentalne snage za svoj stvarni posao, što otežava učinak.
Što možete učiniti da smanjite potrebu za prebacivanjem između aplikacija?
Imat ćete veću kontrolu nad svojim tijek rada ako ste samozaposleni. Procijenite alate koje koristite za automatizaciju slobodnih zadataka i vidjeti koji se međusobno dobro integriraju. Većina alata za upravljanje prilagođava se aplikacijama trećih strana unutar istog ekosustava.
Alternativno, trebat će vam podrška vašeg nadređenog ako radite za privatnu tvrtku. Zatražite pregled izvješća o aktivnostima tima radi uskih grla u tijeku rada. Uklonite suvišne alate, provjerite koji sustavi mogu raditi na jednoj licenciranoj platformi i isprobajte učinkovite strategije migracije datoteka. Kada imate čvrst argument, pošaljite ga odgovarajućem odjelu.
Uklonite sitne loše navike koje ometaju učinkovitost rada
Iako softverski programi mogu automatizirati određene zadatke, iznenadno prihvaćanje više opcija ometa produktivnost tijeka rada. Ne opterećujte se alatima. Osim prebacivanja između različitih aplikacija, također ćete gubiti vrijeme na besmislene zadatke poput učitavanja novih stranica, pokretanja programa i migracije datoteka.
Kako biste dodatno povećali svoju produktivnost, nastavite procjenjivati koje sitne loše navike uzrokuju uska grla u tijeku rada. Predlažemo da pratite svoje radne aktivnosti. Kvantificiranje vaših zadataka pomoći će vam da uočite suptilne, ali opasne ubojice produktivnosti, kao što su odugovlačenje, društveni mediji i perfekcionizam.