Sastavljanje popisa obaveza učinkovit je hak za produktivnost koji vam pomaže usmjeriti pozornost na stvari koje su važne. Međutim, možete razmisliti o tome da to nadopunite popisom stvari koje ne treba učiniti kako biste poboljšali svoju produktivnost.
Vaš popis stvari koje ne morate činiti trebao bi se sastojati od zadataka niske vrijednosti i navika o kojima rijetko svjesno razmišljate, a koje vam troše vrijeme i energiju. Izrada ovog popisa i izbjegavanje ovih navika stvorit će mjesta za više ispunjavajućih zadataka. Iako popis stvari koje ne treba učiniti ovisi o vama, ovaj će članak pokriti neke uobičajene primjere koji će vam pomoći da počnete.
1. Cijeli dan provjeravam vašu e-poštu
Ako ne volite ostavljati nepročitane ili odgovorene poruke, vjerojatno imate naviku stalno provjeravati svoju e-poštu tijekom radnog dana. Provođenje toliko vremena u pristigloj pošti moglo bi se činiti kao produktivna navika, ali nije, osim ako to ne zahtijeva vaš posao.
Jedan od glavnih problema s ovom navikom je taj što vas stavlja u reaktivni način rada, jer dopuštate svojoj pristigloj pošti da odredi vaše zadatke za taj dan umjesto da sami odredite prioritete. To vam oduzima vrijeme i fokus koji biste trebali uložiti u smislenije aktivnosti.
Unatoč tome, trebali biste razmisliti o tome da budete proaktivniji sa svojim vremenom i pristiglom poštom skupljanjem aktivnosti e-pošte. Skupljanje zadataka uključuje grupiranje sličnih zadataka i rad na njima odjednom, na primjer, provjeravanje i odgovaranje na vašu e-poštu u određeno doba dana, ostavljajući ostatak vremena za produktivne zadatke.
2. Multitasking
Još jedna navika koja se maskira kao hak za produktivnost je multitasking. Iako se može činiti kontraintuitivnim, multitasking ili, točnije, prebacivanje konteksta, može biti dugotrajan i neučinkovit. To je zato što pokušavanje više stvari odjednom tjera vaš mozak na stalno prebacivanje između zadataka, što može biti iscrpljujuće i dovesti do smanjene učinkovitosti i točnosti.
Jednostruki zadatak, s druge strane, omogućuje vam da se usredotočite na jedan zadatak i posvetite svu svoju energiju njegovom dovršavanju. To smanjuje smetnje, poboljšava koncentraciju i pomaže vam da brže i s boljim ishodom dovršite pojedinačne zadatke.
3. Reći Da nepotrebnim sastancima
Sljedeća navika koju treba dodati na svoj popis stvari koje ne treba raditi je pristajanje na nepotrebne sastanke. Prihvaćanje svakog sastanka koji vam dođe brzo će popuniti vaš raspored, ostavljajući vam malo vremena da obavite stvari.
Prvo pokušajte ispitati svrhu svakog sastanka i otkriti je li on neophodan. Neki se sastanci mogu zamijeniti brzim pozivima, e-poštom ili chat porukama. Ako je sastanak neophodan, pobrinite se da ima jasan dnevni red i vremenski okvir te pokušajte da bude što kraći. Izbornost u sastancima koje prihvaćate pomoći će vam osloboditi vrijeme u danu i omogućiti vam da se usredotočite na značajnije zadatke.
Društveni mediji izvrstan su alat za povezivanje s vršnjacima i informiranje, ali također mogu utjecati na vašu produktivnost kada se neprestano nalazite u beskrajnim zečjim rupama izvori vijesti. Ovo je navika koju je teško prekinuti, s obzirom na to da možda nećete uvijek shvatiti da to radite sve dok ne prođe nekoliko sati.
Do nadvladajte svoju besmislenu naviku listanja, morate prepoznati i ukloniti ono što ga pokreće. Neki od uobičajenih krivaca su obavijesti i osjećaj propuštanja. Nakon što identificirate i uklonite okidače, možete iskoristiti alate koji vam mogu pomoći u smanjenju vremena na aplikacijama društvenih medija kao što su Screen Time za smanjenje upotrebe iPhonea ili Način fokusiranja na Androidu.
5. Gubljenje vremena na svakodnevne/ponavljajuće zadatke
Svakodnevni zadaci oduzimaju dragocjeno vrijeme i resurse koje biste mogli iskoristiti za druge, važnije zadatke, a oni su sljedeći unos na našem popisu stvari koje ne treba raditi. Ovi zadaci mogu lako promaknuti ispod radara, ali se brzo zbrajaju i mogu biti veliki gubitak vremena. Neki primjeri svakodnevnih zadataka uključuju unos podataka, transkribiranje video sastanaka, i ručno zakazivanje objava na društvenim mrežama, da spomenemo samo neke.
Postoji nekoliko načina da smanjite količinu vremena koje trošite na svakodnevne zadatke, uključujući delegiranje zadataka nekome drugome, eksternalizaciju usluge treće strane ili korištenje alate za automatizaciju za rješavanje zadataka koji se ponavljaju. Jedna ili više ovih strategija može vam pomoći uštedjeti vrijeme i osloboditi energiju za učinkovitije zadatke.
6. Korištenje telefona u krevetu
Iako možda ne zvuči loše, korištenje telefona u krevetu je navika pametnih telefona koja može ugroziti vašu produktivnost. Korištenje pametnog telefona ujutro ili posljednje navečer može imati nekoliko štetnih učinaka.
Na primjer, plavo svjetlo koje emitira vaš telefon može poremetiti proizvodnju melatonina, hormona koji pomaže regulirati cikluse spavanja. Osim toga, provjeravanje vijesti ili društvenih medija ujutro može postaviti negativan ton za ostatak dana.
Imajući ovo na umu, neophodno je stvoriti zonu bez telefona u vašoj spavaćoj sobi. To će vam pomoći poboljšati kvalitetu sna i omogućiti vam da započnete dan produktivnije. Možete pribjeći drugim aktivnostima poput čitanja fizičke knjige, pisanja dnevnika prije spavanja i korištenja staromodne budilice za buđenje.
7. Neuspješno određivanje prioriteta zadacima
Sasvim je dobro imati plan za svoj dan navodeći svoje zadatke na popisu obaveza, ali ako im ne odredite prioritete, velike su šanse da nećete na vrijeme stići na one najvažnije. U idealnom slučaju, trebali biste nastojati provesti najproduktivnije sate na najizazovnijim i najvažnijim zadacima. Ovaj pristup osigurava da izvučete maksimum iz svog dana i da ne propustite nijedan važan rok.
Jedan od najboljih načina za pripremite svoje popise obaveza pomoću Eisenhowerove matrice. Ovaj jednostavan okvir pomaže vam odrediti kojim zadacima dati prioritet na temelju njihove hitnosti i važnosti. Nakon što ste identificirali svoje glavne prioritete, možete se prvo usredotočiti na njihovo rješavanje, a ostali vaši zadaci mogu uslijediti.
Automatizirajte zadatke male vrijednosti i eliminirajte neproduktivne navike kako biste povećali produktivnost
Izrada personaliziranog popisa stvari koje ne treba učiniti učinkovita je strategija koja vam može pomoći da se usredotočite na svoje najbitnije zadatke i povećate svoju produktivnost.
Delegiranjem, outsourcingom ili automatiziranjem zadataka male vrijednosti i odbacivanjem neproduktivnih navika, možete stvoriti više prostora za stvari koje su vam najvažnije i maksimalno iskoristiti svoj dan. Ovaj popis možete upotrijebiti kao inspiraciju za izradu popisa stvari koje ne treba raditi i početi uklanjati one koji troše vrijeme iz svoje svakodnevne rutine.
