Nije tajna da tražiteljima posla trebaju komunikacijske vještine. Zapravo, komunikacijske vještine dosljedno su jedna od najpoželjnijih osobina koje menadžeri za zapošljavanje traže kod kandidata za posao. Cijeli proces zapošljavanja zahtijeva komunikacijske vještine: sastavljanje životopisa do intervjua za posao, stvarni rad na poslu i konačno davanje otkaza (ili dobivanje otkaza).
Sada kada je rad na daljinu u porastu; komunikacijske vještine postale su još važnije za uspjeh u karijeri. Ako se nesporazumi mogu dogoditi u susretima licem u lice, što više kada se većina interakcije odvija online? Ovo su vrhunske komunikacijske vještine koje su vam potrebne da biste uspjeli u svom poslu na daljinu.
1. Uzimanje bilješki
Pisanje bilješki je važna vještina u digitalnom svijetu, gdje smo preopterećeni informacijama. Članak Pew Research Centera o negativnim učincima digitalnog života citira jednog ispitanika koji je rekao:
"Jedan od glavnih utjecaja (digitalnog života) je sveukupno smanjenje kratkoročnog pamćenja i... koje je bilo pitanje?" - anonimni ispitanik, Pew Research Center
Hiperpovezanost otežava obavljanje posla, što predstavlja problem za poslodavce i udaljene radnike. Kao Doista kaže da poslodavci žele članove tima koji mogu tumačiti upute i učinkovito ih prenijeti drugima. To definitivno nećete moći učiniti ako ste poput onog anonimnog ispitanika.
Ako stalno zaboravljate svoje zadatke, koristite aplikacije za bilježenje. Postoji mnogo online alata koje možete koristiti, od vrlo jednostavnih aplikacija kao što su Microsoftove ljepljive bilješke do kompliciranijeg Opsidijan (za sofisticirane bilježnike na steroidima) do popularnih Todoist, koji zauzima slatko mjesto između prva dva.
2. Responzivnost
Na fizičkom radnom mjestu ljudima je lako razgovarati s vama u vašoj kabini ili za vrijeme ručka i dobiti trenutni odgovor. Na virtualnom radnom mjestu možete jednostavno ignorirati ili zaboraviti odgovoriti na e-poštu, pozive ili trenutne poruke.
Ako ne želite da ljudi misle da zabušavate na poslu, dajte sve od sebe da budete osjetljivi (osim ako ste u hitnom slučaju ili na odmoru). Lako možete izgubiti povjerenje svog tima ili klijenta ako ne odgovorite na najvažnije poruke. Isprobajte ove najbolje postupke kako biste osigurali da ne propustite nijednu važnu komunikaciju:
- Postavite raspored za provjeru poruka unutar dana (neki radije to rade poslijepodne i rezerviraju svoje najproduktivnije sate ujutro za duboki rad).
- Upravljajte obavijestima na svom pametnom satu. Neki vam pametni satovi omogućuju privremeno isključivanje obavijesti kada trebate obaviti usredotočen posao.
- Izbjegnite dvostruko rezerviranje i propuštanje važnih sastanaka s najbolji besplatni online kalendari.
- Obavijestite svoj tim o svom radnom vremenu ako radite u različitim vremenskim zonama ili imate različite rasporede.
- Postavite ponavljajući automatski odgovor za godišnji odmor u Gmailu.
- Automatski odgovor na tekstualne poruke na Androidu.
- Šaljite automatizirane tekstualne poruke na iPhoneu.
Ako u slučaju da ste nešto propustili, brzo se ispričajte i iskupite se.
3. Predstavljanje online
Održavanje internetske prezentacije uvelike se razlikuje od osobnog održavanja. Obično ćete morati pripremiti vlastitu tehničku opremu ili ćete morati koordinirati s drugom osobom koja je na drugom mjestu. Povezivanje s publikom također ovisi o kontaktu očima, gestama i pokretima, od kojih se velik dio gubi na internetu.
Ipak, pobrinite se da uložite u dobru opremu i online alate kako biste zvučali profesionalno i izgleda dobro na web kameri. Vježbajte sa svojom prezentacijom—možda čak i snimite sebe koristeći Razboj snimač zaslona—dok ne budete sigurni u svoj ton, glasnoću, slajdove i izgled.
Budući da će vaša publika većinu vremena komunicirati s vašim slajdovima, izbjegavajte korištenje dosadnih slajd prezentacija. Zanimljive predloške možete preuzeti na stranicama poput 24Slajdovi i Powerpointify. Ili možete pokušati Prezentacije tvrtke Canva, koji omogućuje timovima suradnju na prezentaciji, omogućuje publici postavljanje pitanja i omogućuje višestrukim izlagačima da kontroliraju slajdove.
4. Uzimanje i davanje konstruktivnih povratnih informacija
Teže je shvatiti što klijenti i poslodavci žele od vas bez kontakta licem u lice. Također je veći izazov izvještavati o napretku u radu i očekivanjima u radnom okruženju na daljinu. Nemate čak ni neverbalne znakove na koje biste se mogli osloniti, a ne možete baš "protumačiti" ton na temelju e-pošte.
Postavite svoj radni proces tako da uključuje konstruktivan sustav povratnih informacija koji će onima u vašem timu dati priliku da iskreno procijene jedni druge. To možete učiniti putem:
- Obrasci za povratne informacije: Predložite korištenje obrasca za povratne informacije koristeći predloške koji se mogu uređivati iz Formstack ili 123FormBuilder.
- Brzo slanje poruka: Postavljajte razjašnjavajuća pitanja putem željenog kanala za razmjenu izravnih poruka vašeg klijenta/šefa. Možete pitati: "Dakle, na temelju vaše posljednje e-pošte, želite da..." ili "Spomenuli ste da sam trebao...je li to točno?"
- Email: Izradite i pošaljite akcijski plan nakon što primite povratnu informaciju koja od vas traži da poboljšate svoj rad.
5. Profesionalno pisanje
Velik dio digitalne komunikacije trenutno se odvija u pisanom obliku, posebno za timove koji su okrenuli leđa dugim i neproduktivnim videosastancima. Čavrljamo, šaljemo e-poštu i šaljemo formalne dokumente, a svi oni zahtijevaju da jasno pišemo.
Vještine pisanja ne mogu u potpunosti obuhvatiti značajke komunikacije uživo, ali mogu učinkovito informirati, uvjeriti, motivirati ili pojednostaviti složeno ako se dobro izvode. Dobro pisanje također može stvoriti intimne prostore i ostaviti dojam neposrednosti (ako komunicirate na vrijeme, to jest).
Kako biste poboljšali svoje umijeće pisanja, uvijek uredite i lektorirajte svoj rad. Tako je jednostavno instalirati provjeru gramatike kao što je Gramatički ili Hemingway, i upotrijebite online tezaurus koji će vam pomoći u stvaranju dokumenata bez grešaka. Da biste naučili stil i glas, možete preuzeti Kindle knjige ili se pridružiti najbolje online zajednice za pisce.
6. Korištenje različitih komunikacijskih kanala
S toliko mnogo komunikacijskih alata koji su danas dostupni, važno je znati koji su najprikladniji za korištenje. Trebate li poslati e-poštu ili koristiti izravnu razmjenu poruka? Je li Slack ili Microsoft Teams bolji? E-pošta je obično bolja za slanje detaljnih informacija, a neki preferiraju Slackovo korisničko iskustvo, ali vaši poslodavci i klijenti mogu misliti drugačije.
Najbolji način da to učinite jest pitati što im je draže. Dok drugi možda vide Skype kao staromodan, neki ga klijenti još uvijek preferiraju. Možda bi čak odabrali telefonske pozive umjesto videopoziva.
Čim saznate njihov željeni kanal komunikacije, isprobajte te kanale sami. Pročitajte FAQ i pogledajte online vodiče ako se platforma čini kompliciranom. Uz malo strpljenja, moći ćete svladati nove alate i steći više samopouzdanja.
Vješti komunikatori bolji su radnici na daljinu
Vješti komunikator danas bi trebao naučiti kako učinkovito pisati, voditi bilješke, biti osjetljiv, održati online prezentaciju, davati i primati povratne informacije i koristiti različite komunikacijske kanale. Također bi trebali znati koji su najbolji alati za digitalnu komunikaciju, ovisno o situaciji ili preferencijama poslodavca.
Savladajte ove važne komunikacijske vještine kako biste stekli povjerenje svog poslodavca ili klijenta i uspjeli u radu na daljinu. Tražite li posao ili se nadate poboljšanju svojih drugih vještina za rad? Možda želite naučiti o vještinama koje su vam potrebne za pronalaženje posla.