Vjerojatno svakodnevno otvarate Outlook i koristite neke od njegovih izvrsnih značajki poput označavanja, kategoriziranja i arhiviranja. Iako ove značajke već olakšavaju upravljanje vašom e-poštom, dostupni su i drugi Outlook alati koji vašu organizaciju e-pošte mogu podići na višu razinu.
U ovom ćemo vam postu reći sedam naprednih Outlookovih savjeta i trikova koje biste mogli provjeriti sljedeći put kada otvorite svoju pristiglu poštu.
1. Odgovarajte na e-poštu koja se ponavlja pomoću brzih dijelova
Zatvarate li se kako uvijek iznova upisujete isti sadržaj e-pošte? Vjerojatno vaši kolege s posla često postavljaju isto pitanje ili uvijek dajete istu objavu svaki mjesec. U tom će slučaju Quick Parts biti vaš najbolji prijatelj.
Zbirka sadržaja za višekratnu upotrebu, Quick Parts, jedna je od najboljih načine za poboljšanje tijeka rada u programu Outlook. Ovoj značajci možete pristupiti s Umetnuti svaki put kada odgovorite na (ili izradite novu) e-poštu.
Da biste dodali novi isječak u Quick Parts, jednostavno otvorite novu e-poštu, upišite svoju poruku ili frazu i označite tekst. Zatim idite na
Umetni > Brzi dijelovi > Spremi odabir u galeriju brzih dijelova. Možete početi koristiti ovaj isječak kad god želite.2. Ponovno upotrijebite česte poruke s predloškom e-pošte
Slično brzim dijelovima, predlošci e-pošte u programu Outlook pomažu vam uštedjeti vrijeme ponovnim korištenjem prethodno sastavljenih poruka. Više ne morate ponovno upisivati istu e-poštu jer samo trebate povući svoj unaprijed pripremljeni predložak e-pošte. Njegova prednost u odnosu na Quick Parts je što možete ispuniti i predmet i primatelje, a ne samo tijelo.
Za izradu predloška e-pošte jednostavno izradite novu e-poštu i upišite svoju poruku. Možete ostaviti primatelje i retke predmeta prazne. Zatim idite na Datoteka > Spremi kao. Spremite e-poštu kao Outlook predložak u zadanoj mapi.
Za korištenje predloška kliknite na Nove stvari od tvojeg Dom tab. Izaberi Više stavki > Odaberite obrazac, i promijenite Pogledaj u polje do User Predlošci u sustavu datoteka. Tamo možete odabrati predložak e-pošte koji ste prethodno izradili.
3. Pojednostavite česte radnje pomoću brzih koraka
Quick Steps je dobrodošao za ljude koji stalno rade iste nizove radnji s e-poštom koju primaju. Na primjer, kada dobijete hitnu e-poštu od kolege nakon radnog vremena, označite ga zastavicom, promijenite status u visoku važnost, a zatim pošaljite odgovor u kojem stoji: "Javit ću vam se sutra."
Ovo može biti previše zamorno ako ne volite trošiti više od 30 sekundi na e-poštu poput ove. Dakle, umjesto da gore navedene korake radite ručno, možete samo automatizirati svoje radnje pomoću Brzih koraka.
Ovu značajku možete lako pronaći na Dom karticu vaše aplikacije Outlook. Ovdje već postoje zadani brzi koraci, kao što je "Gotovo" koji označava e-poštu kao dovršenu, premješta je u mapu i označava kao pročitanu. "Upravitelju" koji prosljeđuje e-poštu vašem upravitelju; i "Odgovori i izbriši" koji šalje odgovor i briše originalnu poruku. Međutim, također možete prilagoditi vlastiti niz radnji.
4. Stvorite pravila za bolje upravljanje e-poštom
Pravila su donekle slična brzim koracima jer vam također omogućuju rukovanje dolaznom (i odlaznom) e-poštom na određeni način. Na primjer, Pravila mogu premjestiti e-poštu od Ivana Doea u mapu Arhiva i označiti ih kao pročitane. Također možete koristiti Pravila za automatski CC ili BCC sebe u programu Outlook.
Međutim, za razliku od brzih koraka, gdje morate odabrati određeni brzi korak prije nego što se može primijeniti na poruku, pravila su automatska. Čim primite e-poruku koja odgovara uvjetima koje ste postavili u pravilu, radnje koje ste odabrali automatski će se primijeniti. To čini organiziranje vaše pristigle pošte puno manje stresnim. Možete izraditi vlastito pravilo tako da odete na Početna > Pravilo > Stvori pravilo.
5. Pošaljite automatske odgovore o odsutnosti iz ureda dok ste odsutni
Osim ako niste super radoholičar i bojite se da ćete nešto propustiti, vjerojatno ne volite provjeravati svoju e-poštu dok ste na odmoru. Međutim, također ne volite ostavljati svoje suradnike i klijente na cedilu. Zato je važno postaviti automatske odgovore dok se ne vratite u način rada.
Automatski odgovori upravo su ono što naziv implicira. Kada je uključeno na određeno vrijeme, osobe koje vam pošalju e-poštu tijekom tog vremenskog okvira automatski će dobiti odgovor s porukom koju ste sastavili u postavci za automatske odgovore. Da biste ga izradili, idite na Datoteka > Informacije > Automatski odgovori.
6. Lako sortirajte svoju pristiglu poštu uz Clean Up
Zadnje što želite vidjeti nakon povratka s odmora je inbox pun stotina suvišnih e-mailova. Iako ne možete spriječiti da se to dogodi, postoji jedan način na koji možete učiniti Outlook manje ometajućim: značajka Clean Up.
Ovo briše suvišne poruke iz niti e-pošte, tako da možete pročitati manje poruka, ali i dalje razumjeti cijeli razgovor. Na primjer, vi i Claire primili ste e-poruku od Louieja. Claire je odgovorila i uključila Louiejevu originalnu poruku u svoj odgovor. Clean Up će zatim izbrisati Louiejevu e-poštu jer se njezin sadržaj već može pronaći u Clairenom odgovoru.
Ako ste zabrinuti da bi ova značajka mogla izbrisati važne poruke e-pošte, uvijek možete otići u mapu Izbrisane stavke, gdje se premještaju duplicirane poruke. Da biste koristili Clean Up, idite na Dom karticu i kliknite Počistiti u Izbrisati odjeljak.
7. Koristite uvjetno oblikovanje za isticanje važnih poruka
Ako ste netko tko prima stotine e-poruka dnevno, lako je izgubiti trag onih najvažnijih, poput onih od vašeg šefa ili klijenta. Ovdje dolazi do izražaja uvjetno oblikovanje.
Ova značajka programa Outlook omogućuje vam da prilagodite određene poruke e-pošte kako bi iskočile iz vašeg pretinca pristigle pošte. Na primjer, možete stvoriti uvjetni format za promjenu fonta e-pošte vašeg šefa u Comic Sans. Također možete učiniti tako da sve poruke s "Sastanak" u predmetu postanu živopisne nijanse ružičaste. Postavke uvjetnog oblikovanja možete pronaći u Pogled > Prikaz postavki.
Budite Microsoft Outlook Pro uz ove savjete i trikove
Ovih sedam naprednih savjeta i trikova jedva da su zagrebali površinu Outlookovih značajki. Što više koristite aplikaciju, sigurno ćete otkriti više novih i korisnih značajki koje vam mogu pomoći da poboljšate svoje upravljanje e-poštom.
