Ako vam se zadaci gomilaju dok se rok približava, a vi se osjećate preopterećeno, možda ne upravljate učinkovito svojim vremenom.
Većina nas čini jezive pogreške u upravljanju vremenom koje ne samo da nas koštaju dragocjenih sati, već također rezultiraju povećanom tjeskobom, stresom i poremećajem ravnoteže između poslovnog i privatnog života.
Pogledajmo neke od najčešćih pogrešaka u upravljanju vremenom i kako ih izbjeći kako bismo povećali svoju produktivnost:
1. Ne postavljati ciljeve
Besciljni rad bez cilja na umu može rezultirati nedostatkom motivacije i produktivnosti. Lako se prepuštate ometanjima i ne upravljate dobro svojim vremenom.
Kako to izbjeći?
Postavljanje ciljeva i predanost njima daje vam smjer i motivira vas da izvršite svoje zadatke. Postajete usredotočeniji i bolje upravljate svojim vremenom i resursima kako biste postigli svoje ciljeve.
Ali zapamtite, nisu svi ciljevi jednaki. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) ciljevi imaju bolju izvedbu od nespecifičnih ciljeva. Nekoliko studija podupire tu tvrdnju. Jedan takav
istraživanje provedeno u bankarskom sektoru metropole Cape Coasta otkrili da je postavljanje specifičnih i izazovnih (ali dostižnih) ciljeva pomoglo u povećanju učinka zaposlenika.Dakle, umjesto da vam je cilj "dovršiti svoj prvi roman", koristite njegovu SMART varijantu, tj. "dovršiti barem jedno poglavlje svog prvog romana svaki mjesec". Potonji je specifičniji, postavlja vam izazov i postavlja vremensko ograničenje za vaš cilj.
2. Bez određivanja prioriteta
Ako nemate popis obaveza koji će vam pomoći da ostanete u toku sa zadacima, naći ćete se u situaciji da ih nasumično skačete. Na kraju dana i dalje ćete imati puno neobavljenih zadataka i frustracija. Nije da nemate dovoljno vremena, već činjenica da ne upravljate dobro svojim vremenom.
Kako to izbjeći?
Popis obaveza pomaže vam odrediti prioritete svojih zadataka i dobro upravljati svojim vremenom dodjeljivanjem vremena na temelju važnosti i hitnosti vaših zadataka. Evo kako to učiniti:
- Pronađite aplikaciju za popis i odredite prioritet svojih zadataka koji odgovara vašim potrebama.
- Zapišite sve zadatke koje morate obaviti u jednom danu ili tjednu na svoj popis obaveza.
- Poredajte ih na temelju njihove važnosti i hitnosti pomoću sustava rangiranja.
- Najvažnije i najhitnije zadatke rangirajte na vrh, dok najmanje važne i hitne zadaće ostaju na dnu.
- Započnite s najvažnijim i hitnim zadacima i pomaknite se niz popis.
3. Ne prati vrijeme
Ako započnete projekt bez procjene koliko će vremena trajati, moguće je da će vam oduzeti više vremena nego što je potrebno. Ili možete postati previše samouvjereni i preuzeti više nego što možete učiniti, a da nemate dovoljno vremena da to dovršite. S manje vremena na raspolaganju, ne samo da nećete moći ispuniti rokove, već će i ostvareni posao vjerojatno biti ispod razine.
Kako to izbjeći?
Uvijek procijenite koliko vremena bi određeni projekt trebao oduzeti i nastojte dovršiti projekt unutar tog vremenskog okvira (pobrinite se da si date dodatno vrijeme za kratke stanke). Trebao bi koristite aplikaciju za praćenje vremena kako biste pratili koliko vremena provodite na projektu ili zadatak.
Nakon što saznate koliko vremena (u prosjeku) traje određeni zadatak, možete učinkovitije rasporediti svoje zadatke. Učinite to dovoljan broj puta i dobit ćete detaljan dnevnik vremena provedenog na različitim zadacima za određeni dan/tjedan/mjesec.
Nakon što to dobijete, možete saznati koji zadaci koji se ponavljaju oduzimaju najviše vremena i smisliti rješenja za njihovo učinkovitije obavljanje ili ih automatizirati kako biste uštedjeli više vremena. Internet vrvi besplatne aplikacije za praćenje vremena možete koristiti za praćenje svojih projekata za bolje upravljanje vremenom.
4. Odgađanje
Odugovlačenje je ogromna prepreka za rad, pogotovo kada morate dovršiti težak ili dosadan zadatak. Dodajte tome kombinaciju uvjerljivih distrakcija, npr. vaš pametni telefon, i dobili ste savršen recept za odugovlačenje.
Zabušavat ćete, prepustiti se ometanjima i gubiti vrijeme dok se rok ne približi. Prokrastinatorima uvijek nedostaje vremena, kasne za rokovima i imaju malo ili nimalo ravnoteže između poslovnog i privatnog života.
Kako to izbjeći?
Sjajan način da izbjegnete odugovlačenje je podijeliti ogroman projekt na manje zadatke kojima se lakše može upravljati. Na primjer, ako trebate napisati članak od 2000 riječi, umjesto da se plašite pisanja cijelog članka, raščlanite ga na podzadatke: pregled, uvod, podnaslov 1, podnaslov 2, podnaslov 3 i zaključak.
Sada si dodijelite vrijeme za svaki od ovih manjih zadataka i posvetite im se. Osjećat ćete se motiviranije za dovršavanje ovih manjih zadataka i manja je vjerojatnost da ćete odugovlačiti. Još jedna izvrsna metoda za prevladavanje odugovlačenja je korištenje Pomodoro tehnike. Pomodoro tehnika slijedi sličan koncept.
Evo kako možete koristite Pomodoro tehniku:
- Podijelite projekt na manje zadatke
- Uzmite mjerač vremena i namjestite ga na 25 minuta
- Dajte si 25 minuta i radite na jednom podzadatku
- Napravite pauzu od 5 minuta nakon što tajmer zazvoni (nakon 25 minuta)
- Završite četiri ciklusa od 25 minuta i zatim napravite pauzu od pola sata
5. Neučinkovito planiranje
Jeste li primijetili da neki dani nisu toliko produktivni kao drugi? To je zato što naše razine energije variraju tijekom tjedna. I ne samo to, različiti ljudi imaju različite razine energije tijekom dana.
Ako ne uzimate u obzir svoje sate najveće produktivnosti dok planirate, postoji šansa da se nađete s najvažnijim zadacima na čekanju, s malo vremena i energije.
Kako to izbjeći?
Jeste li noćna ptica ili ranoranilac? Procijenite kako radite i saznajte svoje najveće produktivne sate. Nakon što saznate sate u kojima ste najproduktivniji, rasporedite svoje projekte u skladu s tim.
Dodijelite svoje najproduktivnije sate najvažnijim (i intenzivnim) zadacima, a zadržite manje važne (ili manje intenzivne) zadatke, npr. odgovaranje na e-poštu ili dogovaranje sastanaka, za ostatak radni sati. Postoji nekoliko aplikacija za kalendar koje vam mogu pomoći u učinkovitom rasporedu; pronađite onaj koji najbolje odgovara vašim potrebama.
6. Prepuštanje smetnjama
A Anketa Statista iz lipnja 2020 otkrio je da 53,7 posto ljudi koji rade od kuće smatra da je njihov pametni telefon najveći uzrok ometanja. Koliko često vam se dogodilo da radite i odjednom vam telefon počne zujati? Ometali ste se i sada ste prisiljeni provjeriti svoj telefon.
Bilo da se radi o e-poruci klijenta, poruci vašeg kolege ili nasumičnoj obavijesti s Facebooka, Twittera ili Instagrama; distrakcije vas mogu koštati dobar dio vašeg radnog vremena.
Kako to izbjeći?
Sve se svodi na učinkovito planiranje. Odredite vrijeme za posao, provjeru e-pošte, slobodno vrijeme itd. Kad dođe vrijeme za posao, ostavite telefon sa strane (u načinu rada u zrakoplovu), po mogućnosti u drugoj prostoriji, i bacite se na posao.
Budući da je najveći izvor distrakcije sada uklonjen, postaje mnogo vjerojatnije i lakše se usredotočiti na svoj posao. Budući da sav svoj fokus i pažnju usmjeravate na jedan zadatak, manja je vjerojatnost da ćete pogriješiti i veća je vjerojatnost da ćete zadatak obaviti učinkovito.
Što ako vam stavljanje telefona u način rada u zrakoplovu nije uspjelo? Što ako vam misli odlutaju prema društvenim mrežama i morate uzeti telefon u ruke kako biste provjerili e-poštu ili pregledavali svoj Facebook feed izravno na prijenosnom računalu? Ako si to ti, pokušaj pomoću aplikacije Freedom da biste se riješili ometanja, prevladati odugovlačenje i postići više.
Oslobodite svoj puni potencijal
Dok se fokusirate na to kako bolje upravljati svojim vremenom, lako je izgubiti pojam o tome zašto uopće upravljate svojim vremenom, tj. kako biste obavili više posla.
Besmisleno je kretati se kroz mnoštvo aplikacija za produktivnost svaki dan bez obavljanja dodatnog posla. Saznajte što vam odgovara i držite se toga, ne gubeći iz vida širu sliku. Ali da biste saznali što vam odgovara, važno je razumjeti svoje potrebe upravljanja vremenom.
