Ništa nije tako elegantno kao pisanje odgovora na anketu izravno u proračunsku tablicu programa Excel u stvarnom vremenu. Srećom, možete uživati u ovoj značajci ako koristite Microsoft Forms. Postoje ponavljajući i dinamični (automatizirani) načini zaobilaženja toga.
Automatizirane metode su praktičnije, ali u ovom ćete članku vidjeti kako to učiniti.
Kako izvesti Microsoft Forms odgovore u Excel
Izvoz Microsoft Forms odgovora u Excel pomaže vam da dobijete najnovije odgovore na svoju anketu. To uključuje preuzimanje odgovora na anketu na vaše računalo kao Excel datoteke. Postupak je jednostavan ako ste izradili ste Microsoftov obrazac za anketu već:
- U Microsoft Forms idite na Odgovori u gornjem desnom kutu.
- Klik Otvori u Excelu na desnoj strani ekrana za preuzimanje trenutnih odgovora na vaše računalo.
- Ovaj postupak morate ponoviti svaki put kada želite dobiti ažuriranje odgovora.
Ali ova metoda nije najbolja, budući da ćete morati često iznova izmišljati kotač kako biste ažurirali proračunsku tablicu; to znači preuzimanje nove Excel datoteke svaki put kada netko pošalje odgovor. To može biti iscrpljujuće, pogotovo ako mnogo ljudi odgovara u stvarnom vremenu.
Da biste si olakšali život, možete automatizirati proces s OneDrive for Business i Power Automate, kao što je opisano u sljedećim odjeljcima.
Kako sinkronizirati Microsoftove obrasce s Excelom putem OneDrive for Business
Svoju Excel proračunsku tablicu možete dinamički ažurirati ako ste na Microsoft 365 Business računu. Da biste to učinili, izradit ćete obrazac za anketu koji može dinamički pisati odgovore u Excel izravno s OneDrivea.
Kada koristite OneDrive for Business za stvaranje Microsoft Forms za Excel, on izrađuje verziju Excel proračunske tablice tog obrasca sa stupcima koji nose odgovarajuće atribute polja obrasca.
Za izradu Excel obrasca koji automatski ažurira Microsoft Forms odgovore u stvarnom vremenu:
- Prijavite se na svoj Microsoft 365 Business Admin Center.
- Kliknite ikonu izbornika u obliku kvadrata u gornjem lijevom kutu i idite na OneDrive.
- Kada ste u OneDriveu, kliknite Novi u gornjem lijevom kutu.
- Među opcijama odaberite Obrasci za Excel.
- Imenujte svoju anketu i kliknite Stvoriti.
- OneDrive će pokrenuti vaš preglednik u kojem možete kreirati svoja polja obrazaca kako želite.
- Excel proračunska tablica koja nosi naziv vašeg obrasca pojavit će se u OneDriveu.
- Nakon što izradite i podijelite svoju anketu, otvorite Excel proračunsku tablicu na mreži i sada ćete vidjeti nove podatke kako se ažuriraju u stvarnom vremenu.
- Ako proračunsku tablicu programa Excel podijelite s članovima svog tima, oni će također dobiti ažurirane odgovore u stvarnom vremenu dok ljudi odgovaraju na vašu anketu.
Kako sinkronizirati odgovore Microsoft Forms u Excel putem Power Automate
Power Automate je a snažan alat za automatizaciju rutinskih zadataka. Zanimljivo, također pruža izvrstan način za sinkronizaciju Microsoft Forms s Excelom. To je najbolja metoda ako ste već podijelili svoj upitnik.
Metoda Power Automate radi samo s Microsoft Forms kreiranim pomoću vašeg Microsoft Business računa. I uključuje stvaranje automatiziranog tijeka oblaka u Power Automate.
Stoga morate također biti na Microsoft Business računu da biste koristili ovu značajku toka u Power Automate. Koristite donje korake za automatsko povezivanje Microsoft Forms s Microsoft Excelom pomoću Power Automate:
Umetnite tablicu u svoju Excel radnu knjigu na mreži
Vaša mrežna Excel radna knjiga mora biti u tabličnom formatu jer Forms samo piše u tablice u Excel proračunskoj tablici.
Ako ste preuzeli Excel proračunsku tablicu iz Microsoft Forms odgovora, možete je prenijeti na OneDrive, zanemariti ovaj pododjeljak i prijeći na sinkronizaciju Microsoft Forms s Excelom.
Dakle, prije nego što počnete, izradite novu Excel proračunsku tablicu u OneDriveu. Osigurajte da OneDriveu pristupate putem svog Microsoft Business računa:
- Klik Novi u gornjem lijevom kutu OneDrivea.
- Odaberi Excel radna knjiga.
- U Excel proračunskoj tablici otvorenoj u pregledniku kliknite Spremljeno u gornjem lijevom kutu. Zatim unesite željeno ime u Naziv datoteke polje. Pritisnite bilo koji prazni prostor da zatvorite taj modalni okvir.
- Sada stvorite svoje stupce i provjerite odgovaraju li poljima u vašem obrascu Microsoft ankete. Na primjer, ako ste podijelili obrazac koji traži e-poštu i spol, vaša Excel radna knjiga imat će stupac e-pošte i spola.
- Označite stupce. Zatim idite na Umetnuti karticu na vrpci i kliknite Stol.
- Označite Moja tablica ima zaglavlja označite i kliknite u redu.
Sinkronizirajte Microsoft Forms s Excelom pomoću Power Automate
- Prijavite se na svoj Power Automate račun.
- Klik Stvoriti u lijevoj bočnoj traci.
- Odaberi Automatizirani protok oblaka.
- Zatim kliknite Kada se dostavi odgovor iz modalne kutije.
- Zatim kliknite Stvoriti na dnu otvorenog modalnog okvira.
- Klik Prijaviti se ako se to zatraži. Provjerite koristite li Microsoft 365 Business račun za prijavu ako ste na osobnom Microsoftovom računu. To možete učiniti klikom Koristite drugi račun na okvir za prijavu.
- Nakon prijave kliknite na Odaberite obrazac polje u Power Automate.
- Zatim odaberite iz obrazaca koje ste ranije izradili.
- Klik Novi korak. Zatim upotrijebite traku za pretraživanje da potražite "obrasce".
- Klik Microsoft Forms i odaberite Dobijte pojedinosti o odgovoru od opcija ispod Radnje.
- Kliknite na ID obrasca i ponovno odaberite obrazac za anketu. Zatim odaberite ID odgovora od ID odgovora polje.
- Klik Novi korak. Zatim odaberite Excel na mreži.
- Zatim odaberite Dodajte redak u tablicu od opcija ispod Radnje.
- Ispod Mjesto polje, biraj OneDrive za posao.
- Odaberi OneDrive od Biblioteka dokumenata Polje.
- Pritisnite preglednik datoteka na Datoteka polje i odaberite Excel radnu knjigu koju ste ranije izradili. Ili možete odabrati onu prenesenu s vašeg računala ako koristite prethodno izvezenu proračunsku tablicu.
- Odaberite naziv tablice s Excel lista. Sada bi se trebala pojaviti nova polja koja odgovaraju Excel stupcima u toj proračunskoj tablici. Oni također moraju biti u korelaciji s poljima upitnika.
- Pritisnite svako od novih polja i odaberite odgovarajuće polje obrasca iz Dinamički sadržaj opcije.
- Na kraju kliknite Uštedjeti.
To je to! Sada ste izradili automatizirani tijek oblaka za Microsoft Forms u Power Automate.
Power Automate sada će dinamički pisati nove odgovore u vašu Excel radnu knjigu dok odgovarači šalju odgovore u stvarnom vremenu.
Ako ste do sada izvozili svoje Microsoft Forms odgovore u Excel na računalu, možete kopirati i zalijepiti postojeće podatke u novu automatiziranu radnu knjigu programa Excel. Ova radnja neće zaustaviti vaše Power Automate tokove.
Ažurirajte odgovore na anketu u Excelu u stvarnom vremenu
Automatiziranje ažuriranja Microsoft Forms odgovora u stvarnom vremenu u Microsoft Excelu olakšava život. Iako izravna opcija OneDrive for Business omogućuje jednostavnu sinkronizaciju ako niste podijelili svoj obrazac, Power Automate je praktičniji ako ste podijelili svoju Microsoft Forms anketu i ljudi to već čine odgovarajući.
Iako možete koristiti Microsoft Forms na osobnom računu, dinamičko pisanje odgovora u Excel i dalje zahtijeva da posjedujete Microsoft Business račun. Možda biste također željeli vidjeti kako se Google Forms uspoređuje s Microsoftovim jer su oni bliski konkurenti.
