Kako koristiti provjeru valjanosti podataka u Google tablicama

Ako želite smanjiti vjerojatnost pogreške u proračunskoj tablici Google tablica prihvaćanjem samo valjanih podataka, provjera valjanosti podataka je upravo ono što tražite. S provjerom valjanosti podataka možete uputiti Google tablice da prihvaćaju samo određenu vrstu ili raspon podataka za ćelije ili da upozori korisnika kada unese nevažeće podatke.

Provjera valjanosti podataka jednostavna je za korištenje, ali zahtijeva razumijevanje koncepata da bi se pravilno koristila. Čitajte dalje da biste saznali što je provjera valjanosti podataka i kako je možete koristiti u Google tablicama za poboljšanje proračunskih tablica.

Što je provjera valjanosti podataka u Google tablicama?

Provjera valjanosti podataka značajka je Google tablica koja vam omogućuje ograničavanje vrste unosa koje vaši korisnici mogu unijeti u određene ćelije. Možete koristiti provjeru valjanosti podataka kako biste korisniku dali upozorenje kada unese nevažeće podatke ili da biste u potpunosti odbili nevažeće podatke.

Uz pomoć provjere valjanosti podataka možete poboljšati proračunske tablice koje su namijenjene tuđoj upotrebi. Možete odrediti ograničenja vrijednosti koju mogu unijeti ili, na primjer, stvoriti padajući popis stavki koje mogu birati. U konačnici, također možete unijeti prilagođenu formulu kao kriterij za provjeru valjanosti podataka. Na taj će način Google tablice odbiti vrijednost ako ne zadovoljava prilagođenu jednadžbu.

Kako koristiti provjeru valjanosti podataka u Google tablicama

Provjera valjanosti podataka jednostavna je za rad u Google tablicama. Osnovni koraci za korištenje provjere valjanosti podataka su sljedeći:

1. Odaberite ćeliju ili raspon ćelija za koji želite koristiti provjeru valjanosti podataka.
2. Idite na Podaci izborniku, a zatim odaberite Provjera valjanosti podataka.
3. Unesite svoje kriterije.
4. Klik Uštedjeti.

Prije nego što prijeđemo na primjere u kojima implementiramo provjeru valjanosti podataka, pogledajmo detaljnije elemente provjere valjanosti podataka.

• Raspon stanica: Ovo je raspon u kojem će ulazni podaci proći kroz kriterije provjere valjanosti podataka. To može biti jedna ćelija ili niz stanica.
• Kriteriji: Ovo je kriterij u kojem označavate koja je vrsta podataka valjana. Važeća vrsta podataka može biti broj, tekst, datum, popis, potvrdni okvir ili prilagođena formula.
• O nevažećim podacima: Ovo ukazuje na reakciju Google tablica na nevažeće podatke. Možete odabrati da prođete nevažeći podaci i prikažete upozorenje ili da odbijete nevažeće podatke i prikažete upozorenje.
• Izgled: Ovdje možete unijeti tekst pomoći za provjeru valjanosti. Ovaj tekst će se prikazati kada korisnik unese nevažeće podatke u ćeliju.

Sada kada znate što je postavljanje provjere valjanosti podataka, pogledajmo provjeru valjanosti podataka na djelu s nekoliko primjera.

Primjer provjere valjanosti podataka 1: Postavljanje ograničenja vrijednosti broja

U ovom primjeru imamo uzorak proračunske tablice dizajniran za prikupljanje informacija o tome koje su se knjige korisniku najviše svidjele. Proračunska tablica uključuje stupac koji sadrži nazive knjiga i drugi stupac koji čeka na unos korisnika. Korisnik bi trebao svaku knjigu ocijeniti s 10.

Budući da je ocjena na skali od 10, a mi nemamo vremena provjeravati svaki unos, cilj je ograničiti vrijednosti koje korisnik može unijeti na 1-10. Korisnik ne bi trebao moći dati ocjenu knjizi ispod 1 ili iznad 10. To zahtijeva provjeru valjanosti podataka.

1. Odaberite ćelije u koje želite primijeniti provjeru valjanosti podataka. To će biti ćelije B2 do B7 u ovom primjeru.
2. Idite na Podaci izbornik i odaberite Provjera valjanosti podataka. Ovo će otvoriti prozor za provjeru valjanosti podataka.
3. Za Kriteriji, Izaberi Broj i između.
4. Unesite ograničenje broja po svom izboru. Za ovaj primjer, unijet ćemo 1 i 10.
5. Ček Odbijte unos. Ovo će prisiliti korisnika da unese valjane podatke.
6. Ček Prikaži tekst pomoći za provjeru valjanosti.
7. Unesite tekst pomoći za provjeru valjanosti kako biste obavijestili korisnika koja se vrsta podataka očekuje.
8. Klik Uštedjeti.

Sada je vaša tablica spremna za korisničke podatke. Kao test, pokušajte jednu od knjiga ocijeniti vrijednošću većom od 10 ili manjom od 1. Trebali biste dobiti pogrešku i vaši bi podaci trebali biti odbijeni. Sada, ako unesete vrijednost između 1 i 10, unos će biti prihvaćen. To je kao sat!

Primjer provjere valjanosti podataka 2: Izrada padajućeg popisa

Jedna od popularnih upotreba provjere valjanosti podataka je stvaranje padajućih popisa u Google tablicama. Možete stvoriti padajući popis kako biste korisniku dali izbor između stavki za koje ste odabrali valjane podatke.

U ovom primjeru imamo imena nekih studenata u proračunskoj tablici, a cilj je stvoriti padajući popis gdje korisnik može odabrati svoj smjer.

1. Odaberite ćelije u kojima želite imati padajući popis. To će biti ćelije B2 do B7 u ovom primjeru.
2. Idite na Podaci izbornik i odaberite Provjera valjanosti podataka. Otvorit će se izbornik za provjeru valjanosti podataka.
3. U kriterijima odaberite Popis stavki.
4. U tekstualni okvir unesite popis stavki. Stavke možete odvojiti zarezom (,). Za ovaj primjer, unijeli smo sljedeće stavke:

   medicina, farmacija, biologija, primijenjena matematika

5. Ček Prikaži padajući popis u ćeliji.
6. Ček Odbijte unos.
7. Ček Prikaži tekst pomoći za provjeru valjanosti.
8. Unesite tekst pomoći za provjeru valjanosti.
9. Klik Uštedjeti.

Primijetit ćete malu strelicu u svakoj ćeliji. Sada možete kliknuti ćelije za odabir s padajućeg popisa. Ako pokušate upisati vrijednost koja nije na popisu, vaša će vrijednost biti odbijena. Ipak, još uvijek možete upisati stavke s popisa.

Ako želite dodati točke nabrajanja na stavke na svom popisu, pročitajte naš članak na kako dodati oznake u Google tablice.

Primjer provjere valjanosti podataka 3: Postavljanje ograničenja duljine teksta

Možete koristiti provjeru valjanosti podataka s prilagođenim formulama za postizanje raznih stvari u Google tablicama. Prilagođene formule omogućuju vam postavljanje kriterija koji nisu ni u jednoj od vrsta kriterija ugrađenih u provjeru valjanosti podataka u Google tablicama.

Kao primjer, napravimo ćeliju koja u sebi dopušta samo 5 znakova ili manje. To ćemo učiniti pomoću provjere valjanosti podataka.

1. Odaberite ćeliju. To će biti D1 u ovom primjeru.
2. Ići Podaci a zatim odaberite Provjera valjanosti podataka.
3. U kriterijima odaberite Prilagođena formula.
4. Za prilagođenu formulu unesite formulu u nastavku:

   =LEN(D1)<5

   Ova formula koristi LEN funkciju za brojanje znakova u ćeliji i vraća true ako je duljina manja od 5 znakova.
5. Ček Odbijte unos.
6. Klik Uštedjeti.

Sada, ako unesete ime koje je duže od 5 znakova, Google tablice će ga odbiti i morat ćete pokušati ponovno. Možete koristiti funkcija automatskog popunjavanja za primjenu ove provjere valjanosti podataka na druge ćelije.

Potvrdite svoje podatke pomoću Google tablica

Provjera valjanosti podataka je alat koji vam omogućuje da ograničite ono što vi ili drugi korisnik možete unijeti u određene ćelije. Na taj način provjera valjanosti podataka može biti korisna u izradi anketa za prihvaćanje samo valjanih podataka ili u vašim vlastitim proračunskim tablicama za povećanje točnosti.

Postoji mnogo vrsta kriterija koje možete postaviti pomoću provjere valjanosti podataka u Google tablicama i ako podaci vrsta koju želite nije ugrađena u provjeru valjanosti podataka u Google tablicama, možete postaviti kriterije s prilagođenim formula. Sada znate kako koristiti provjeru valjanosti podataka u Google tablicama. Budite uvjereni da će manje nevažećih podataka učiniti vašu analizu lakšom i točnijom!

8 najboljih načina za korištenje Google tablica kao profesionalac

Pročitajte dalje

O autoru