5 savjeta za pisanje dugih e-poruka koje primatelji mogu pročitati

Slanje dugih e-poruka vašim klijentima i suradnicima obično se ne odobrava. Međutim, postoje slučajevi kada samo trebate poslati poduže ažuriranje ili pregled.

U tom slučaju htjet ćete učiniti uslugu sebi i primatelju tako što ćete prijeći točno na stvar i osigurati da ne moraju kopati po dugim odlomcima za informacije.

U ovom članku ćemo vas provesti kroz koje ponekad možete pomoći da svoje duže e-poruke učinite čitljivijim i lakšim za odgovaranje.

1. Upotrijebite bodove za sažimanje

Jedna od najvažnijih stvari koje treba zapamtiti kada pišete dugačku e-poruku je da će je primatelj vjerojatno brzo preletjeti. Pritom bi mogli propustiti važne informacije ili pitanja jer je jednostavno bilo previše za pročitati.

Kada pišete dugačku e-poruku, želite osigurati da primatelju olakšate pogled na njega, a da pritom ipak pronađe ključne stvari - drugim riječima, želite biti precizni u svojim e-porukama. Na taj način dobivaju informacije koje su im potrebne, a vi ćete vjerojatno dobiti promišljeniji odgovor.

Svaki od savjeta u ovom članku pomoći će vam da postignete točniju e-poruku koja se može preletjeti do točke – posebice pomoću točaka.

Zapisivanje informacija u točkom obliku ne znači da ne možete biti razgovorni. Možete biti u drugim dijelovima svoje e-pošte, kao što su pozdrav i odjava. Međutim, sažimanje informacija u točke prenijet će poruku brzo i učinkovito.

Umjesto da uključujete svaki detalj, identificirajte ključne informacije iz svoje poruke i izbjegavajte da budete mnogo riječi. Primatelju nije potrebno ponavljanje svake teme, nego samo glavne točke.

2. Koristite podebljano za važne točke

Korištenje velikih slova u e-poruci nije profesionalno. Međutim, možete dati svom čitatelju kimnuti u pravom smjeru s nekim suptilnim podebljanim slovima. Naravno, ne želite to učiniti za sve, ali ako postoji određena informacija za koju želite osigurati da se vidi kao datum, podsjetnik ili radnja, podebljajte je.

Primjer koristi samo podebljano za naslove i dvije fraze, od kojih oba pošiljatelj želi čitatelja poduzeti mjere—tražeći dodatne informacije u zapisniku sastanka i ne zaboravljajući a sastanak. Ako pregledava e-poštu, vjerojatnije je da će ovi privući njegovu pozornost, a on će možda pročitati ostatak radi konteksta.

Budući da je riječ samo o suptilnoj izmjeni teksta, manje je vjerojatno da će se primatelj osjećati kao da vičete, kao što može biti s velikim slovima.

3. Razdvojite e-poštu na teme s naslovima

Dodavanje naslova vašim e-porukama može zvučati pomalo kao slanje romana primatelju, ali to ne znači da ispod svakog od njih mora biti puno informacija. To im jednostavno pomaže da brže prolaze kroz e-poštu ako postoje određene informacije koje traže ili se trebaju kasnije obratiti.

Stavljanjem naslova podebljanim i korištenjem prijeloma redaka između svakog odjeljka, možete staviti razmak između svakog odjeljka, što olakšava čitanje – kao i svaki drugi dokument.

Korištenje naslova korisno je ako imate više tema koje želite pokriti, a koje ne zahtijevaju zasebne e-poruke - na primjer, dnevni pregled ili ažuriranje napretka.

4. Koristite različito oblikovanje za citate

Ako trebate prenijeti informacije točno onako kako ih je netko drugi napisao, napravite suptilne promjene u oblikovanju kako biste ih odvojili od vlastite priče. Na ovaj način nema zabune oko toga gdje vaša poruka završava, a druga počinje.

Naravno, navodnici bi mogli učiniti trik, ali ako već imate puno teksta prije i poslije, moglo bi stvorite dugačak odlomak koji je manje poželjan za čitanje i koji je više izazovan za izvlačenje informacija na prvi pogled.

Još jedna stvar koju treba imati na umu kada je u pitanju oblikovanje teksta u e-porukama, možda biste željeli izbjeći korištenje više fontova i boja jer to može učiniti da e-pošta izgleda neprofesionalno.

5. Sačuvaj pitanja do kraja

Jeste li ikada postavili više pitanja u e-poruci i dobili odgovore na možda pola? To se može dogoditi čak iu najkraćim e-porukama ili porukama.

Pokušajte svoja pitanja spremiti do kraja i držati ih kratkim i konkretnim. Ne samo da će to pomoći čitatelju da ih vidi, već i neće zaboraviti što ste usput pitali jer nakon toga ne iznosite više informacija.

Štoviše, mogu vam poslati odgovor koji jasno odgovara na pitanja redoslijedom kojim ste ih postavili.

Možda zvuči glupo, ali razmislite o svim e-mailovima, tekstovima, porukama i digitalnim medijima koji vam se svakodnevno prikazuju. Lako se omesti zbog preopterećenja e-pošte ili neka se jedna informacija istakne nad drugom.

Dodatni savjet — budite konkretni u svom predmetu

Ovaj dodatni savjet funkcionira za sve e-poruke općenito. Po biću specifičan u svom predmetu, pomažete primatelju na mnogo načina - oni će točno znati o čemu se radi, mogu to odrediti prioritete i mogu ga kasnije ponovno pronaći ako se zatrebaju na njega.

Na primjer, možete koristiti riječi poput pratiti, pitanje, podsjetnik, Ažuriraj, ili izvješće kako bi ih obavijestili o vrsti e-pošte. Ako se radi o određenom sastanku ili projektu, navedite naziv. Ako je e-poruka koja se ponavlja, navedite datum.

Slanje e-pošte s predmetom pratiti samo po sebi ne zvuči vrlo klikabilno ili važno, pogotovo kada vaš primatelj možda ima nekoliko drugih e-poruka s istim naslovom u pristigloj pošti.

Možete čak i obavijestiti ljude u retku predmeta ako je vaša poruka hitna, ali svakako to rezervirajte za stvari koje zapravo jesu.

Komunikacija je ključna

Iako neki možda savjetuju da ne šaljete duge e-poruke, ponekad jednostavno trebate. Najbolja stvar koju možete učiniti za svog primatelja jest držati se točke i osigurati da može brzo preći. Ne samo da će im pomoći da pronađu informacije koje su im potrebne u početku, već će im pomoći i da ih kasnije ponovno pogledaju.

Sljedeći put kada budete trebali poslati dugačku e-poruku, zašto ne biste isprobali jedan ili više ovih savjeta i vidjeli kako ide.

5 savjeta i alata za samouređivanje kako biste poboljšali svoje pisanje

Mnogi pisci se bore s procesom uređivanja. Ali, ako želite stvoriti kvalitetan sadržaj, ima smisla poboljšati svoje vještine uređivanja. Evo kako.

Pročitajte dalje

O autoru