Kako prevladati preopterećenost suradnjom na svom radnom mjestu

Kada se pojavi novi projekt, čest je slučaj da će se vaš tim okupiti kako bi razgovarali o tome kako ga najbolje riješiti. Ako se radi na pravi način, može učiniti čuda za vaš rezultat.

Međutim, dok se maksimalno trudite iskoristiti plodove ove vrste timskog rada, mogli biste se nenamjerno prezauzeti i stvoriti problem koji se zove "preopterećenje suradnjom".

U ovom članku raspravljat ćemo o savjetima i alatima koje možete koristiti da biste izbjegli preopterećenje suradnjom.

Što je preopterećenost suradnjom?

Preopterećenje suradnjom događa se kada se ljudi toliko često susreću s kolegama da ometa produktivnost i negativno utječe na dobrobit zaposlenika.

To može biti uzrokovano nekoliko čimbenika, kao što je previše nepotrebnih sastanaka, prekomjerno slanje e-pošte, pristup nekoliko digitalnih alati, previše ljudi koji rade na istom projektu istovremeno ili su uvijek dostupni da odgovore kolegama' upite.

Kada se to dogodi, članovi tima mogu postati preopterećeni i zarobljeni zadacima komunikacije i donošenja odluka.

To obično rezultira smanjenjem radne učinkovitosti i produktivnosti. U nekim slučajevima svi ti zajednički zadaci postaju smetnje koje sprječavaju pojedince da rade posao koji moraju sami obaviti.

Na kraju, granice između posla i osobnog života su zamagljene, jer su zaposlenici prisiljeni nositi nedovršeni posao kući, što dovodi do izgaranja.

Pogrešni alati mogu dovesti do zbrke, frustracije i preopterećenja suradnjom. S druge strane, pravi alati mogu učiniti vaš tim učinkovitijim i produktivnijim.

Prvi korak za prevladavanje preopterećenja suradnjom je odabir pravih alata za posao. Nisu sva digitalna rješenja stvorena jednaka, a neka su prikladnija za određene zadatke od drugih.

Na primjer, ima ih mnogo razloge za korištenje alata za suradnju umjesto e-pošte, uključujući uštedu vremena, uživanje u boljem pristupu informacijama i poboljšanje produktivnosti, da spomenemo samo neke.

Uz to, prilikom odabira alata za suradnju za svoj tim, svakako odaberite alati prilagođeni korisniku za jednostavno usvajanje i oni koji omogućuju integraciju s drugim aplikacijama za zajednički rad neprimjetno.

Na primjer, alat za timski razgovor kao što je Zatišje može biti izvrstan za internu komunikaciju među kolegama, dok alat za upravljanje zadacima poput Asana može vam pomoći pratiti tko što i kada radi. Oba softverska rješenja se besprijekorno povezuju, što vam omogućuje izbjegavajte promjenu konteksta i poboljšajte produktivnost tima i suradnju.

2. Napravite jasan tijek rada

Od vitalnog je značaja stvoriti jednostavan tijek rada kako biste izbjegli da previše ljudi radi na istom projektu. Dobro definiran proces može spriječiti zabunu i osigurati da svi znaju svoju ulogu i očekivanja. To također omogućuje zaposlenicima da bolje upravljaju svojim vremenom izvan posla.

Asana je izvrsna za ovaj posao. Možete jednostavno kreirati zadatke iz temelja i dodijeliti ih članovima svog tima ili možete iskoristiti jedan od brojnih predlošci.

Na primjer, ako se vaš tim obično bavi upitima korisničke podrške, izradite predložak za rukovanje njima tako da svi svaki put slijede isti proces. To će pomoći u smanjenju umora od odluke i poboljšanju kvalitete konačnog ishoda. Osim toga, koristite popise za provjeru kako biste pomogli članovima tima da ostanu na pravom putu i organizirani, što će umanjiti šanse da zadaci budu zaboravljeni.

Jasan tijek rada i dobro definirane uloge bitni su za izbjegavanje preopterećenja suradnjom. Uz prave alate i razumijevanje kako ih najbolje iskoristiti, možete zadržati svoj tim da radi produktivno zajedno bez osjećaja preopterećenosti.

3. Izradite Središnje spremište podataka

Jedan praktičan način za prevladavanje preopterećenja suradnjom je postavljanje internog wikija za centraliziranje svih vaših datoteka i informacija. To će pojedincima olakšati pristup svemu što im treba na jednom mjestu, bez svaki put ometajući druge kolege ili prolazite kroz nekoliko platformi kako biste pronašli ono što jesu tražim.

To možete učiniti pomoću alata kao što je Tettra. Ovaj alat vam omogućuje brzo i jednostavno stvaranje, pristup i dijeljenje stranica sa svojim timom. Također omogućuje višem broju korisnika da pristupe i dodaju informacije istovremeno i ima robusnu funkciju pretraživanja kako bi pronašli ono što tražite.

Imajući sve relevantne informacije na jednom mjestu, članovi tima mogu lako pronaći ono što im treba bez pretraživanja više e-poruka. Štoviše, integrira se s vašim Slack radnim prostorom tako da uvijek imate najnovije informacije na dohvat ruke.

4. Iskoristite prednosti asinkrone komunikacije

Asinkrona komunikacija izvrstan je način za poboljšanje produktivnosti i smanjiti preopterećenje suradnjom. Na primjer, umjesto da tražite od nekoga trenutni odgovor e-poštom ili instant porukom kada odgovor trebate samo kasnije, pošaljite mu SMS i zamolite ga da odgovori kad bude imao vremena.

Ova vrsta komunikacije može biti korisna ako radno vrijeme vašeg kolege nije usklađeno s vašim, na primjer, ako radite na daljinu u različitim vremenskim zonama. To će omogućiti objema stranama da završe svoj posao bez stalnog prekidanja jedna drugu kada nitko ne treba hitan odgovor.

Iskorištavanjem prednosti asinkrone komunikacije, možete se spasiti od primanja beskonačnih obavijesti o razmjeni poruka svaki dan, a da pritom i dalje održavate produktivne interakcije tima tijekom cijelog vremena. Možete ići dalje korištenje tihih sastanaka za zanimljiviju suradnju.

5. Prepoznajte učinkovitu suradnju

Iako možete koristiti gore navedene tehnike kako biste izbjegli preopterećenje suradnjom, bitno je prepoznati učinkovit timski rad kako biste potaknuli i motivirali zaposlenike da nastave produktivno raditi zajedno.

To možete lako učiniti s alatima kao što su Bonus koji omogućavaju menadžerima da prepoznaju zaposlenike kad god zajedno odu više od toga na određenom zadatku. Bonusly se integrira sa Slackom, omogućujući često i pravovremeno prepoznavanje.

Učinkovita suradnja je na dohvat ruke

Suradnja može biti održivo rješenje u mnogim slučajevima, ali pretjerano oslanjanje na nju može biti problematično. Preopterećenost suradnjom može biti pravi izazov na radnom mjestu.

Međutim, s ovim savjetima pri ruci možete ukloniti nepotrebne smetnje, a istovremeno potaknuti produktivne interakcije na radnom mjestu. Prepoznajući znakove preopterećenosti suradnjom i poduzimajući korake za njihovo rješavanje, možete zadržati svoj tim koji skladno radi zajedno prema zajedničkim ciljevima.

6 najboljih besplatnih alata za online suradnju za rad od kuće

Online suradnja s klijentima i timovima može biti komplicirana. Koristite ove pouzdane besplatne alate kada radite od kuće.

Pročitajte dalje

O autoru