5 učinkovitih savjeta za upravljanje zadacima koji se preklapaju

Proveli ste toliko vremena radeći na određenom zadatku. Dok prolazite kroz svoj posao, odahnete. Vrijeme i trud su se isplatili. Ne možete biti zadovoljniji rezultatom.

Ali vaš trenutak dobrog osjećaja kratko traje jer otkrijete da je netko drugi u vašem timu upravo završio rad na istom zadatku. Postaje još gore kad shvatiš da je i tvoj suigrač dobro odradio posao. Pred vama su dva sjajna rada, ali možete koristiti samo jedan. Vrijeme, trud i resursi utrošeni na jedan od njih su potpuni gubitak.

Što su zadaci koji se preklapaju?

Zadaci koji se preklapaju su zadaci koji se izvršavaju bilo u isto vrijeme ili uzastopno. Obično se javljaju ako više od jedne osobe radi na jednom projektu, stvarajući više verzija kada je potrebna samo jedna verzija.

Preklapanje nije isključivo za zadatke; pojavljuje se i u vašim rasporedima. Možete dogovoriti dva različita sastanka u isto vrijeme. I nažalost, ne možete se podijeliti na dvoje da biste bili na različitim mjestima istovremeno. Dakle, morate odustati od jednog od sastanaka.

Zašto se zadaci preklapaju?

Zadaci se prema zadanim postavkama ne preklapaju. Postoje rupe u vašem poslovanju koje dopuštaju da dupliciranje ostane neprimijećeno. I dok se ne riješe, zadaci će se i dalje preklapati, uzrokujući gubitak resursa.

Pogledajmo neke razloge zašto se zadaci preklapaju.

1. Neučinkovit tijek rada

Kako dodjeljujete zadatke članovima tima? Ako nemate odgovarajuću strukturu za delegiranje zadataka, postoji šansa da ćete isti zadatak dodijeliti više osoba.

Krug se nastavlja ako suigrači odaberu zadatke na kojima žele raditi bez unakrsne provjere radi li netko drugi na istom projektu.

2. Nedostatak timske suradnje

Kao vođa tima, vaša je odgovornost izgraditi timski duh u svom timu, kako bi članovi mogli surađivati ​​u postizanju zajedničkog cilja.

Nedostatak suradnje stvara sive zone. Više ljudi može samostalno raditi na jednom zadatku, a da toga nisu svjesni. Čak i kada surađuju na uzastopnim zadacima, rade što god žele bez provjere s drugim suigračima.

3. Preopterećenost poslom

Učinkovitost i preopterećenost radom se ne miješaju dobro. Ako želite da vam zaposlenici daju sve od sebe, ne dodijelite im previše posla.

Kada umor nastaje zbog preopterećenja poslom, tijek rada ima tendenciju promjene. Umjesto da slijede propisani postupak kako bi osigurali da ne dupliciraju zadatak, oni nastavljaju sa sljedećim dostupnim.

5 najboljih savjeta za upravljanje zadacima koji se preklapaju

Imati produktivan tim znači učinkovito upravljanje. Možete imati stotine zaposlenika, a i dalje biti neproduktivni ako ih ne koordinirate kako treba. Zadaci koji se preklapaju mogu ometati vašu produktivnost ako ih ne označite.

Pogledajmo kako to učiniti.

1. Budite otvoreni u vezi sa zadacima

Jedna od temeljnih vrijednosti najjačih timova na radnom mjestu je transparentnost. Ako vjerujete članovima svog tima dovoljno da radite s njima, trebali biste biti otvoreni u vezi poslova koje bi trebali obavljati.

Svaki zaposlenik trebao bi imati informacije o radu. Polaganje svih kartica na stol informira ih o zadacima na kojima rade i s kim rade. Kada postoji neravnoteža znanja o poslu, suigrači mogu raditi na istim zadacima, a da toga nisu svjesni.

Ljudi su osnaženi da brže obavljaju zadatke kada imaju prethodno znanje o njima. Bit će malo ili nimalo mjesta za preklapanje zadataka kada postoji ravnoteža u znanju.

2. Mjerite napredak

Ima li boljeg načina da saznate kako zaposlenici rade na zadacima od mjerenja njihovog napretka? Ako delegirate zadatke i odete, nemojte se iznenaditi ako se ne izvrše na vrijeme ili učinkovito.

Provjeravanjem kako se posao odvija, možete vidjeti kada se zadaci dupliciraju. Dovoljno rano otkrivanje suvišnosti pomaže vam da je zaustavite prije nego što se vrijeme i resursi potroše na to.

Ručno praćenje učinka zaposlenika je zahtjevno. Morate napustiti vlastite odgovornosti i pomno pratiti svaki njihov korak. Ali zahvaljujući alatima za tijek rada, možete automatizirati proces. Možete vidjeti kako se članovi vašeg tima bave svojim zadacima u svakom trenutku. Alati poput Asane vam pomažu da povećate svoju produktivnost i spriječiti preklapanje zadataka.

3. Negujte učinkovitu komunikaciju

Učinkovita komunikacija osigurava da se poruke prenose jasno, bez smetnji buke koja mijenja značenja.

Do preklapanja zadataka često dolazi zbog nedostatka informacija ili pogrešne komunikacije. Kada zaposlenici ne razumiju jasno upute koje su im dane, rade na temelju onoga što misle da bi trebali učiniti.

Njegovanje učinkovite komunikacije nije samo u izgovorenim ili napisanim riječima. To također uključuje pružanje pravi alati za komunikaciju. Radne upute trebaju se prenijeti timu brzo, bez odlaganja. Kada se pojave novi događaji, odmah obavijestite članove tima o njima.

4. Imenovati nadzornike projekta

Ovisno o veličini vašeg tima, možda će vam trebati dodatne ruke za pomoć u nadzoru zadataka.

Pripaziti na sve nije izvedivo ako je vaš tim velik. Trebat će vam supervizori projekta za odnose sa svojim radnicima na individualnoj razini. Voditelj projekta je u potpunosti uronjen u zadatke, bilježi što radi, a što ne.

Ako netko ima pitanja o svojim zadacima, može lako pitati nadzornika. Zadatke je teško umnožavati pod nadzorom voditelja projekta jer su svjesni svih aspekata projekta.

5. Automatizirajte tijek rada

Lakše se zadaci preklapaju kada se njima upravlja ručno. Bez obzira na to koliko oprezni pokušavate biti pri dodjeljivanju i upravljanju zadacima kako biste spriječili dupliciranje, stvari mogu proći kroz pukotine.

Usvajanje alata za automatizaciju za delegiranje zadataka osigurava da se niti jedan zadatak ne preuzima dvaput. Nakon što član tima radi na tome, posao je označen s popisa.

Automatizacija je također učinkovita za sekvencijalne zadatke. Sustav je konfiguriran na takav način da je raniji zadatak dovršen prije nego što možete prijeći na sljedeći.

Neka se svaki trud računa

Posljedice preklapanja zadataka su dugoročne. Vrijeme i resursi potrošeni na duple napore mogu se na površini činiti beznačajnima. Ali kada se sastavite s vremenom, shvatite da ste toliko toga izgubili.

Imati dvoje ljudi koji rade sjajan posao na dvije verzije zadatka kada je sve što vam treba jedna verzija ne čini niti jednu verziju boljom. Druga osoba mogla je sav taj trud uložiti u drugu aktivnost kako bi vam dala dva sjajna djela koja su korisna.

Što je teorija protoka? Kako ga primijeniti da poboljšate svoju produktivnost

Želite biti u zoni i poboljšati svoju produktivnost? Evo kako upotrijebiti teoriju toka da poboljšate svoj angažman i užitak.

Pročitajte dalje

O autoru