Prep 1 Nikada nemojte planirati sastanak bez svrhe. Ako možete postići ono što trebate postići putem e-pošte ili dopisa, bolje je da sebi i svojim kolegama uštedite vrijeme. 2 Započnite s jednom važnom radnjom, krajnjom svrhom sastanka. Koji je vaš cilj ili željeni ishod? Zašto sazivaš? Što treba učiniti? 3 Nakon što ste odredili cilj sastanka, razmislite malo o vrsti sastanka koji bi bio najbolji - jedan na jedan? Sesija između dva mala tima? Ili jednostavno vi, vođa, razgovarate s nekoliko ključnih igrača o svom planu igre? 4 Nakon što se odlučite za svoj primarni fokus, opišite sve što se treba dogoditi u prilog ovom ishodu. Pojednostavite plan kao cjelinu na manje akcijske stavke; sve konkretno, opipljivo i dodijelivo skupini. 5 Mnogi uredi već imaju rad na daljinu i koriste uobičajene aplikacije za virtualne sastanke kao što su Zoom, Skype ili Google Meet. Ako ste vi ili vaša tvrtka novi u svijetu udaljenih prostora za sastanke, istražite i odaberite najbolju aplikaciju za virtualne sastanke za svoje potrebe. 6 Odlučite koliko dugo vaš sastanak treba trajati; u pravilu vaš sastanak ne bi trebao trajati dulje od sat vremena. Napravite jednostavan raspored za vrijeme trajanja sastanka, dijeleći svoje ukupno vrijeme dodijeljeno u različite, definirane blokove, od kojih je svaki posvećen nečemu specifičnom. 7 U slučaju sastanka koji doista treba trajati dulje od sat vremena, kratka pauza u sredini mogla bi biti prikladna. Zakažite pet minuta ako je planirano da će to biti dugo. 8 Ako vaš kućni ured ili radni prostor još nije opremljen za virtualni sastanak, provjerite jesu li stvari u obliku broda prije dana vašeg sastanka. Svijetla, neutralna pozadina i snažan izvor osvjetljenja čine profesionalnu sličicu. 9 Unaprijed pripremite list dnevnog reda kako bi se prisutni spominjali dok vodite svoj virtualni sastanak. Ovaj list pomoći će im da ostanu s vama dok govorite; također će vam pomoći da razjasnite svoju viziju sastanka i organizirate vlastita razmišljanja. 10 Formalna prezentacija slajdova ili PowerPoint prezentacija također može uštedjeti vrijeme, osobito ako imate mnogo činjenica, statistika ili brojki koje možete podijeliti unutar ovog ograničenog vremenskog okvira. 11 Ako se resurs može dijeliti digitalno, uvijek je brže pružiti popis hiperveza, dokumentacije i preporuke za vaš tim nego što bi bilo da ih naučite svemu što će trebati znati tijekom sastanka sebe. Ako je potrebna intenzivnija obuka, treba je zakazati zasebno i u grupama, ako je moguće. 12 Identificirajte sve zapreke i nepoznanice na kojima još uvijek radite. Ako je potrebno, isplanirajte malo vremena za otvorenu raspravu. Izložite nekoliko različitih mogućnosti kojima ćete težiti ako je put ispred vas nejasan. 13. Dajte si popis za provjeru na koji ćete se obratiti nakon što ste dali svoj spiel. Ovo bi trebao biti popis svega što trebate prenijeti svom timu, kao i svoje akcije i sve što logistički vodi do njih. Ova odredba osigurava da se ništa ne zaboravi u ovom trenutku.
Poziva 14 Procijenite svoj popis aktivnosti i vizualizirajte tim koji trebate izgraditi kako biste se učinkovito i djelotvorno brinuli o njima. Tko treba prisustvovati? Koji je razlog uključivanja svakog sudionika? 15 Pozovite samo onoga tko vam je potreban. Iako se ne biste trebali osjećati ograničenim na jedan ili drugi određeni broj, uvijek se isplati da vaš popis gostiju bude što kraći, a da pritom ne zaboravite na nekoga važnog. 16 Kad god je to moguće, pozovite svoj popis sudionika unaprijed. Sastanci u zadnji čas su u redu kada su potrebni ili u hitnim slučajevima; kada planirate složenije, organizirane projekte, vaš um uvijek treba biti nekoliko tjedana unaprijed. Dan-od 17 Prije nego što počnete, očistite svoje područje od mogućih ometanja, osobito ako se ugađate od kuće. 18 Prije toga pojedite ručak ili brzi međuobrok i uz sebe popijte čašu vode. 19 Kao i kod svakog drugog profesionalnog susreta, vaš izgled trebao bi biti dobro odgojen i uredan. 20 Provjera mikrofona, kamere i Wi-Fi veze prije sastanka jedan je od načina da spriječite nesretni tehnički problem tijekom emisije. Ako koristite prijenosno računalo, provjerite jeste li uključeni, napunjeni i spremni za tutnjavu. 21 Vaša web kamera trebala bi vas dočekati u visini očiju. Pokušajte stisnuti prozor što bliže oku web kamere. Želite da vaš feed bude udoban za gledanje onima s kojima ćete se sastajati. Kontakt očima pomaže. 22 Ako ste nervozni ili nikada niste prisustvovali online sastanku na daljinu, prethodno vježbajte pred kamerom, a da vas nitko ne gleda. Vaš će osmijeh na ekranu vjerojatno izgledati i osjećati se puno drugačije od vašeg stvarnog; Izražavanje emocija pred kamerom je vještina, ali, nakon nekoliko virtualnih sastanaka, nećete morati ni razmišljati o tome. 23 Utišajte svoj telefon; isključite obavijesti na radnoj površini i sve ostalo što bi moglo stvarati buku tijekom sastanka. Ako je moguće, dogovorite neko vrijeme neposredno prije sastanka da odgovorite na poruke u zadnji čas ili da se prijavite s bilo čim važnim što aktivno pratite. 24 Trebali biste imati pri ruci aplikaciju za bilježenje ili blok papira i olovku za brze bilješke i obaveze. Trebali biste biti prisutni, angažirani i zainteresirani za onoga tko govori i što god govori. Tijekom 25 Ako ste organizator sastanka, brzo pređite na stvar. Započnite brzo i točno i recite što trebate reći prije nego što se bavite svojom prvom radnjom. 26 Ako je prikladno, možda ćete morati dodijeliti nekoga da snimi zapisnik sastanka. Neke vrste softvera za suradnju to će zapravo moći učiniti umjesto vas. Dokumentacija je najbrži način da se oni koji nisu prisutni brzo upoznaju s brzinom i osigurava da svi uključeni budu odgovorni za ono što je zapravo rečeno i podijeljeno. Pokušajte ga ne preskočiti, ako je moguće. 27 Ovisno o veličini i prirodi sastanka, predstavljanja mogu biti redom. Zakažite namjenski blok vremena za predstavljanje na početku sastanka ako je potrebno. 28 Dodjela uloga svakoj radnji će naravno biti jedan od najvažnijih dijelova svakog virtualnog sastanka. Opet, trebali biste već znati koje su to uloge i tko će ih obnašati prije početka sastanka. 29 Uspostavite vremenski okvir i učinite to vizualno, ako je moguće. Obavijestite sve kada ćete sljedeći put dodirnuti bazu. Pametno dodijelite rokove. Započnite dovoljno unaprijed kako bi svi imali više nego dovoljno vremena za uspjeh. 30 Smanjite besciljno brbljanje, osobito na početku sastanka. Nakon što ste dobili neki zamah, obično nećete morati nastaviti s mikroupravljanjem. 31 Brzo ponavljanje na kraju, pregled svake uloge i cilja, jedan je od načina da se učvrsti ishod sastanka. 32 Prije nego što se sastanak prekine, pobrinite se da svi napuste stol sa svime što im je potrebno za nastavak. Svatko bi trebao znati svoju ulogu i što će se od njega očekivati prije nego što se odjavi. Odvojite nekoliko minuta na kraju kako biste postavili sva pitanja i očistili zrak od svake zabune. 33 Ako vam je ostalo vremena na stražnjoj strani, a nitko ništa ne govori, nazovite ranije. Potvrdite da su svi na istoj stranici i nastavite s danom. Nakon 34 Ako ste sami ili od strane nadređenog dodijelili radnju, skočite na nju. Odmah počnite raditi na kratkoročnim radnjama. Počnite planirati stvari koje su dalje od niza. 35 Ako ga još nemate, novi grupni kalendar mogao bi biti prikladan način planiranja sljedećih sastanaka u budućnosti. To će biti posebno korisno ako će ovaj tim često surađivati, barem u doglednoj budućnosti. 36 Ako slijedite upute ili naredbe, pratite sve probleme na koje naiđete ili pitanja koja se pojave. Nehitni upiti općenito se mogu svrstati na popis koji dodajete dok idete. Naravno, ako ste stvarno zapeli, uvijek biste trebali odmah ispružiti ruku kako biste stali na noge. 37 Sjetite se svih svojih "pobjeda", čak i malih stvari, prije nego što zapravo dovršite svoju akciju kao cjelinu. Oni su izvrstan način da pratite svoj napredak i mogu pružiti prijeko potreban moralni poticaj u trenucima frustracije. 38 Kako vi i vaši kolege budete napredovali, novi ciljevi i izazovi će se pojaviti s horizonta. Uloge će se razvijati i pojavit će se novi ciljevi – kako bi se sve održalo na okupu u stvarnom vremenu, neophodna je otvorena komunikacija. Kada član tima uspije, trebao bi znati što ga slijedi. Uvijek dajte svakoj osobi nešto za raditi i kamo otići. Budućnost 39 Pratite sve. Ako organizirate pothvat, navratite onoliko često koliko je potrebno, pogotovo ako se čini da se netko muči. 40 Razmislite o sastanku u slobodno vrijeme. Što je dobro prošlo? Što se oteglo? Razmislite što odgovara vama i vašem timu, a što ne. Učinite što možete u budućnosti da ne upadnete u iste te zamke.
5 aplikacija koje štede vrijeme za bolje sastanke na mreži i izvan mreže
Bilo virtualno ili osobno, svoje vrijeme možete provesti učinkovitije i produktivnije ako koristite prave alate za organiziranje i upravljanje sastancima.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
