Kako poboljšati upravljanje vremenom pomoću DRY principa

Ako radite u uredu ili od kuće, velika je vjerojatnost da je velik dio vašeg izlaza digitalan, a to često uključuje dugotrajne ili ponavljajuće zadatke koje obavljate svakodnevno.

Možda ste čuli izraz “radite pametnije, a ne teže”, a upravo tu dolazi do izražaja DRY princip. DRY je skraćenica od Don't Repeat Yourself i točno opisuje kako možete poboljšati upravljanje vremenom i produktivnost.

Kako funkcionira DRY princip?

DRY princip izvorno je spomenut u The Pragmatic Programmer, knjizi objavljenoj 1999. godine, a programeri su ga koristili za pojednostavljenje koda. Glavna premisa iza toga je da umjesto ručnog ponavljanja istih radnih tijekova iznova, automatizirate taj proces kako biste uštedjeli vrijeme.

Na površini, ovo bi moglo zvučati očito, ali postoji mnogo zadataka koje radnici ponavljaju svaki dan. Na primjer, koliko e-poruka primate i pišete na dnevnoj bazi? Za svaku e-poruku koju pošaljete, u osnovi ponovno stvarate istu strukturu s malo drugačijim tekstom, a to oduzima mnogo vremena.

Povezano: Najbolji alati za izvješćivanje za voditelje projekata

DRY princip zahtijeva od vas da zabilježite sve radnje koje poduzimate na poslu, jednu po jednu. Kako biste ispunili ovaj zahtjev, možete uključiti zadatke koji spadaju u sljedeće kategorije:

• Neplanirano, kao što su dolazne poruke od klijenata.
• Mjesečne i godišnje odgovornosti, kao što su godišnja izvješća ili jedan na jedan.
• Rutina ili stvari koje radite svaki dan.

S ovim popisom tada možete početi otkrivati ​​koji od njih rade s DRY principom. Obratite pažnju na to koliko je svaki od njih ponavljajući, dugotrajan i/ili zastrašujući i zabilježite to. Vaši glavni kandidati bit će glavni subjekti za DRY princip, a vi ih možete početi automatizirati koliko god možete.

Bit će nekih koje ne možete u potpunosti automatizirati, a u tim slučajevima možete pojednostaviti aspekte odgovornosti.

Izradite predloške za svoju e-poštu

Jedan od najjednostavnijih i vjerojatno najboljih načina za automatizaciju vašeg izlaza je stvaranje predloška. Kao što je spomenuto, mnoge radnje koje izvršite najvjerojatnije se oslanjaju na istu specifičnu strukturu, na primjer, e-poruke poslane klijentima i mjesečna izvješća. Posjedovanje banke predložaka značajno smanjuje ponavljanje.

Svoju e-poštu možete automatizirati na dva različita načina. Možete koristiti aplikaciju poput TextExpander, što vam omogućuje spremanje dijelova teksta u Kratice karticu, a kada krenete pisati svoju sljedeću e-poštu, jednostavno upišite kraticu koju želite koristiti i ona će automatski proizvesti taj tekst. Isto tako, ovo također možete koristiti u Slacku i drugim uslugama za razmjenu trenutnih poruka.

Povezano: Kako se automatski CC ili BCC u Outlooku i Gmailu

Alternativno, možete automatizirati svoju e-poštu u aplikaciji. U programu Outlook 365 samo učinite sljedeće:

1. Označite tekst koji želite spremiti.
2. Idite na Umetnuti karticu i kliknite Brzi dijelovi.
3. Klik Spremite odabir u galeriju brzih dijelova.
4. Imenujte ga, a zatim kliknite U REDU.
5. Kada ga želite koristiti, idite na Umetni > Brzi dijelovi i odaberite onu koju želite koristiti.

Za Gmail ćete to morati osigurati Predlošci su omogućeni. Jednostavno idite na Postavke > Napredno > Predlošci i kliknite Omogući > U redu. Zatim slijedite ove korake:

1. U e-poruci označite tekst koji želite.
2. Kliknite na tri okomite točke u svojoj e-pošti, idite na Predlošci i kliknite Spremi nacrt kao predložak.
3. Zatim, da biste ga upotrijebili, kliknite okomite točke u e-poruci, idite na Predlošci i odaberite onu koju želite koristiti.

Izradite predloške za svoj rad

Slično kao i e-poruke, možete izraditi predloške za gotovo bilo koji dio posla koji završite. Bilo da se radi o izvješću, proračunskoj tablici, projektu ili bilo čemu drugom. Cilj je koristiti što manje ponavljanja za svaku radnju, tako da predložak to lako rješava.

Microsoft i Google imaju ogroman izbor predložaka koje možete birati ili možete izraditi svoje. Iako početno postavljanje može potrajati, dugoročno će se više nego isplatiti. Isto tako, ako redovito predstavljate dijaprojekcije, napravite standardni predložak kojem se možete vratiti i uređivati ​​po potrebi.

Povezano: Izradite profesionalnu fakturu od nule

Obavezno spremite sve svoje predloške na određeno mjesto kako biste ih mogli pozvati kada je potrebno. Ako smatrate da vam jedan od njih ne štedi vrijeme, upotrijebite tekst s prethodnog rada kako biste informirali svoje pisanje.

Automatizirajte svoje rutinske zadatke

Postoji mnoštvo zadataka koje radite i koji se nevjerojatno ponavljaju. Od zakazivanja događaja, pisanja popisa obaveza, bilježenja, spremanja datoteka i još mnogo toga. Iako vam može oduzeti samo nekoliko minuta, brzo se zbrajaju i oduzimaju vam fokus od vašeg posla.

Zapier je fantastična aplikacija za racionalizaciju višestrukih tokova rada, jer omogućuje komunikaciju između aplikacija koje najčešće koristite i šalje podatke za dovršavanje zadataka. Na primjer, ako koristite Gmail i Google disk, možete postaviti tijek rada u kojem se vaši privici e-pošte automatski spremaju na vaš Google disk. Ovo takoreći isključuje posrednika.

Kada kreirate svoj besplatni račun, jednostavno učinite sljedeće:

1. Od tvojeg nadzorna ploča, klik Napravite Zap.
2. traži za aplikaciju koju koristite, u kojoj se događa događaj, npr. Gmail.
3. Odaberite a Događaj okidača, npr. primite e-poštu.
4. Povežite aplikaciju.
5. Odaberite aplikaciju kojoj želite slati podatke, tj. Google disk.
6. Odaberite ishod, tj. spremajte datoteku.

Uz postavljanje Zapa, ovaj će proces biti potpuno automatiziran.

DRY princip je za vas

Uz sve ove procese koji se odvijaju u pozadini, vaše vrijeme je oslobođeno, tako da ne morate brinuti o ručnom dovršavanju tih ponavljajućih dijelova posla. Od svih alata za produktivnost, DRY princip čini upravljanje vremenom najučinkovitijim.

Iskoristite vrijeme koje imate sada da povećate svoj učinak u budućnosti i otkrit ćete da možete posvetiti puno više svog dana za stvari koje su vam najvažnije. Uvijek postoje stvari na koje možete primijeniti DRY princip, stoga pogledajte svoje radno opterećenje i vidite što možete automatizirati.

9 svakodnevnih zadataka koje možete automatizirati pomoću Zapiera

Evo nekoliko svakodnevnih zadataka koje možete automatizirati bez kodiranja u Zapieru kako biste uštedjeli vrijeme i olakšali život.

Pročitajte dalje

O autoru