10 stvari koje niste znali da možete učiniti s Microsoft SharePointom

Za mnoge je SharePoint platforma s ograničenim funkcijama. Ali to nije slučaj. Na ovoj platformi možete raditi mnoge stvari, od kojih su vam neke do sada možda bile nepoznate.

U ovom članku ćemo vam predstaviti takve značajke SharePointa koje će zasigurno zadiviti vaše kolege.

1. Obrada faktura

Ako vaša organizacija radi s klijentima treće strane, generiranje i obrada računa ključni su dijelovi vašeg radnog procesa. Većina organizacija ovisi o vanjskim alatima za upravljanje fakturama. Međutim, SharePoint korisnici mogu izvesti većinu koraka sa svoje izvorne platforme.

Možete koristiti Microsoft Forms za prikupljanje podataka o fakturi i njihovo uvoz u SharePoint. Izrada fakture i provođenje njezine analize prihoda također je moguće istovremeno na SharePointu.

Povezano: Google obrasci vs. Microsoft Forms: koji biste trebali koristiti?

Ovi procesi zahtijevaju uključivanje manjeg broja ljudi. Dakle, manja je vjerojatnost greške tijekom unosa podataka. Također, uključivanje automatiziranih koraka čini fakturiranje bržim. Također možete lako saznati o napretku procesa.

2. Upotrijebite tijekom onboardinga

Zapošljavanje i uključivanje novih ljudi u tvrtku je težak zadatak. Sve bi trebalo biti na mjestu kako bi se osiguralo pozitivno iskustvo za novog člana tima.

Integracijom Microsoft Forms i Power Automate sa SharePointom možete sakupiti sve informacije na jednom mjestu i stvoriti tijek rada za sve odjele. Nakon postavljanja integracije i tijeka rada, HR manager treba samo pratiti svaki korak.

Korištenje SharePointa u procesu onboardinga nudi dobitnu situaciju i za nove zaposlenike i za rukovodioce HR-a. Dok novi regrut može odmah početi sa svime dostupnim, regruteri će morati uložiti manje truda u prilagodbu.

3. Upravljajte zalihama

Upravljanje zalihama je užurban proces jer uključuje niz zadataka i podzadataka kao što su raspored nabave, praćenje troškova i održavanje. Također, ovisnosti zadataka mogu proces učiniti dugotrajnim i složenim.

Ako koristite SharePoint, možete ga integrirati s Power Automate, Microsoftovim popisima i Microsoftovim timovima za besprijekorno upravljanje vašim inventarom. Omogućit će vam upravljanje svim procesima, uključujući popis proizvoda, operacije rasporeda, vizualizaciju podataka s jedne platforme.

Osim što smanjuju vrijeme potrebno za upravljanje opremom, ove integracije značajno eliminiraju mogućnost pogrešaka i dupliciranih unosa podataka.

4. Dijelite dokumente sa bilo kim

Ako radite s klijentom ili dobavljačem, dijeljenje datoteka s ljudima izvan vašeg tima nezamjenjiv je dio vašeg radnog procesa. Koristeći SharePoint, možete jednostavno dijeliti datoteke ili dokumente s drugima. Značajke dopuštenja osiguravaju da imate potrebne sigurnosne mjere.

Ovisno o vrsti sigurnosti koju želite, možete dopustiti ljudima da pregledaju ili uređuju dokument. Također možete kontrolirati tko može pristupiti datoteci s pravom vrstom dopuštenja.

SharePoint vam omogućuje stvaranje predložaka datoteka i mapa s različitim dopuštenjima. To vas štedi od ručnog postavljanja dopuštenja za svaku novu datoteku ili mapu koju napravite.

5. Napravite Wiki stranicu

Uz stalno rastuću količinu informacija, organizacije moraju imati svoju Wiki stranicu. Takva web-mjesta mogu pohranjivati ​​i upravljati svim vrstama informacija, kao što su članci znanja, opći podaci o uslugama, informacije o artiklima i poslovne rasprave.

Možda ne znate da u SharePointu možete dobiti element pod nazivom Wiki Site. Može podnijeti sve zahtjeve organizacije u vezi s Wiki-om kojima generička Wikipedija ne može upravljati.

Korištenje SharePoint Wiki stranice također je jednostavno. Dodajte sadržaj i podijelite ga nakon što dobijete odobrenje administracije. Također možete koristiti SharePoint List za sortiranje i pretvaranje podataka u Excel datoteci i korištenje u drugim formatima na Wiki-u.

6. Integrirajte se s Microsoftovim timovima

Iako je Microsoft Teams vrhunski alat za suradnju, njegova integracija sa SharePointom podići će učinkovitost vašeg tima na sljedeću razinu. Ova će integracija biti osobito korisna za organizacije u kojima zaposlenici moraju istovremeno voditi više projekata.

SharePoint i Teams zajedno će ponuditi robusne funkcionalnosti centraliziranjem informacija. Također će se odvijati suradnja i komunikacija među kolegama uz pridržavanje usklađenosti.

Povezano: Najbolji načini upravljanja svojim timom u Microsoftovim timovima

7. Koristite kao napredni uređivač sadržaja

Budući da je SharePoint platforma za upravljanje dokumentima, dolazi s naprednim značajkama za uređivanje sadržaja. No, znate li da za uređivanje dokumenta nema potrebe za korištenjem alata za web dizajn kao što su SharePoint Designer ili DreamWeaver?

Uz pomoć web-dijela uređivača sadržaja možete izvršiti potrebne promjene na stranici. Neke od istaknutih značajki su dodavanje formatiranog teksta, slika, tablica i hiperveza na stranicu. Štoviše, sve to možete učiniti bez otvaranja dokumenta u naprednom uređivaču.

8. Sinkronizirajte raspored članova tima

Mnogi korisnici SharePointa ne znaju da platforma nudi zajednički kalendar. Svi članovi tima SharePoint mogu dodavati, uređivati ​​i pregledavati svoje nadolazeće rasporede i događaje. Zapravo, također možete definirati različite grupe unutar ovog kalendara i kasnije u skladu s tim dodati događaje.

Osim uobičajenih značajki kalendara, ovaj kalendar podržava dodjeljivanje zasebnih boja za svaku vrstu događaja kao što su sastanci, webinari, praznici. Tako možete lako pronaći događaj u kalendaru.

9. Automatizirajte zadatke

Automatizacija rada pomaže ljudima da se usredotoče na ključne zadatke. Kako ovaj proces automatizira redovite, svakodnevne zadatke, produktivnost tima se višestruko povećava. Koristeći SharePoint Workflows, možete u velikoj mjeri automatizirati svoje radne procese.

U SharePointu dobivate pet unaprijed programiranih tijekova rada: prikupljanje povratnih informacija, odobrenje, odobrenje objavljivanja, prikupljanje potpisa i tijekovi rada s tri stanja. Svaki tijek rada smanjuje vrijeme i rad koji trebate uložiti u projekt.

Štoviše, platforma vam također nudi mogućnost razvoja prilagođenih tijekova rada prema vašim poslovnim zahtjevima.

10. Zadržite stariju verziju dokumenta

Versioniranje je vitalni dio upravljanja dokumentima, osobito ako je dokument dio zajedničkog projekta koji uključuje više urednika. Obično, ovlašteni urednici mogu mijenjati dokument kad god žele.

SharePoint prikazuje najnoviju verziju dokumenta sa svim nedavnim izmjenama svima koji mu mogu pristupiti. Međutim, to nije sve. Također sprema sve verzije od stvaranja te datoteke u Povijest verzija. Svatko može pristupiti povijesti verzija da vidi tko je napravio koje promjene u dokumentu.

Iznenadite sve nepoznatim značajkama sustava SharePoint

SharePoint nije samo za online upravljanje dokumentima. Možete ga koristiti u razne druge svrhe. Ovdje ste saznali za neke neuobičajene funkcionalnosti ove platforme.

Iako bi vas mnoge od njih mogle iznenaditi, sve ove značajke sustava SharePoint omogućit će vam izvršavanje zadataka bez mijenjanja alata.

Što je Microsoft SharePoint? 4 značajke i prednosti korištenja

Microsoft SharePoint je alat za suradnju i upravljanje datotekama koji pomaže vašoj profesionalnoj i osobnoj produktivnosti. Evo što trebate znati!

Pročitajte dalje

O autoru