7 najboljih alata za organiziranje e-pošte i povećanje produktivnosti

Svaki dan vjerojatno primate nekoliko e-poruka od klijenata, prijatelja ili obitelji. Pokušaj organiziranja pretinca e-pošte može biti neodoljiv, pogotovo ako imate naviku izvan kontrole čuvanja svake poruke.

Evo nekoliko savjeta i alata koji će vam pomoći u organizaciji pristigle pošte kako biste imali više vremena za rad na popisu obaveza.

Savjeti za organiziranje pretinca e-pošte

• Provedite nekoliko minuta svaki dan brišući e-poruke koje vam nisu potrebne.
• Otkažite pretplatu na nepotrebne pretplate.
• Izradite posebne mape za poslovnu ili osobnu e-poštu gdje je to primjenjivo i razvrstajte poruke u te mape čim stignu.
• Koristite oznake za organiziranje dolazne pošte po temama (npr. financije, putovanja itd.).
• Arhivirajte umjesto brisanja bitne poruke koje trebate spremiti za buduću upotrebu.
• Ako je vaš Gmail račun povezan s vanjskom adresom e-pošte, prilagodite postavke obavijesti kako ne biste bili zatrpani nepotrebnim ažuriranjima.
• Koristite svoju primarnu adresu e-pošte za važne poruke i stvorite drugi račun za manje kritične, kao što su pretplate na e-poštu.

Ovi savjeti mogu značajno povećati vašu produktivnost. Međutim, u slučaju da trebate dodatnu pomoć, možete koristiti ove alate:

Shift vam omogućuje organiziranje pristigle pošte na jednom mjestu.

Možeš organizirajte svoju pristiglu poštu pomoću filtara, automatski se stvara kada šaljete e-poštu pomoću različitih klijenata e-pošte kao što su Gmail ili Microsoft Outlook. Pomoću ovih filtara možete organizirati e-poštu prema pošiljatelju, popisu, temi i još mnogo toga. Nakon što ste primijenili kriterije filtra na poruku, ona će biti smještena u određenu mapu sa svojim oznakama.

Shift također dolazi opremljen izvrsnom funkcijom pretraživanja koja radi na svim vašim računima i druge aplikacije kao što su Slack i Facebook Messenger, tako da možete brzo dohvatiti razgovore kada potreban.

Jedna od glavnih prednosti korištenja Shifta je da on centralizira sve vaše radne tijekove, ušteda vremena za prebacivanje između aplikacija i računa e-pošte, i poboljšanje vaše produktivnosti.

Jedan od razloga zašto možda ne želite preuzeti aplikaciju ili se prijaviti za web stranicu je taj što se bojite da će vas neprestano bombardirati e-poštom. Imati privremenu i jednokratnu adresu e-pošte izvrstan je način organiziranja pristigle pošte i izbjegavanja neželjene pošte.

Umjesto da date svoju primarnu adresu e-pošte, možete koristiti MailDrop za izradu besplatne adrese za aplikacije/web-mjesta s lošom sigurnosnom reputacijom ili za izbjegavanje neželjenih oglasa.

Inbox by Gmail nudi vam prilagodljive kategorije i drži e-poštu s tim temama na vrhu vaše pristigle pošte. Također nudi značajku "odgode" koja vam omogućuje da sakrijete e-poštu do određenog datuma ili vremena. Također možete koristiti značajku "dodaj u zadatak" da povežete važne poruke e-pošte s vašim Google zadatak popis brzo, gdje možete dodati bilješke i postaviti rokove.

"Skupovi" su još jedan način za automatsko sortiranje sličnih poruka iz newslettera i ažuriranja društvenih medija u kategorije koje se lako upravljaju. Ove vam strategije pomažu riješiti sav taj nered – bilo da se radi o pretplatama ili beskrajnim hrpama poslovnih e-poruka – i odmah prijeći na ono što je važno.

Unroll.me je besplatan alat koji vam omogućuje da se odjavite s newslettera i istovremeno organizirate svoju pristiglu poštu.

Otkazivanje pretplate na jedan newsletter možda se ne čini velikim izazovom, ali postaje neodoljivo kada se trebate nositi s desecima ili stotinama pretplata.

Unroll.me olakšava upravljanje stotinama e-poruka u isto vrijeme. U samo nekoliko klikova možete masovno otkazati pretplatu na biltene u cijelosti, organizirati ih s oznakama ako želite i pretraživati ​​određene poruke po ključnoj riječi.

Za one koji su zatrpani mnoštvom newslettera e-pošte, značajka "Rollup" u Unroll.me može biti od pomoći. Omogućuje vam da sve svoje omiljene pretplate na e-poštu sakupite u jednostavnu listu jednom dnevno.

Na ovaj način možete proći kroz pretplate odjednom umjesto da gubite vrijeme pregledavajući pristiglu poštu svaki put kada primite vijesti o promociji.

Ako ste natjecateljski pojedinac koji voli raditi stvari sami, onda možete pretvoriti masovnu kampanju za odjavu e-pošte u zabavnu igru. Igra e-pošte besplatan je alat koji igra igricu za proces brisanja pristigle pošte.

Da biste upravljali svojim sandučićima e-pošte, unesite svoju adresu e-pošte i pokrenite igru. Cilj je organizirati što više e-poruka unutar zadanog vremenskog okvira. Bićete kažnjeni ako predugo trajete, ali dobivate više bodova ako brzo upravljate svojim porukama.

Igra e-pošte omogućuje vam da razvijete naviku fokusiranja na jednu po jednu e-poštu prije nego što prijeđete na sljedeću, dok njezin integrirani mjerač vremena povećava vašu produktivnost.

InMoat je alat koji organizira e-poštu prema njihovim vrstama, na primjer, financije, produktivnost, zdravlje itd. Ovaj alat pomaže povećati vašu produktivnost odabirom i stavljanjem tipova e-poruka važnih za vas na vrh vaše pristigle pošte, dajući im prioritet u odnosu na druge.

Nakon što se prijavite na vaš račun, InMoat će od vas tražiti da odaberete industriju i zanimanje kako biste optimizirali svoje radne tijekove i postavili prioritete. Možete koristiti opciju "Pametni filtri" za odabir kategorije e-poruka koje će ostati u vašoj pristigloj pošti. Premjestit će manje kritične poruke e-pošte u vašu mapu InMoat za kasnije gledanje kada vam odgovara.

InMoat će također analizirati vašu mrežu i tražiti od vas da odaberete svoje pouzdane kontakte kako biste dali prioritet njihovim e-porukama, dok će poruke premještati iz nepoznatih izvora u drugu mapu.

FollowUpThen je vaš osobni asistent koji vas podsjeća da se obratite određenim e-porukama. To je spas za zaposlene ljude ili one koji često zaboravljaju važne poruke.

Nakon što pošaljete e-poštu s FollowUpThen, e-pošta će se vratiti točno na dan i vrijeme koje odredite u vašu pristiglu poštu. Nema više zaboravljanja važnih poslovnih dogovora ili sastanaka s prijateljima.

Vaša pristigla pošta može brzo utjecati na vašu produktivnost zbog tone e-pošte s koje primate potencijalne klijente, prijatelje, kolege i one dosadne biltene i vijesti o promociji koje nikad niste pitali za!

Sljedeći put kada se osjećate preplavljeni svime što se nalazi u pristigloj pošti, duboko udahnite, počnite primjenjivati ​​ove savjete i upotrijebite ove alate kako biste sve stavili pod kontrolu i povećali svoju produktivnost.

5 razloga za korištenje alata za suradnju umjesto e-pošte

Alati za suradnju nude koordiniraniji tijek rada timskih rasprava, dijeljenja datoteka, upravljanja zadacima itd. Evo zašto su bolji od e-pošte.

Pročitajte dalje

O autoru