Organiziranje uspješnog događaja je i korisna i stresna dužnost. Potrebne su vam posebne vještine za izradu proračuna koji uzima u obzir nepredvidive okolnosti, pronalaženje jedne ili više prikladnih lokacija, promociju događaja itd.
No, osim što posvećuju veliku pozornost detaljima, organizacijskim sposobnostima i znaju biti umreženi, oslanjanje na softver za planiranje događaja uvelike će pojednostaviti proces upravljanja i uštedjeti vrijeme.
Kako odabrati idealnu aplikaciju za planiranje događaja
Postoji mnogo aplikacija za planiranje događaja, a svaka nudi određene značajke. Međutim, najbolji softver za upravljanje događajima je onaj koji zadovoljava vaše potrebe jer različiti događaji zahtijevaju različite značajke.
Dakle, morat ćete odrediti svoje potrebe za vaš nadolazeći događaj kako biste znali odabrati idealan softver. Evo nekoliko pitanja koja će vas voditi kroz ovaj zadatak:
- Koju vrstu događaja organizirate, osobno, virtualno ili hibridno? To će vam pomoći pri odabiru aplikacije koja podržava vrstu događaja.
- Je li riječ o zatvorenom ili otvorenom događaju? Ako se radi o zatvorenom događaju, možda će vam trebati samo softver koji vam može pomoći u slanju pozivnica određenim gostima. Inače bi vam za promociju događaja bila potrebna aplikacija s ugrađenim marketinškim alatima.
- Ima li softver za planiranje događaja mobilnu verziju? Softver za planiranje događaja prilagođen mobilnim uređajima omogućuje vam pristup svim vašim podacima u pokretu. Također možete koristiti aplikaciju za dijeljenje informacija o događajima sa svojim sudionicima.
- Morate li izračunati puno ugostiteljskog inventara? Pomoću aplikacije s ugrađenim kalkulatorom za planiranje događaja možete imati sve svoje podatke na jednom mjestu.
- Što vam je potrebno za događaj? Ovdje možete napisati sve alate koji su vam potrebni, uključujući sustave obavijesti, sustave izdavanja karata, alate za prijavu posjećenosti itd.
- Trebate li surađivati s drugim organizatorima ili dionicima događaja? Ako da, trebali biste odabrati aplikaciju koja omogućuje komunikaciju.
Ova pitanja trebala bi vam pomoći da suzite popis aplikacija za planiranje događaja. Međutim, možda ćete morati miješati različite aplikacije ovisno o veličini vašeg događaja ili ako ne pronađete onu koja zadovoljava sve vaše potrebe. S tim u vezi, trebali biste razmotriti ova rješenja za planiranje događaja:
Eventbrite je nadaleko poznat kao jedan od najbolji alati za pronalaženje događaja oko vas, ali u svom alatu ima i aplikaciju za upravljanje događajima - Eventbrite Organizer.
Planirate li malo druženje ili veliku zabavu, možete se osloniti na Organizator događaja Eventbrite vaš jedinstveni alat za stvaranje vaših događaja, upravljanje prodajom događaja i praćenje posjećenosti putem vašeg pametni telefon.
Eventbrite možete upotrijebiti i za oglašavanje vašeg događaja na mreži i razmjenu vitalnih informacija sa svojim pozvanima.
Preuzimanje datoteka: Eventbrite Organizator za Android | iOS (besplatno, prilagođene cijene)
Toliko je pokretnih dijelova uključeno u planiranje događaja. Zato morate imati jedno središnje mjesto da biste ostali organizirani i pratili obavljene i nedovršene zadatke.
monday.com je moćan alat koji možete koristiti za stavljanje svih svojih pokrenutih projekata na istu platformu. Iako je prvenstveno alat za upravljanje projektima, također sadrži funkcije planiranja događaja i ugrađene predloške koje vi i drugi suradnici možete koristiti za planiranje proračuna ili organiziranje vremenskih rokova.
Možete koristiti Moj tjedan značajka za stvaranje i dodjeljivanje zadataka drugim članovima tima, a pomoću nadzorne ploče za praćenje i mjerenje vašeg napretka. Monday.com možete koristiti i za komunikaciju s članovima tima unutar aplikacije, pa se nećete morati izgubiti u hrpi pristiglih sandučića e -pošte. Probati moćni organizacijski alati monday.com koji nadopunjuju vašu timsku suradnju.
Preuzimanje datoteka: monday.com za Android | iOS (dostupna je besplatna, premium verzija)
3. Džepni planer
Jedna od ključnih vještina planera događaja je sposobnost sastavljanja točnih proračuna koji uzimaju u obzir neplanirane situacije. To znači da ćete se morati obratiti matematičaru u sebi.
No, svi ti ručni izračuni mogu oduzeti vrijeme i često se morate nositi s uskim rasporedima. Pocket Planner učinkovita je i jednostavna aplikacija koja vam može pomoći da napravite točne procjene za svoje događaje. Svi proračuni na jednom mjestu također će vam uštedjeti vrijeme.
Preuzimanje datoteka: Džepni planer za iOS (besplatno)
Društvene tablice praktičan su alat specijaliziran za dijagramiranje događaja koji će vam pomoći vizualizirati vaše mjesto, riješiti raspored sjedenja i surađivati s sudionicima.
Možete izraditi svoj arhitektonski plan ili za početak upotrijebiti jedan od njegovih 3D predložaka. Samo odaberite vrstu događaja, odaberite predložak koji odgovara stilu i prilagodite ga prema svojim potrebama.
Ovaj softver možete koristiti za oblikovanje izgleda prostora za događaje dodavanjem svih vrsta unaprijed izrađenih objekata, uključujući projektore, pozornice, tablice itd. Također možete dijeliti izgled s drugim suradnicima putem softvera.
Ako više volite sve-u-jednom platformu za upravljanje događajima kako biste izbjegli žongliranje s više specijaliziranih alata, nećete pogriješiti s Whovom. To je višenamjenski softver koji vam omogućuje upravljanje virtualnim, osobnim ili hibridnim događajima pomoću istog sustava.
Neke od njegovih ključnih značajki uključuju registraciju događaja, upravljanje konferencijama, marketing događaja, izradu web stranica, prijavu sudionika, angažman sudionika, umrežavanje itd.
Pomoću aplikacije možete podijeliti informacije kao što su dnevni red događaja i druga logistika (parkiranje i karte). Osim toga, posjetitelji mogu iskoristiti njegove mrežne značajke za razmjenu slika događaja, razmjenu kontakata skeniranjem posjetnica ili čak slanje poruka jedni drugima putem aplikacije.
Preuzimanje datoteka: Tko za Android | iOS (besplatni demo, prilagođene cijene)
S pouzdanjem upravljajte svojim događajima
Sada možete odustati od dugotrajnog DIY pristupa i osloniti se na ove alate za upravljanje događajima kako biste olakšali proces planiranja, pojednostavili operacije i pomogli vam u organizaciji uspješnijih događaja.
No, s obzirom na to da ne postoje dva ista događaja, ključ je identificirati vaše potrebe i odabrati najprikladniji softver koji će poravnati svaki element vašeg događaja. Samo naprijed i odaberite softver koji će vam pomoći da vaš sljedeći događaj zapamtite.
Zašto ne biste odbacili svoju aplikaciju za posao za planera Google diska? Ovi mrežni planeri izrađeni pomoću Googleovih alata dokazuju svoju svestranost.
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Ulaznice za događaje
- Alati za suradnju
- Upravljanje vremenom
- Alat za planiranje
Loic je slobodni pisac sadržaja na MakeUseOfu i cjeloživotni učenik. Svoju strast prema pisanju progoni od 2016. godine. Uživa u isprobavanju novih tehnoloških naprava i softvera s potencijalom pomoći korisnicima da postanu produktivniji.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
