Kako preuzeti kontrolu nad ulaznom poštom i ostati produktivan

Za profesionalca je nemoguće smisliti dan bez e-pošte. Studije pokazuju da korporativni profesionalci provode oko trećine radnog vremena provjeravajući svoje pretince.

Davanjem prioriteta e-pošti žrtvujete svoju produktivnost, fokus i kreativnost. Sljedeći savjeti mogu vam pomoći da kontrolirate vrijeme provjere pristigle pošte.

1. Ograničite provjeru e-pošte

Beskonačan broj pregledavanja pristigle pošte neće vas dovesti nikamo. Stoga ograničite broj puta koji želite provjerite novu e-poštu u vašoj pristigloj pošti.

Stvorite ograničenje ovisno o vašim zahtjevima i opterećenju. Provjera e-pošte na početku i na kraju radnog vremena je u redu. Ako je potrebno, možete ga provjeriti i nakon ručka.

Ne provjeravajte svoju pristiglu poštu tijekom najproduktivnijih sati dana, poput jutra i večeri, ili kada provodite vrijeme s obitelji. Možete biti fleksibilni i nastaviti eksperimentirati dok ne pronađete nešto prikladno. Na primjer, možete postaviti ograničenja poput:

• Ne provjeravajte poslovnu e-poštu prije 10 i poslije 19 sati. ili tijekom vikenda.
instagram viewer
• Provjerite pristiglu poštu samo dva ili tri puta dnevno.
• Koristite bilo koji strukturirani sustav koji prikazuje samo nedavne ili važne e-poruke.

2. Nabavite zadatke izravno u aplikaciju za upravljanje zadacima

Jeste li jedan od njih koji ovisi o e-porukama za dodjelu zadataka? Ako da, vrijeme je za promjenu. Jedan od glavnih razloga stalne provjere pristigle pošte je taj što vam drugi dodijeljuju nove zadatke putem e-pošte ili ih zadrže tamo.

Povezano: Najbolje značajke nTaska za besprijekorno upravljanje projektima

Vaša poštanska pošta ne mora raditi kao vaš popis obveza. Ograničite upotrebu e-pošte samo u komunikacijske svrhe, premjestite sve što treba djelovati dalje od odgovora na aplikacije za upravljanje zadacima ili na popis zadataka. Takve aplikacije nude i značajke trenutne komunikacije koje će upravljanje projektima učiniti besprijekornom.

Ako otvorite e-poštu i pročitate je, nemojte je samo zatvoriti nakon čitanja i zaokupiti drugim e-porukama. Odmah reagirajte na tu e-poštu kako biste se izbjegli ponovno vraćati u pristiglu poštu da biste odgovorili.

Ako e-mail treba odgovor, učinite to. Ako vam je potreban e-mail za buduću upotrebu:

• Zadrzi to.
• Ako je e-pošta kritična za poslovanje, označite je zvjezdicom.
• Ako vam više nije potreban, izbrišite ga.

Završetak svake e-pošte koju ste pročitali ključ je da ne biste pretrpali pristiglu poštu i mozak.

4. Zatvorite klijenta e-pošte

Da, možete nastaviti raditi na radnoj površini bez održavanja i pokretanja aplikacije za e-poštu. Nakon provjere i odgovaranja na e-poštu zatvorite aplikaciju i usredotočite se na izvršavanje zadataka.

Obavijestite svoju obitelj, prijatelje, kolege i klijente da e-pošta nije najbolji način da vas hitno odgovorimo.

Jednom kad budu svjesni toga, imat će ograničena očekivanja od vas u vezi s odgovorom e-poštom. Možete koristiti razne druge aplikacije za razmjenu trenutnih poruka na telefonu ili prijenosnom računalu kako biste ostali u kontaktu s obitelji i kolegama.

5. Neka odgovori na e-poštu budu kratki

Ako imate naviku pisati duge mailove, prestanite gubiti vrijeme i prijeđite na pisanje kratkih e-mail poruka. Pazite da su vaše e-adrese precizne i da je vaš upit naveden u prvom redu kako biste izbjegli zabunu. Većinu e-poruka možete završiti u nekoliko rečenica, a njegova kratkoća sugerira da cijenite svačije vrijeme, uključujući i svoje.

Samo će nekoliko e-adresa trebati dulji odgovor i lako ih možete zadržati u kategoriji "odgovoriti kasnije". Ako je moguće, takve odgovore možete poslati u obliku zvučnih poruka.

6. Recite Ne obavijestima e-poštom

Obavijesti su glavni uzrok ometanja modernog profesionalca. Bilo bi pogrešno pretpostaviti da sve obavijesti dolaze s društvenih mreža.

Upozorenja e-poštom pojavljuju se i povremeno, zbog čega je vaš redoviti tijek posla poremećen. Ako je obavijest e-poštom omogućena, zatvaranje aplikacije ili kartice neće vam pomoći.

Ako vam odvrati svaka nova obavijest e-poštom i zaokupite se provjerom pristigle pošte, bolje je onemogućiti novu obavijest e-poštom. Pomoći će vam da se usredotočite na zadatak koji imate, posebno na one kojima je potrebna potpuna pažnja.

7. Pokušajte aktivirati autoresponder za vikend

Ova je metoda neophodna ako ste slobodnjak ili samostalni poduzetnik. Automatski odgovor štedi vas od otuđenja od svih, a zanemaruje e-poštu radi vašeg duševnog mira.

Stvorite neke promišljene i informativne automatske odgovore koji će se pobrinuti za sve e-poruke koje dobijete tijekom vikenda ili odmora.

Povezano: Android aplikacije za postavljanje automatskih odgovora za sve

8. Prestanite provjeravati e-poštu na pametnom telefonu

Ova bi vas točka mogla uplašiti FOMO-om. Međutim, dobro razmislite trebate li zaista klijent e-pošte instaliran na vašem telefonu ili ne. Umjesto da primate e-poštu, na telefonu možete koristiti više aplikacija za trenutnu komunikaciju, poput Slacka. Ostavimo e-poštu za radnu površinu i uživajte u kratkoj pauzi bez brige.

9. Vrijednost prostora u pristigloj pošti

Možda upotrebljavate besplatni klijent e-pošte, ali to ne znači da ćete u pristigloj pošti preplaviti neželjenu e-poštu. Ako ste se pretplatili na web stranice koje vas tijekom dana bombardiraju prodajnim i promotivnim ponudama, vrijeme je da nešto poduzmete.

Mnogo promotivnih e-adresa stiže na vaše e-adrese jer ste im uopće dali dopuštenje. Dakle, otkažite pretplatu na web mjesta koja vas više ne zanimaju.

Također, dobro razmislite prije nego što se sljedeći put prijavite za biltene. Uz to, ne morate trošiti vrijeme na pronalaženje važnih e-adresa ili brisanje nepotrebnih e-adresa.

10. Odvojite svoje osobne i poslovne račune e-pošte

Moglo bi izgledati kao nešto što svi znamo, ali uvijek će biti ljudi koji u isti pretinac primaju i profesionalne i osobne e-poruke. Ako ste jedan od njih, krajnje je vrijeme da kreirate različite e-adrese u osobne i profesionalne svrhe.

Pokušajte ne provjeravati svoju osobnu e-poštu tijekom radnog vremena (osim ako ne očekujete da stigne neka ključna e-pošta). Isto tako, izbjegavajte provjeru službene e-pošte izvan radnog vremena. Dakle, možete održavati zdravu ravnotežu između poslovnog i privatnog života što će u konačnici pridonijeti vašoj produktivnosti.

Produktivno radite bez ometanja pristigle pošte

Iako je e-pošta donijela revolucionarnu promjenu u načinu na koji komuniciramo, obraćanje previše pažnje na nju može biti i distraktivno i destruktivno. Ograničavanjem pažnje na pristiglu poštu možete se i dalje usredotočiti na svakodnevne zadatke.

8 najboljih načina za upravljanje zadacima u Chromeu

Možete li pomoću preglednika Chrome upravljati svojim zadacima? Isprobajte ova proširenja za upravljanje zadacima da biste upravljali popisima zadataka (tima) i pratili vašu produktivnost.

Pročitajte Dalje

O autoru