Kako se nositi s preopterećenjem sastanka: 5 savjeta i alata

Sastanak u konferencijskoj sali (ili mrežnom radnom prostoru) zahtijeva razmjenu ideja, utvrđivanje ciljeva, praćenje napretka, dodjeljivanje zadataka itd.

Iako su to valjani razlozi za održavanje sastanka, previše dugih sastanaka može vam iscrpiti produktivnost. Evo kako možete smanjiti broj sastanaka u svom kalendaru. No, prvo otkrijmo:

Što vas uzrokuje da imate previše sastanaka?

Velike su šanse da ste se već pokušali nositi s ovim problemom. Međutim, sastanci se stalno pojavljuju po cijelom kalendaru. To je vjerojatno zato što niste pokušali otkriti temeljne uzroke problema; samo primjenjujete rješenja za flastere kako biste ublažili preopterećenje zbog simptoma.

Dakle, razmotrimo preopterećenje kao simptom dubljeg problema kako biste mogli pronaći učinkovito i trajno rješenje.

Prvo, pandemija COVID-19 i rezultirajući prelazak na udaljene ili hibridne modele rada značajno su povećali broj virtualnih sastanaka, uglavnom putem Zooma. Posljedica toga je da se udaljeni radnici bore s tim

Umor od zumiranja, ili iscrpljenost ekranskog vremena. Preopterećenje sastanka također može biti problem ako na sastanke pozovete sve. Kako se posjećenost povećava, angažman postupno opada.

Jedan od najčešćih temeljnih razloga za sastanke Zoom-a-back-back ili posjete konferencijskoj sali je nedostatak jasnog programa. U početku ćete možda imati cilj za sastanak, ali uskoro vam se fokus prebacuje na besposleno čavrljanje.

Na kraju, ali ne i najmanje važno, ne koristite učinkovito digitalne alate. Postoji širok raspon softvera koji je bolja alternativa za komunikaciju i suradnju.

Sljedeća najučinkovitija metoda za smanjenje broja sastanaka na vašem radnom mjestu je povećanje produktivnosti vaših sastanaka. Evo kako to možete postići:

1. Za asinhrone sastanke koristite interni Wiki

Sastanci se ne moraju uvijek održavati u stvarnom vremenu (sinkrono). U nekim će situacijama imati koristi asinkrona komunikacija (komunikacija koja ne zahtijeva da sudionici budu prisutni istovremeno i ne zahtijeva hitan odgovor).

Prihvaćanjem asinkrone komunikacije možete poboljšati produktivnost sastanaka. Omogućuje timovima korištenje softvera zasnovanog na znanju, npr Dokument 360 razmjenjivati ​​ideje vlastitim tempom. Alternativno, pomoću ovih web stranica možete stvoriti interni Wikii unutar njega postavite posebne stranice za sastanke. Ovi digitalni alati omogućuju vam da doprinesete sastanku pomoću značajke komentara.

Prihvaćajući asinhrone sastanke, vaš tim može odvojiti potrebno vrijeme za razumijevanje informacija o kojima se raspravlja, komunicirati sa suigračima u različitim vremenskim zonama, osnažiti introverte da sudjeluju tipkanjem i smanjiti prekide i smetnje.

2. Koristite softver za suradnju

Zašto biste zakazali dvosatni osobni sastanak kako biste predstavili nove ideje kada to možete učiniti putem e-pošte, ili još bolje, pomoću jednostavnog softvera za suradnju, poput Trello.

Kako biste povećali produktivnost svog tima, organizirajte sastanke u stvarnom vremenu samo kada morate, na primjer, za rješavanje sukoba. U protivnom, možete iskoristiti softver za suradnju za ažuriranje napretka ciljeva, pregled projekata ili predstavljanje novih ideja.

Na taj način vaš tim dobiva dovoljno vremena za razmišljanje o idejama koje žele podijeliti i davanje prioriteta najvažnijima. Štoviše, svi su ti podaci prema zadanim postavkama spremljeni i dostupni svima, umjesto da se oslanjaju na pisane zapise.

Trello možete koristiti za stvaranje ploča koje odgovaraju ciljevima vašeg sastanka, poput dnevnog reda sastanka, ažuriranja o prethodnim sastancima, ažuriranja tima ili novih ideja.

Preuzimanje datoteka: Trello za Android | iOS (Dostupna je besplatna, premium verzija)

3. Usredotočite se na dnevni red sastanka

Organiziranje sastanka bez dnevnog reda siguran je recept za neuspjeh. Morat ćete imati jasan plan sastanka kako ne biste skrenuli s kursa. Većina sastanaka često prolazi preko svojih dodijeljenih vremenskih okvira jer ne postoji jasan put koji treba slijediti.

Dakle, kako to možete popraviti? Uobičajeno, možete zapisati točke o kojima želite razgovarati tijekom sastanka, ispisati ih i priložiti druge relevantne dokumente prije nego što ih podijelite s sudionicima.

Alternativno, možete uštedjeti vrijeme i papir stvaranjem dnevnog reda Evernote i prilaganje svih datoteka ili web stranica koje su vam potrebne prije dijeljenja s vašim kolegama. Time se posjetiteljima omogućuje brz pristup informacijama koje su im potrebne putem njihovih pametnih telefona, tableta ili računala.

Preuzimanje datoteka: Evernote za Android | iOS (Dostupna je besplatna, premium verzija)

4. Izradite opuštene kanale za trenutnu komunikaciju

Kad ste dio velike organizacije s mnogo odjela, čini se da je sastanak jedina mogućnost razmjene informacija s određenim skupom ljudi. Nažalost, to nije uvijek najproduktivnija metoda.

Zašto biste grupu ljudi premjestili u konferencijsku sobu na 30-minutni sastanak ako iste podatke možete odmah podijeliti sa svima na radnoj površini putem platforme za razmjenu poruka, poput Zatišje?

Trebate samo za stvaranje namjenskog kanala za sastanak i pozvati sve relevantne sudionike. Na taj način možete voditi posebne razgovore o raznim projektima s osobama koje odlučite pozvati.

Preuzimanje datoteka: Opušteno za Android | iOS (Dostupna je besplatna, premium verzija)

5. Nemojte imati previše ljudi

Razmislite o zadnjem sastanku koji ste imali. Koliko je ljudi bilo prisutno? A koliko je njih dalo vrijedne doprinose sastanku? Najvjerojatnije su mnogi posjetitelji samo mirno sjedili bez sudjelovanja, dok su drugi provjeravali njihovu e -poštu. To je postala standardna praksa, osobito na sastancima s velikim brojem ljudi.

To se često događa jer organizatori žele izbjeći da se ljudi osjećaju izostavljeno. Iako bi to mogla biti plemenita gesta, nažalost, smanjuje produktivnost sastanka.

Možda se pitate, kako? Rizikujete da odete dalje od predviđenog vremena za sastanak kako biste se bavili naprijed -natrag raspravama, plitkim komentarima i nepotrebnim brbljanjem, što rezultira manjom učinkovitošću. Dakle, kako biste izbjegli preopterećenje, pozvati što je moguće manje ljudi.

Povezano: Osnovni savjeti za mrežne video konferencije

Ne dopustite da vas sastanci usporavaju

Sastanci i dalje igraju ključnu ulogu u većini organizacija. Međutim, postaju neproduktivni kada postanu preopterećeni i kada vaši timovi mogu provesti vrijeme sastanka na prioritetima. Pomoću gornjih savjeta i alata možete povećati produktivnost sastanaka.

5 najboljih načina za rješavanje iscrpljenosti ekranskog vremena

Stalno izlaganje ekranu može dovesti do glavobolje, zamagljenog vida i naprezanja očiju. Evo nekoliko savjeta za rješavanje iscrpljenosti ekrana.

Pročitajte Dalje

O autoru