Ne dopustite da se slanje e-pošte pretvori u sigurnosnu povredu

Oglas

Moguće je da je slučajnim odgovorom na sve utjecao netko koga poznajete. To je neugodno - i potpuno spriječiti - stanje, a vrlo je često. Ljudi su izašli pred svoje suradnike, dijelili imena pacijenata i otkrili adrese e-pošte - samo slučajno pritiskom na Odgovori svima. Godine 1997. Microsoft je podnio slučaj izbijanja slučajnih odgovora koji uključuje i procjenjuje se na 15 milijuna e-pošte.

To nije uvijek samo sramota; zapravo biste mogli pretrpjeti ozbiljan prekršaj sigurnosti uz štetnu upotrebu odgovora svih. Ako pošaljete podatke o računu ili poslovne tajne i slučajno uključite ljude koje ne treba kopirati, mogli biste imati ozbiljnih problema s vašim rukama. Želite biti sigurni da ne želite ugovoriti slučajno odgovor na sve? Evo kako se zaštititi.

Ako koristite Outlook

Najbolji način da ostanete sigurni jest da potpuno uklonite gumb Odgovori svima. U programu Outlook 2003 ili 2007 jednostavno kliknite strelica okrenuta prema dolje krajnje desno na alatnoj traci kliknite Dodavanje ili uklanjanje gumba

i riješite se odgovora svima. To možete učiniti u Outlooku 2010 ili 2013, ali to je prilično složeno.

CNET donosi sljedeće instrukcije. Ići Datoteka> Opcije> Prilagodi vrpcu. Kliknite na odgovoriti u desnom oknu, a zatim kliknite Ukloniti. Klik Nova grupa dva puta, a prvu novu grupu (prilagođenu) preimenujte u "Odgovori (prilagođeno)", a drugu kao "Odgovori svima (prilagođeno)". Klik Glavne kartice u lijevom oknu, a zatim proširite Početna (pošta) i odgovoriti. U desnom oknu odaberite Odgovori (prilagođeno).

Jednu po jednu dodajte naredbe Pošaljite odgovor, Odgovor, Naprijed, Sastanak, IM, i Više s lijevog okna odgovoriti (prilagođeno). U desnom oknu odaberite Odgovori svima (prilagođeno). Dodajte naredbu Odgovori svima. Izaberi Odgovori svima (prilagođeno) i koristiti dolje gumb za pomicanje pod "Pošalji / primi (IMAP / POP)", a zatim kliknite u redu.

Jednostavnija metoda je instalacija TuneReplyAll dodatak za Outlook. To će vam omogućiti pop-up upozorenje kada trebate koristiti Odgovori svima. Ako ne želite poslati svima svima, samo pritisnite Da - ako ne, kliknite na Ne.

Možete izraditi i pravilo koje kaže Outlooku šaljite svoje poruke na kašnjenje Kako postaviti Microsoft Outlook za zakazivanje isporuke e-pošte Čitaj više ; na taj način ako shvatite da ste pogodili Odgovori svima, imate vremena da otkažete slanje. Evo koraka koje morate poduzeti da biste stvorili ovo pravilo.

Klik Alati> Pravila i upozorenja> Novo pravilo. U okviru "Odaberite predložak" ispod Pravog pravila kliknite Provjerite poruke nakon slanja, a zatim kliknite Sljedeći. Odaberite sve željene opcije na popisu "Select condition (s)"), a zatim kliknite Sljedeći (ako ne odaberete nikakve uvjete, pravilo će se primijeniti na svaku poruku koju pošaljete). Na popisu "Odaberite akcije (a)" odaberite Odgodite isporuku za nekoliko minuta. U okviru "Uređivanje opisa pravila" kliknite podcrtanu frazu broj i upišite broj minuta za koje želite da svaka poruka bude odgođena, do 120 minuta. Klik u redu i Sljedeći, dodajte željene iznimke, a zatim kliknite Sljedeći. Dajte pravilu ime, provjerite Uključite ovo pravilo okvir i kliknite Završi.

Ako koristite Gmail

Jedan od najbolje značajke usluge Gmail Što je novo u dobrom starom Gmailu? 5 Značajke koje biste trebali odjavitiMožda ste propustili nekoliko novih značajki koje je Gmail postupno dodavao u posljednjih godinu dana. Pa pogledajmo što zaslužuje našu pažnju. Čitaj više koju možda ne upotrebljavate je značajka Otkaži slanje, koja vam omogućuje otkazivanje slanja e-pošte do 30 sekundi nakon što pritisnete gumb Pošalji, omogućujući vam da spriječite slučajno odgovaranje svih ispada najkasnije drugi. Nažalost, ako upotrebljavate a desktop klijent klijenta Traženje savršenog Mac računara za Desktop za GmailPotreban vam je desktop klijent za Gmail na Mac računalu? Evo najboljih koje smo mogli pronaći. Čitaj više , ovo vam neće pomoći.

Još jedna stvar koju treba provjeriti u vašim Gmail postavkama je da je zadano ponašanje odgovora postavljeno na Odgovor umjesto Odgovori svima. Ako je na Odgovori svima, svaki put kad pritisnete gumb za odgovor, Gmail će popuniti polja Za i CC s adresama ljudi također kopiranih u originalnoj e-pošti.

Boomerang, Gmail dodatna aplikacija Zakažite svoje poruke unutar Gmaila pomoću programa BoomerangBaydin (tvrtka koja stoji iza Boomeranga) upravo je najavio da korisnici mogu odgoditi poruke unutar Gmaila nakon što su već zakazane. Čitaj više , omogućuje vam da zakažete poruke koje ćete slati kasnije, što će vam omogućiti da im se vratite za nekoliko minuta ili prije nekoliko dana da biste bili sigurni da ne šaljete ništa neugodno svima u vašim kontaktima popis. Odaberite interval odgode i kliknite Pošaljite kasnije, a zatim kliknite gumb Bumerang u gornjem desnom kutu zaslona kako biste upravljali porukama koje kasnite. Lako!

Ako koristite druge davatelje usluga ili klijente

Ako koristite druge davatelje usluga ili klijente, možda ćete morati malo iskopati. Zove se proširenje Thunderbird-a Pošaljite kasnije omogućit će vam da zakažete svoje e-poruke koje ćete ubuduće slati. Lotus Notes uključuje naknadno slanje funkcionalnosti odmah izvan okvira, kao što to čine MailMate i Airmail.

Možete koristiti i web-usluge, poput LetterMeLater, da biste naknadno poslali e-poštu. Nakon što stvorite račun, možete stvoriti e-poštu koja će vam biti poslana kasnije i njima možete upravljati i prije nego što budu poslani kako biste unijeli potrebne promjene. Možete ga koristiti i iz vlastitog programa za e-poštu.

Ako vaš klijent e-pošte ne podržava nijednu od ovih opcija, uvijek možete spremiti svoju e-poštu kao skicu i vratiti se pet ili deset nekoliko minuta kasnije da provjerite niste li napravili potencijalno katastrofalne pogreške, poput kopiranja svih na popisu klijenata ili pregledavanja cijelog računala ured.

Slučajni odgovor svima: Ne dozvolite da vam se to dogodi!

Prva e-pošta poslana je prije 44 godine; mogli biste pomisliti da bismo izbrisali Slučajni odgovor Sve da se ne dogodi tako. Nažalost, cjepivo još nismo osmislili, pa ćete morati preuzeti zaštitu u svoje ruke. Onemogućavanje odgovora na sve funkcionalnosti, odlaganje slanja e-poruka ili samo spremanje u obliku nacrta za slanje nekoliko minuta kasnije može vam pomoći. Samo vi možete spriječiti slučajni odgovor svima!

Jeste li ikad slučajno podijelili previše informacija s Odgovori svima? Koristite li neku od gore navedenih strategija? Podijelite svoje najbolje taktike za borbu protiv slučajnih odgovora Sve u nastavku!

Kreditna slika: držeći glavu od thodonal88 putem Shutterstock-a