5 koraka za spremanje papira i digitalni prijenos

Oglas

Papir i alternativni materijali poput pergamenta nekad su bili vrlo rijetki i dragocjeni materijali. Danas papir koristimo gotovo svugdje ili bolje - gdje god ga ne možemo zamijeniti plastika.

Proizvodnja bilo kojeg materijala opterećuje okoliš, iako je papir - obično izrađen od drva, biorazgradiv i stoga ga je mnogo lakše reciklirati.

Digitalni digitalni fotoaparat ne samo da će uštedjeti papir i pomoći okolišu, već će vam uštedjeti i prostor: stol ili čak i vaš frižider izgledat će mnogo čistiji. Pronalaženje dokumenata bit će mnogo brže. I uostalom, živimo u digitalnom dobu! Evo kako započinjete:

1. Skeniranje

Sve započinje skeniranjem vaših postojećih papirnatih dokumenata. Ako nemate skener, možete upotrijebiti svoj digitalni fotoaparat, fotografirati i koristiti Snapter ispraviti perspektivu i izobličiti. Damien je detaljno pregledao alat prije nekoliko mjeseci: Snapter - skenirajte svoje dokumente bez skenera Snapter - skenirajte svoje dokumente bez skenera Čitaj više

2. Datoteka

Obavezno smislite dobar sustav koji će vam omogućiti lako pronalaženje dokumenta koji vam može trebati. Uvijek se zapitajte: "Gdje i kako ću ovo tražiti?"

Vjerojatno je najlakši način arhiviranja dokumenata u obliku PDF-ova, imenovanjem datuma i kratkog opisa te pretraživanjem svega što vam treba u sadržaju po ključnim riječima.

Kako pretraživanje slika za tekst još nije standard, naziv datoteke za slike mora biti vrlo opisan. A možete upotrijebiti i alat pod nazivom JOCR, koji će izvući tekst iz skeniranih dokumenata i staviti ih u tekstualnu datoteku. Možete dati tekstualnoj datoteci točno isto ime kao i slici, datoteke u istu mapu i na taj ćete način lako pronaći odgovarajući dokument. Varun je recenzirao JOCR: Kako izdvojiti tekst iz slika Kako izdvojiti tekst iz slika (OCR)Najbolji način za izdvajanje teksta sa slike je korištenje optičkog prepoznavanja znakova (OCR). Pokazujemo vam sedam besplatnih OCR alata za posao. Čitaj više

Ako ovo zvuči kao previše problema, skenirane dokumente i PDF datoteke možete i poslati putem datoteke GMail. Samo pošaljite datoteke sebi i upišite odgovarajuće, relevantne ključne riječi u e-poštu. Imajte na umu sigurnosni rizik kojem možda izlažete svoje datoteke, stoga pokušajte ne prenositi osjetljive dokumente.

3. Upotrijebite alate

Koristimo puno papira za slučajne bilješke, koji će se zauvijek zalijepiti na našim stolovima ili dok na nju ne prolijemo kavu. Da biste uštedjeli papir i da bi vaš stol izgledao malo urednije, pokušajte dobiti rutinu za korištenje alata.

Podsjetnici, brze bilješke, popisi obaveza, adrese mogu se organizirati i pohraniti na digitalni način. Ovisno o tome koje alate koristite, dodatna će vam prednost biti pristupanje gdje god se nalazili.

Za brze bilješke upotrijebite stickies, što je u osnovi digitalna alternativa Post-It Notesu.

Google kalendar omogućuje izvrstan kalendar na mreži i radnu površinu. Također vas može podsjetiti na zadatke. Ako Google kalendar integrirate u Thunderbird, čak možete kreirati i popise obveza izravno sa radne površine. U mom članku Kako: integrirati Google kalendar u Thunderbird Kako integrirati Google kalendar u ThunderbirdKoristite Thunderbird i Google Calendar i pitate se kako ih možete ujediniti? Pokazujemo vam kako u potpunosti integrirati Google kalendar s Thunderbird-om. Čitaj više , vidjet ćete kako se to radi.

Jedan od najboljih alata za organiziranje i rješavanje papirnih bilješki i podsjetnika je Sjetite se mlijeka. Budući da je kompatibilan s nizom drugih aplikacija, može vam postati i središnje središte za praćenje zadataka i informacija. David se pokrio 8 jednostavnih načina za upravljanje zadacima s pamti mlijekom 8 jednostavnih načina za upravljanje zadacima s pamti mlijekom Čitaj više , što daje malo više uvida u to što ovaj alat može učiniti za vas.

Nadalje, u članku Upravljajte svojim životom pomoću besplatnih online alata za upravljanje vremenom Upravljajte svojim životom pomoću besplatnih online alata za upravljanje vremenom Čitaj više , Pregledao sam nekoliko drugih korisnih alata, od kojih su neki spomenuti gore.

4. Sigurnosna kopija, sigurnosna kopija, sigurnosna kopija

Da biste otišli u potpunosti bez papira, u nekom ćete trenutku morati odbaciti originalne papirnate dokumente ili ih pohraniti. Naravno, postoje dokumenti kojih se morate pridržavati. Ali za većinu će digitalne kopije biti dovoljno dobre.

Međutim, događaju se nesreće. Tvrdi disk se može oštetiti, uzimajući u njega digitalne kopije vaših dokumenata. Stoga je važno stvoriti redovne sigurnosne kopije.

Povjerljive datoteke nikada ne bi trebale napustiti tvrdi disk i redovito ih trebate sigurnosno kopirati na vanjske pogone.

Što je sa dokumentima pohranjenim na vašem GMail računu? Iako je GMail možda prilično sigurno mjesto, trebali biste sigurnosno kopirati i svoj GMail račun, samo kako biste bili 100% sigurni da je sve evidentirano.

Karl je opisao u svom članku, postoji način da napravite sigurnosnu kopiju GMaila koristeći GMail Backup Kako sigurnosno kopirati Gmail račun na svoje računalo Kako izraditi sigurnosnu kopiju Gmail računa na VAŠem tvrdom diskuMožete izgubiti pristup svojim vrijednim podacima na Gmailu. Uz toliko dostupnih opcija, ima smisla redovito sigurnosno kopirati Gmail. Ovaj brzi vodič pokazuje kako. Čitaj više .

Konačno, imajući elektroničku kopiju svakog važnog dokumenta, čak i ako ne možete odbaciti izvornik, je sigurnosna kopija u sebi. Zamislite sve svoje dragocjene papirnate dokumente izgubljene u poplavi ili požaru - i još uvijek imate kopiju na tvrdom disku.

5. Ponoviti

Navedite gornje korake kao naviku. To je presudno. Zadržite podešavanje podsjetnika za skeniranje papirnatih dokumenata. Učinite skeniranje rutinu za sve što dolazi i radite na starim stvarima kada imate vremena. I ponovite.

Dakle, što vas sprečava da se potpuno pretvoriš iz korisnika starog školskog papira u digitalnog učitelja new agea? Javite nam se, u digitalnom obliku, u komentarima.