Razvijajte noćnu moru svoje mape za pristiglu poštu u pojednostavljeni sustav za razmjenu poruka

Oglas

Moram priznati da sam, kad je u pitanju organiziranje e-pošte, pomalo lijen. Kad od nekoga primim e-poštu, obično samo brzo odgovorim i ostavim poruku u pristigloj pošti. Kad sam mnogo koristio Yahoo Mail, to je rezultiralo time da je moja poštanska pošta narasla na oko 3000 do 4000 poruka. E sad, kako točno krećete na takav popravljanje scenarija noćne more?

Situacija postaje još kritičnija kad počnete raditi na daljinu. Svi se poslovi vašeg posla i rasprave tima odvijaju putem e-pošte. To organizaciju e-pošte i pojednostavljivanje čini još važnijom, jer može utjecati na kvalitetu vašeg rada i na to je li kao dobro organizirana i visoko funkcionalna osoba ili ne.

Prije svega, MakeUseOf je očito mjesto na koje se možete obratiti kad vam treba pomoć u vezi s vašim Gmail računom. Dva od mojih najdražih MUO članaka koji se usredotočuju na pojednostavljivanje Gmaila su Angelin sjajan popis načina korištenja Gmail kao alat za obavljanje više zadataka Kako pretvoriti Gmail u uređaj za obavljanje više zadataka (1. dio) Čitaj više

; a također sam jako uživao u članku Ann Smarty s nekoliko primjera kako se koristi Gmail filtrira kako bi poboljšao vašu produktivnost 3 sjajna primjera upotrebe Gmail filtera za produktivnost Čitaj više . U ovom ću članku podijeliti tri moćna načina na koja možete dobiti svoju mapu Inbox da se organizira, umjesto da trošite sate pokušavajući popraviti učinke svoje lijenosti u jednom sjedenju.

Čišćenje mape pristigle pošte kao evolucijski proces

Organiziranje i čišćenje moje mape za pristiglu poštu približno mi se sviđa kao pranje i pranje posuđa. Međutim, umjesto da organizirate čitavu pristiglu poštu i čitavu gomilu poruka nakupljenih tamo, možete stvoriti naviku da samo nekoliko stvari idete drugačije naprijed. Navedenih „nekoliko stvari“ na kraju će uzrokovati da se vaša poštanska pošta očisti. Zvuk je nemoguć? To nije - samo je stvar obuke pošte za poštu u Gmailu da djeluje inteligentnije i sređuje svoje poruke za vas.

Prvi korak koji obećavate sebi da ćete rukovati dolaznim porukama e-pošte govoreći Gmailu kako ih sortirati ili organizirati. Preusmjeravanjem uobičajenih dolaznih poruka e-pošte otkrit ćete da se Inbox vrlo brzo čisti.

Na primjer, nedavno sam pokrenuo Google kalendar kako bi mi poslao e-poštu s podsjetnicima za zadatke koje planiram obavljati za taj dan. Iako je ovo lijep način da se stvari izvrše, to je također sjajan način da se mapa pristigle pošte zamijeni u vrlo kratkom roku. Ostavio sam da se te poruke nagomilaju, ali sada se bavim e-porukama s obavijestima koje sam upravo stvorio primili danas i upotrijebili ga kako bi se retroaktivno vratili natrag i reorganizirali sve one koji se trenutačno prelamaju moj Inbox. Dok imate poruku otvorenu, sve što morate učiniti je kliknuti na "More Actions" i zatim odabrati "Filtriraj poruke poput ovih.

Na taj način ne morate shvatiti koje kriterije filtriranja trebate koristiti za primjenu na ovu grupu slika, e-poštu sustav već zna adresu e-pošte s koje je stigla poruka e-pošte i automatski ispunjava polje "From" za vas.

Imajte na umu da ćete baviti takvim porukama e-pošte koje danas dolaze u vašu pristiglu poštu, a vaš račun e-pošte podučit ćete kako organizirati mapu za vas. Možda će vam trebati dodatnog vremena danas ili sutra, ali nakon nekog vremena shvatit ćete da se vaš Gmail račun održava čistim i organiziranim! Prava tajna "podučavanja" vašeg Gmail računa što učiniti s porukom dolazi u sljedećem koraku postavljanja filtra.

Ako ste tek započeli s tim, vjerojatno nemate spremne naljepnice za poruke za koje se nadate da će ih organizirati. Ne bojte se - samo upotrijebite padajući okvir pored "Primijeni oznaku" za odabir "Nova oznaka ..." To će vam omogućiti dodijeliti oznaku koja dobro opisuje ovu vrstu e-pošte. Na primjer, u ovom slučaju nazvao sam vrstu e-pošte "Calendar_Notifications", a zatim sam rekao Gmailu da primijeni ovo novo pravilo na prošle poruke.

To je ono što usmjerava vaše napore. Umjesto da se vratite i reorganizirate svoje tisuće starih poruka e-pošte, možete prepustiti naporima s novi e-poruke koje dolaze rezultiraju čišćenjem postojeće hrpe raznovrsne pošte koja je prekrivala vašu pretinac pristigle pošte.

Koristite Superstars za brzo označavanje e-pošte

Ako ste išta poput mene, odasvud možete primati e-poštu - informativne e-poruke od vaše banke ili drugih organizacija s kojima poslujete, e-poruke suradnika ili ljudi kojima upravljate ili važne poruke članova tima da ste raditi sa. Ako se bavite velikim dotokom e-pošte, onda je vrlo pametna ideja početi "označavati" svoje e-poruke sa zvijezdama.

Označavanje zvjezdicom obično znači da je poruka vrlo važna, ali je također i sjajan način da se te važne e-poruke razbiju u podkategorije za brzo i lako pretraživanje kasnije. To možete učiniti tako što ćete omogućiti značajku Gmail laboratorija "Superstars".

Ova značajka omogućuje vam uporabu do 12 jedinstvenih ikona zvjezdica tako da ne možete samo odvajati važne poruke s ostatka hrpe pristigle pošte, ali te važne poruke možete sortirati u vlastite posebnog tipa. Morat ćete znati ime ikone za pretraživanje, pa na stranici s postavkama Gmaila samo pokažite mišem iznad ikone za naziv ikone. Kad čitate novu e-poštu i želite je označiti kao važnu i razvrstati - možete kliknuti opciju "zvijezda", a zatim više puta kliknuti da promijenite vrstu zvjezdice. U ovom slučaju kliknuo sam pet puta kako bih poruku označio kao važnu informativnu e-poštu o mojim Orbitz planovima putovanja.

Kasnije, kada se želite prisjetiti onih važnih poruka iz gomile ulaznih spremnika, samo pretražite vrstu kucanjem "ima: plavi-info" ili kako god ime vrste ikone - i dobit će se samo one poruke koje ste označili vratio. Na primjer, evo svih poruka koje sam označio kao važne informativne e-poruke.

To vam olakšava brzo pronalaženje poruka koje ste nekada morali loviti putem pristigle pošte - štedite vrijeme i izbjegavate veliku glavobolju.

Označite kritične e-poruke brzim vezama

Drugi važan način organiziranja i praćenja kritičnih poruka e-pošte za koje znate da ćete trebati riješiti prvog trenutka je omogućavanje funkcije Brze veze u Gmail laboratorijima. Ovo postavlja jednostavnu značajku za brze veze u lijevom oknu izbornika vašeg Gmail računa.

Kad primite e-poštu za koju znate da ćete se morati vratiti i pronaći je kasnije, samo kliknite "Dodaj brzu vezu" i Gmail će automatski snimiti URL za tu sliku i dodati je na lijevi izbornik popis. Tekstu veze možete dati bilo koji naslov koji želite.

Na lijevoj traci izbornika nalazi se veza e-pošte s naslovima koje ste odabrali. Ovo je vrlo koristan način da se izbjegne potreba za kopanjem onih e-poruka koje imaju važne podatke poput nečijeg telefonskog broja koji su vam poslali e-poštom. Kada je vrijeme da ih nazovete, sve što morate učiniti je kliknuti na vezu - nema potrebe za preskakanjem svih ostalih poruka e-pošte da biste pronašli važne podatke.

Primjetite da postoje "x" opcije uz svaku brzu vezu. To je zato što je ova značajka namijenjena za brzo spremanje informacija koje će vam trebati u kratkom roku. Nakon što upotrijebite informacije, dobra je ideja izbrisati brzu vezu kako biste svoj popis brzih veza održavali što kraćim. To je u osnovi brza ploča za greške za praćenje kritičnih poruka e-pošte za koje znate da ćete se uskoro morati vratiti.

Znate li neke druge korisne savjete koji će vam pomoći organizirati i pojednostaviti vaš Inbox? Podijelite svoje vlastite ideje i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku.