Zamjenjivanje papira: prednosti, nedostaci i digitalni zaobilaznice

Oglas

ured bez papira Budućnost je ovdje - Vaš vodič za život bez papira danasBez papira - pojam koji se već danima koristi prilično često. Ali što to znači? I u kojoj se mjeri primjenjuje? Svakako svi mi i dalje koristimo papir u određenoj mjeri unatoč napretku ... Čitaj više čini se da se napokon hvata u koštac. Dijelom to može biti još više popularna ideja minimalizma Kako biti učinkovit minimalist u svom svakodnevnom životuSve više i više ljudi odlučuje prihvatiti minimalizam. U određenim situacijama to može uzrokovati frustrirajuću pustoš u vašoj svakodnevici. Uz minimalno planiranje, do toga ne mora doći. Čitaj više . Ali je li sve to nirvana koja štedi stabla ili noćna mora proporcija A4?

Istražujemo prednosti i nedostatke, zajedno s korisnim savjetima, tako da sami možete odlučiti i odmah se baviti time.

Profesionalnost ureda bez papira

Pogledajmo najprije prednosti recimo Adios na papiru.

Rješavanje zastarjelog faks uređaja

Unatoč tome što je faks uređaj pretvoren u arhaičan uređaj, još uvijek postoje neki koji inzistiraju na tome da im se na noktima obesi. To su ljudi koji imaju svoj broj faks uređaja vidljivo prikazan na svojoj posjetnici. To su ljudi koji ne mogu prihvatiti da je izmišljeno nešto zvano "email", i kao rezultat toga, utapaju se pod morem faks papira.

Ako netko poput toga apsolutno inzistira na tome da vas nešto MORA posložiti faksom, onda postoje načini kako ih prihvatiti, a da se pritom ne nosite s papirnim zastojima i palicama na vašoj savjesti. Brojne internetske usluge mogu vam dodijeliti "virtualni broj faksa", a druga osoba može faksirati na taj broj. Nakon toga faks se pretvara u privitak e-pošti i šalje vam se preko interfejsa.

Loša strana je što su besplatni planovi za te web stranice nevjerojatno ograničavajući. Da biste dobili bilo koju pristojnu uslugu, trebate platiti mjesečni plan.

Neki su koje trebate pogledati Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, i FreeFaxtoEmail.

Imajući više prostora za Tango

Trenutno imam nekoliko kutija punih dokumenata koji sežu unazad 15 godina. Sjede u mom uredu i čekaju da budu skenirani kako bih napokon mogao rastrgati originale na papiru. U međuvremenu, dok moj najbolji prijatelj Procrastinate boravi sa mnom, neprestano se nadvijam po kutijama, udaram kukovima o njih i općenito se zaklinjem glavom u njih.

Kad konačno završim sa skeniranjem papira, napravit ću jednu veliku zabavu i još jedno piće svaki put kad dokument prođe kroz drobilicu (do kraja, bit ću potpuno bez nogu). Ali ono o čemu stvarno sanjam je da imam ogroman prostor u svom uredu. Mogu iskoristiti taj prostor za početak plesanja ili borbu protiv psa. I podsjetite se koje je boje moj pod.

Ako ste tvrtka koja troši puno novca na skladišni prostor za svoje dokumente, samo razmislite koliko ćete uštedjeti, skeniranje tih dokumenata i spali cijelu seriju. Moral zaposlenika proći će kroz krov.

Spremanje okoliša od nas samih

Najočitija prednost je naravno okoliš. Seče se previše stabala, a Amazonske prašume dijelom nestaju kako bi prehranile industriju celuloze i papira. Sve što možemo učiniti da usporimo to očito je dobra vijest za planet na kojem živimo. Ispisujemo previše i previše papira se troši. Prelaskom u okruženje bez papira, možete zaraditi svoje živote za majku prirodu.

Ako ti MORA nešto ispisati Najbolji savjeti i alati za pomoć pri ispisu web stranicaBez obzira koliko se trudili bez papira, ponekad vam je potrebno ispisati tu web stranicu. To mogu biti upute, članak za nastavu, priručnik za sastanak na poslu itd. Kao... Čitaj više , onda postoje načini kako smanjiti količinu papira i tinte koje koristite. Usluge kao što su PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Južnoafrički mravojed, i Printliminator pomoći će vam da uklonite sve nepotrebne elemente sa stranice prije nego što je tiskate, poput oglasa. Ali gdje god je to moguće, skenirajte i pošaljite e-poštom.

Papir ne traje zauvijek, ali digitalne datoteke hoće

Životna je činjenica da papir ne traje vječno. Magna Carta vjerojatno nije tako svježa kao što je bila kad je napisana. Dnevnik Anne Frank počinje smeđi i kovrčati se po rubovima. Papir se s vremenom jednostavno počinje raspadati s obzirom da je prošlo dovoljno vremena.

Drugim riječima, užasan je način dugoročne pohrane podataka. Nikad ne možete biti sigurni kada će se smeđati, protrljati, izblijediti, uviti ili jednostavno popiti šalicu kave po cijeloj točki. Ali digitalnu datoteku? Pod uvjetom da ga zadržite u popularnom formatu, kao što su PDF ili TXT i radite redovite sigurnosne kopije 5 osnovnih činjenica sigurnosne kopije koje bi svaki Windows korisnik trebao znatiNikad se ne umorimo da bismo vas podsjetili da napravite sigurnosne kopije i čuvate vaše podatke. Ako se pitate što, koliko često i gdje trebate izrađivati ​​sigurnosnu kopiju datoteka, imamo odgovore naprijed. Čitaj više , uvijek će biti tu kad vam zatreba. Za dvadeset ili trideset godina i dalje će izgledati isto kao kad ste ga prvi put napravili.

Zaposlenici mogu raditi na daljinu

Problem s papirom je što u uredskom okruženju, ako želite da kolege na drugim zemljopisnim lokacijama imaju kopiju, morate je poslati poštom. Za to je potrebno vrijeme (još više ako ga pošta izgubi). Vrijeme u mnogim slučajevima znači gubitak novca, odlaganje prilika i porast frustracije.

Ako su datoteke digitalizirane, međutim, one se mogu staviti u mrežu u tvrtki intranet Brzo postavite vlastiti intranet u mreži pomoću ocPortalJeste li ikad razmišljali o tome kako bi moglo biti "portalna stranica" za vašu obitelj, baš kao što mnoge tvrtke nude zaposlenicima? Ne bi li bilo prikladno imati centralno web sjedište ... Čitaj više ili wiki 4 od najboljih osobnih wikija koji će vas organiziratiŠto ako postoji wiki softver osmišljen da vam pomogne na osobnoj razini? Možete ga koristiti za bilo što, na primjer, za orisati svoj roman, pratiti projekte poboljšanja kuće ili planirati ... Čitaj više . Ili se mogu poslati e-poštom ili staviti u mapu za pohranu u oblaku. To omogućuje kolegama iz drugog ureda da odmah dobiju svoj primjerak, bez potrebe za čekanjem. Ako je dokument prenesen u mjesto suradnje 10+ alata za suradnju bez prijave koji možete koristiti za 10 sekundiSuradnja na mreži može uštedjeti vas i vaš tim i vrijeme i novac. Brza suradnja može uštedjeti malo više. Ovi su alati spremni za upotrebu kada budete. Nije potrebna registracija. Čitaj više kao što su Google dokumenti ili Dropbox, svi na svim lokacijama mogu početi ostavljati povratne informacije u stvarnom vremenu.

Nedostaci ureda bez papira

Ali, odlazak bez papira nije uvijek raj kakav je stvoren. Tehnologija za spašavanje!

Skeniranje svakog. Singl. Komad. Od. Papir.

Odmah po šišmišu, ovo je najviše neugodno za čitavo poduzeće. Pronalaženje energije i sklonosti sjedenju i skeniranju svakog pojedinog papira. To je mučno, puno vremena i, iskreno, mnogo biste radije gledali ponavljanja Baywatch na TV-u.

No, možete učiniti nekoliko stvari kako biste malo olakšali posao. Prvo pregledajte svaki komad papira i stavite ga u jednu od tri hrpe - definitivno skeniranje, možda skeniranje, i isjeckati. isjeckati stvari... ...... riješite ga i riješite ga se.

Vjerojatno se možete riješiti plaćenih računa, potvrda za stvari za koje je garancija odavno istekla, upute za uporabu (vjerovatno su proizvođači učitao PDF verziju Ne možete pronaći korisnički priručnik za opremu? Pretražite ove web stranice stručnjakaPažljiv tip s predviđanjima će skenirati korisnički priručnik i zadržati softcopy u svom računalu ili potražiti softcopy koji je obično dostupan u obliku PDF-a na web mjestu proizvođača. Postoji treća ... Čitaj više na njihovoj web stranici), uplatnice za bankovni depozit (ali NE i izvodi) i tako dalje. Samo bacite kritički pogled na to i odlučite "trebam li zaista zadržati ovo?“.

Možda Scan je za stvari u koje još niste sigurni i ne želite žuriti sa odlukom. Držite one po strani.

Tada ćete otkriti da Definitivno skeniranje gomila je vjerojatno upravljivija. Sada stvorite mape na računalu (Porezi, osiguranje, uplatniceitd.), a kada skenirate dokument, odmah ga premjestite u odgovarajuću mapu i dodajte opisni naziv.

Postoje aplikacije za koje tvrdi da vam ubrzaju proces (po mom mišljenju rezultati su pomiješani). Evernote ima mogućnost skeniranja, koji prepoznaje rubove dokumenta kada usmjerite kameru svog pametnog telefona na nju. Tu je i Photomyne ako skenirate fotografije. AlternativeTo ima nekih dobre alternative za skeniranje ako tražite nešto drugo. Posebno mi se sviđa ScanBot Najbolje aplikacije za primanje za skeniranje, praćenje i upravljanje računimaOve aplikacije za skeniranje primanja pomoći će vam da skenirate, spremite i organizirate svaki račun za vaše osobne ili poslovne potrebe. Čitaj više .

Sjećanje da poduzmemo sve gore

Što više skenirate, to vam je važnije uzvrati sve Vodič za sigurnosnu kopiju i vraćanje sustava WindowsDogađaju se katastrofe. Ako niste spremni izgubiti svoje podatke, potrebna vam je dobra sigurnosna kopija programa Windows. Pokazat ćemo vam kako pripremiti sigurnosne kopije i obnoviti ih. Čitaj više . Jer ako se vaše računalo odluči na samoubojstvo ili samouništavanje, nema sigurnosnih kopija znači da nema apsolutno nikakvih datoteka. A u mnogim slučajevima to može biti neznatna katastrofa (pogotovo ako ste izgubili poreznu dokumentaciju). Mnoge tvrtke iz mog iskustva nude zamjenske kopije dokumenata za cijenu i možda ćete se odlučiti za to. Noću možete lakše spavati ako imate rezervno rješenje u blizini ili na daljinu (ili oboje).

U najmanju ruku, trebali biste imati prijenosni tvrdi disk (nabavite najmanje 1 terabajt prostora). Ako imate Windows PC Ultimate Vodič za sigurnosnu kopiju podataka za Windows 10Saželi smo sve mogućnosti sigurnosne kopije, obnove, oporavka i popravka koje bismo mogli pronaći u sustavu Windows 10. Koristite naše jednostavne savjete i više nikada ne očajavajte nad izgubljenim podacima! Čitaj više , preuzimanje i korištenje SyncToy, SyncToy: Microsoftovo jednostavno sigurnosno kopiranje i rješenje za sinkronizaciju [Windows]Ako na računalu imate datoteke, morate ih sigurnosno kopirati. Običan i jednostavan. Mnogi od nas upoznati su s sigurnosnim kopijama i postoji mnogo metoda i programa za korištenje. Još jedan aspekt koji ... Čitaj više izuzetno jednostavan alat za izradu sigurnosnih kopija. Korisnici Maca Vrhunsko trostruko sigurnosno kopiranje rješenje za vaš Mac [Mac OSX]Kao programer ovdje u MakeUseOf-u i kao neko ko zarađuje čitav svoj prihod radeći na mreži, fer je reći da su moje računalo i podaci prilično važni. Savršeno su postavljeni za produktivnost uz ... Čitaj više vjerojatno će gravitirati Vremeplov Particija i korištenje tvrdog diska vašeg vremenskog stroja za pohranjivanje datoteka previšeAko je tvrdi disk vašeg Maca malen, a tvrdi disk Time Machine velik, možda bi bilo korisno koristiti pogon i za sigurnosne kopije i za pohranu. Čitaj više . Što god odlučili koristiti, trebate postaviti nekakav automatizirani sustav za sigurnosno kopiranje datoteka svaki dan u isto vrijeme, bez pogreške.

U idealnom slučaju trebali biste imati i sigurnosnu kopiju na daljinu, samo u slučaju da vam mjesto poplavi ili zapne. Prije nego što svoje vrijedne datoteke pošaljete u oblak, svakako ih šifrirajte u posebnoj mapi 5 učinkovitih alata za šifriranje vaših tajnih datotekaTrebamo pažljivije nego ikad prije posvetiti alatima za šifriranje i svemu što je dizajnirano da zaštiti našu privatnost. S pravim alatima jednostavno je čuvati naše podatke. Čitaj više prvi. WinRAR i WinZip mogu šifrirati datoteke, kao što mogu Veracrypti njegov zastarjeli prethodnik, TrueCrypt TrueCrypt je mrtav: 4 alternative šifriranja diska za WindowsTrueCrypt više nije, ali srećom postoje i drugi korisni programi šifriranja. Iako možda nisu točne zamjene, one bi trebale odgovarati vašim potrebama. Čitaj više . Mogućnosti za oblak uključuju Dropbox, Google pogon, Box i SkyDrive.

Pronalaženje baze podataka s OCR-type tehnologijom

Nakon što ste sve skenirali, možete krenuti putem sortiranja mapa i podmapa prema kategoriji datuma i mjeseci (pa čak i dnevnih mapa, ako stvarno želite precizirati). Ili su vrata broj dva pronalaženje neke baze podataka OCR-tehnologija 4 besplatna online OCR alata Stavite na krajnji testS napretkom OCR tehnologije pretvorba teksta i slika iz skeniranog PDF dokumenta u tekst koji se može uređivati ​​je lakša. Testirali smo nekoliko besplatnih mrežnih OCR alata, tako da nećete morati. Čitaj više .

OCR označava optičko prepoznavanje znakova i tehnologija je koja čita tiskani tekst na stranici i jest u mogućnosti da bilo koji tekst pretvorite u tekst koji može kopirati ili vam može vratiti rezultate na temelju ključnih riječi koje date to. Ovo je tehnologija koja vozi Evernote Kako se koristi Evernote: Neslužbeni priručnikNaučiti kako samostalno koristiti Evernote treba dugo vremena. Zbog toga smo sastavili ovaj vodič kako bismo vam pokazali kako u potpunosti iskoristiti najvažnije značajke Evernotea. Čitaj više , i to je ono Projekt Gutenberg koristi Projekt Gutenberg: Više nego samo besplatne knjigeWeb lokacije poput Project Gutenberg, koja u svojoj ponudi ima preko 45 000 knjiga (u vrijeme pisanja), osiguravaju da nijedna knjiga nikada neće stvarno nestati. Otkrivanje nejasnih književnih djela sada je lakše nego ikad. Čitaj više skenirati sve tekstove iz javne domene u e-knjige. Tekst u oba dokumenta i slike 5 najboljih OCR alata za izdvajanje teksta sa slikaKada imate ostatke papira, kako možete sav taj tiskani tekst pretvoriti u nešto što će digitalni program moći prepoznati i indeksirati? Držite dobar softver za OCR u blizini. Čitaj više mogu vas pronaći, prepoznati i dovesti vas u rezultate pretraživanja kad unesete tu riječ.

Da biste pretraživali skenirane dokumente, trebate jednostavno pronaći način da odmah potražite ono što vam treba. Dakle, ako idete OCR rutom, morate odlučiti. Hoćete li plaćati naknadu Evernote godišnje i vjerovati im svojim osjetljivim dokumentima? Ili ćete umjesto toga preuzeti nešto i zadržati sve na svom računalu.

Jeste li poznavatelj papira ili digitalni devijant?

Uvijek postoje prednosti i nedostaci, ali neki ljudi mogu tolerirati prijepor nego više od drugih. Dakle, sve se svodi na ono što ste spremni prihvatiti.

Je li skeniranje svega besmisleno i gubljenje vremena? Ili je digitalizacija put budućnosti? Što kažete vi, čitatelji?

Slikovni krediti: Potonući biznismen putem Shutterstock.com, sve ostale slike bez kotiranja iz PixaBay