Bolje organizirajte Gmail pretinac s ActiveInboxom

Oglas

Svakodnevno šaljemo i primamo puno poruka e-pošte. Mnoge poruke koje primamo važne su koje zahtijevaju daljnje postupanje ili odgovor - ali većina tih poruka e-pošte su automatske obavijesti i ažuriranja s naših društvenih mreža i pretplate. Kako shvatiti svu ovu gužvu? Kako u tom neredu ne propustimo nešto stvarno važno?

Puno je načina da to učinite. Na primjer, možete koristiti zakazani podsjetnici Nikad ne zaboravite da na e-mail poruke odgovarate pomoću zakazanih podsjetnika Čitaj više da ne zaboravim ponovno stupiti u kontakt s osobom. Ili možete zakažite e-poštu i odgodite odgovore u Gmailu Kako zakazati e-poštu i odgoditi odgovore u Gmailu s Boomerangom (400 poziva) Čitaj više ili koristiti Prioritetna pošta usluge Gmail Gmail Prioritetna pošta rješava problem Bacn Čitaj više da se smanji nered.

U ovom postu nalazi se jedan takav alat koji vam pomaže da bolje organizirate pristiglu poštu u Gmailu (u potpunosti iskorištavajući Gmail oznake). ActiveInbox, formalno poznati kao GTDInbox i GTDGmail, je zgodan Gmail pratitelj koji na pravilan način koristi Gmail oznake kako bi vam omogućio bolju organizaciju primljene pošte.

1. korak: instalirajte i postavite ActiveInbox

Prvo što ćete trebati učiniti je instalirati alat. Instaliran je kao uobičajeni dodatak pregledniku i može se izvoditi na FireFoxu i Google Chromeu.

Nakon instaliranja alata, morat ćete stvoriti svoje prve oznake statusa koje će vam pomoći da e-poštu pretvorite u zadatke. Oznake statusa uobičajene su oznake u Gmailu - kasnije ih možete dodati ili ukloniti prema potrebama, kad počnete koristiti ActiveInbox.

Nakon što je to učinjeno, vidjet ćete sljedeću traku sa zadacima na vrhu svake svoje poruke e-pošte:

Igranje s novim vrstama oznaka

U osnovi, alat radi preuređivanje postojećih naljepnica kako bi pretinac pristigle pošte bio lakši za upravljanje. Možete ga vidjeti na djelu u ovom videu:

Oznake statusa

Pomoću alata vas će se ohrabriti da svaku poruku označite pomoću glavne tri oznake statusa:

• Radnja: Pratite važne poruke e-pošte dok se zadaci ne dovrše;
• Neki dan: Pratite e-poštu s kojom se ne znate baviti, ali smatrate da je previše važna da biste je u potpunosti izbrisali ili ignorirali;
• Čekamo dalje: Pratite e-poruke na koje planirate odgovoriti u skoroj budućnosti.

Nakon što odaberete bilo koji od statusa, poruka se može pratiti preko bočne trake ActiveInboxa.

Ovo je ključ za sigurno pražnjenje mape pristigle pošte: dajte statusa e-pošte koji će biti djelotvoran, arhivirajte ih i pomoću bočne trake pratite ih dok ne budu dovršeni.

Sada možete brzo učitati popis poruka na koje, na primjer, čekate odgovor, pa čak i pregledati ih na skočnom prozoru:

Od tamo također možete promijeniti statusnu naljepnicu ili arhivirati e-poštu kao gotov ili preskočen.

Projekti i reference

Iako naljepnice statusa e-poštu kategoriziraju kao zadatke na temelju radnje koju zahtijevaju, projekti imaju svrhu tematsko organiziranje vaših poruka. Možete pretvoriti postojeće naljepnice u projekte ili stvoriti nove:

Referentne naljepnice trebaju olakšati kasnije preuzimanje poruka, npr. R / SastanakNotes, R / Računi, R / Računi.

Pregledavajte e-poštu efikasnije

Osim što vam pomaže u organizaciji pristigle pošte, alat također dodaje nekoliko lijepih značajki koje vam omogućuju brži unos u svaki određeni razgovor e-poštom:

• Pogledajte 'prethodne poruke e-pošte'Za prikaz skladanja / odgovora
• pretraživati povezan e-poruke u prikazu razgovora
• Pogledajte 'Povijest kontakata'Skočni klik desnim klikom na kontakt
• Pregledajte e-poštu u pristigloj pošti i rezultate pretraživanja desnom tipkom miša

Postavke

Najbolja stvar u vezi s alatom je da ga možete koristiti "koliko želite". Postavke ActiveInboxa koje se kriju iza veze About & Help na bočnoj traci omogućuju vam da postavite svaki dio raspona značajki alata:

Savjeti i trikovi

Sve u svemu, alat vam izvrsno pomaže da shvatite primljenu poštu u Gmailu (ili Google Appsu). Evo nekoliko korisnih savjeta kako ga najbolje iskoristiti (Bilješka: većinu toga možete učiniti s Gmailom čak i bez alata, ali s ActiveInbox-om čini se da je tako mnogo zabavnije):

• Ne provjeravajte pretinac pristigle pošte više puta na dan i odgovarajte na svaki novi - to je toliko neučinkovito. Bolje postavite oznake statusa i projekata da bi pristigla pošta sortirala samu sebe.
• Nikada ne zaboravite na daljnje praćenje: neka e-poruke budu u mapi "Čekanje na" dok ne odgovorite.
• Postavite Gmail filtre za sve poruke e-pošte "obavijest o usluzi" (obavijesti na Facebooku, ažuriranja Twittera itd.) Tako da ih postave u posebnu oznaku i automatski arhiviraju. Na taj način ih možete čitati kad želite, ali oni ne začepljuju vašu primljenu poštu.

Mislite li da bi vam ovaj alat mogao pomoći u organizaciji pristigle pošte? Molim vas, podijelite svoje misli!