Delegacija: Mora imati rukovodstvo da biste smanjili radno opterećenje

Oglas

Možda ste novi u rukovodećoj ulozi ili se jednostavno borite sa poslom delegacije. Kao vođa je delegiranje zadataka drugima potrebno, ali može biti i izazovno. Ako ste nedavno stekao vlastiti tim Kakva je razlika između šefa i vođe? Čitaj više ili vam treba samo mala pomoć u delegiranju, evo nekoliko korisnih savjeta.

Najbolji način da se opiše kako delegirati je s pet W: tko, što, kada, gdje i zašto. Da bismo oslikali jasnu sliku, počet ćemo s razlogom.

Zašto je potrebna delegacija?

Delegacija ima mnogo prednosti za vas kao vođu, kao i za vašu organizaciju i vaš tim. Međutim, mnogi pojedinci imaju problema s delegiranjem zadataka.

Neki će možda pomisliti da je lakše sami obavljati zadatke, a ne delegirati ih. Drugi mogu osjetiti osjećaj vrijednosti samo se baveći zadatcima. Još više ih možda jednostavno nije neiskusno u delegiranju.

Harvard Business Review internetskih država:

Delegacija koristi menadžere, izravna izvješća i organizacije. Ipak, to je jedna od najneiskorištenijih i nerazvijenih mogućnosti upravljanja.

I nadalje, the studija upravljanja vremenom na koje se poziva Harvard Business Review zaključio je da:

332 anketirane tvrtke bile su zabrinute zbog vještina delegiranja svojih zaposlenika. U isto vrijeme, samo 28 posto tvrtki nudilo je bilo kakvu obuku o ovoj temi.

Prednosti vama kao vođi

• Možete usmjeriti svoju pozornost na druge predmete.
• Možete učinkovito zakazati vrijeme.
• Možete postići više tijekom radnog dana.

Prednosti članovima vašeg tima

• Oni mogu naučiti nove ili poboljšati trenutne vještine.
• Osjećaju se kao dio pouzdanog tima i okruženja.
• Mogu poboljšati samopouzdanje i motivaciju.

Prednosti za vašu organizaciju

• Može dobiti povećanu produktivnost.
• Korisnicima i kupcima može ponuditi uspješne procese.
• Može izgraditi povezanu kulturu za sve zaposlenike.

Kao što vidite, prednosti delegiranja dodiruju više od vođe. Dakle, ako ste suzdržani, utječete i na svoju tvrtku i na svoj tim.

Što biste trebali delegirati?

Sada kada znate važnost delegacije kao vođe, sljedeći je korak odlučiti što trebate delegirati.

U mnogim je slučajevima delegiranje određenih zadataka ne zamišljeno. Na primjer, ne biste dodijelili programski zadatak prodajnom suradniku. Međutim, kada je riječ o vašim vlastitim zadacima, može biti teže odlučiti koja delegacija naloga.

Postavite sebi sljedeća pitanja:

• Je li to zadatak koji samo ja moram obaviti?
• Izbjegavam li dodijeliti ovaj zadatak jer nitko drugi nema vremena?
• Držim li se zadataka zato što želim sama to učiniti?
• Je li to ponavljajući ili rutinski zadatak?
• Jesam li stvarno odgovoran za ovaj zadatak?

Projekt Sveučilišta North Carolina State University navodi u popisu vrsta zadataka koje treba delegirati:

Ljudi često zadrže zadatke u kojima najviše uživaju, čak i ako zadatak nije njihova odgovornost. Ovi zadaci nisu najbolji način da potrošite svoje vrijeme i energiju.

Nakon što odlučite što trebate delegirati, pridržavajte se te odluke. Zatim, dogovorite svoj raspored i popis zadataka 9 najboljih alata za upravljanje vremenom za ostanak organiziranOvdje prikazani alati za upravljanje vremenom pomažu vam u iskorištavanju maksimalnih dana. Pogodno za bilo koju poslovnu ili osobnu situaciju. Ovo je vrijeme da organizirate svoj život! Čitaj više kako biste se prilagodili ostalim važnim predmetima kojima biste trebali prisustvovati.

Tko je odgovarajuća osoba za zadatak?

Nakon što odredimo koje stavke treba delegirati, logičan je korak odlučiti tko će se baviti zadatkom. Kad ste voditelj, bilo da je mala stalna grupa ili fleksibilan projektni tim, poznavanje članova vašeg tima 5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnikeAko prvi put preuzimate ulogu voditelja projekata, evo samo pet savjeta za upravljanje projektima koji će vam pomoći. Čitaj više je ključno.

Kada dođe vrijeme za delegiranje zadataka, očito morate prepoznati vještine svake osobe. Ali istodobno, trebali biste znati koliko dobro oni rade i kako bilježe odgovornost. Dodjeljivanje zadatka nekome kome možete vjerovati važno je za njegovo uspješno dovršenje.

Forbes to nudi dva korisna savjeta u vezi s delegiranjem:

Uz povjerenje, također morate dati ljudima kojima delegirate šansu da rade posao na njihov način.

Delegat odgovornost i ovlasti, ne samo zadatak.

Zapamtite, kad delegirate zadatak, taj član tima trebao bi biti odgovoran za njega. To ne znači da biste trebali otići, ali morate pustiti člana vašeg tima da preuzme vodstvo.

Kada biste trebali delegirati zadatke?

Dakle, znate što delegirate i kome, ali kada predajete te vladavine? Naći ćete mnoge varijable koje uključuju kada treba zadatak biti delegiran. Morate uzeti u obzir rok, prioritet i napore u najmanju ruku.

Na primjer, hitni zadaci i spadati u skupinu vještina člana tima očito bi trebao biti delegiran od samog početka. Ali oni koji su niskog prioriteta ili s kojima se mogu nositi razni ljudi možda će moći čekati.

Korisni način donošenja ove odluke je korištenje metode prioritizacije zadataka. Jedna takva tehnika, nazvana Eisenhowerova matrica, može vam pomoći da brzo odredite prioritete. Pomoću ove metode zadate svoje zadatke u četiri kvadranta za Prvo, Raspored, Delegat i Ne.

Dok pregledavate kante za Prvi i raspored, zadatke možete lako prebaciti na odjeljak Delegat. Ovo je također korisna metoda za određivanje onih zadataka koji mogu upasti u kvadrant „Nemoj učiniti“.

Gdje biste trebali upravljati delegiranim zadacima?

Zadatak je delegiran i sada je vrijeme da krenete dalje... gotovo. Još uvijek trebate pratiti i pratiti zadatak sve dok on ne bude gotov.

Vjerojatno koristite nekoliko aplikacija i alate u svom položaju Postanite organiziraniji i produktivniji vođa s WrikeomBez obzira na to vodite li pojedinačni projekt na poslu ili upravljate malom tvrtkom, svaka uloga zahtijeva iznimnu organizaciju i planiranje. To nije uvijek moguće kod tradicionalnog planera ili planera. Unesite Wrike, ... Čitaj više . Ako imate pouzdan mehanizam praćenja, obavezno uključite zadatke koje delegirate. Ali ako vam treba nekoliko prijedloga, evo pet sjajnih opcija.

1. pogled omogućuje vam dodjeljivanje zadataka i zadržavanje kopije na vlastitom popisu.
2. Google nudi značajke Uštedite vrijeme s 10 nedovoljno iskorištenih Google značajkiGoogleovi alati i usluge čine sve za nas. Ali postoji puno značajki koje se nedovoljno koriste. Uštedite nekoliko sekundi i učinite više pomoću Googleovih alata koji koristite svakodnevno. Čitaj više za delegiranje e-poruka i zadataka kalendara sa Gmail i Google kalendar.
3. Trello koristi Kanban metodu za upravljanje projektima sa značajkama za dodjeljivanje zadataka drugima.
4. Podio pruža čistu strukturu komentara za delegirane zadatke kako bi se svi ažurirali.
5. Meistertask omogućuje vam jednostavno dodjeljivanje i primanje obavijesti o promjenama statusa zadatka.

Samo imajte na umu da alat koji koristite ne bi trebao pružati samo mogućnost dodjeljivanja zadataka. Trebali biste koristiti onu koja nudi značajke poput obavijesti, metoda praćenja i podsjetnika.

Sredstva za obuku delegacija

Ako vjerujete da biste vi ili vaša organizacija mogli imati koristi od programa obuke delegacija, evo nekoliko resursa za istraživanje.

• Poslovna obuka djeluje
• Trening Dalea Carnegiea
• Američka udruga za upravljanje
• CRM učenje

Koliko dobro delegirate?

Mogućnost delegiranja drugima je osobina važna vještina za svakog vođu 5 savjeta za upravljanje vremenom koji vas mogu učiniti liderom u životu i posluBez obzira na to shvaćate li to ili ne, vi ste vođa. Čak i ako to znači biti vođa vlastitog života. Ovi savjeti pomoći će vam da postanete još bolji. Čitaj više . Kao što ste ovdje pročitali, koristi se odnose ne samo na vas, već i na vašu organizaciju i tim. To ga čini dobrom i uspješnom situacijom.

Osjećate li da imate solidne vještine delegiranja? Ili se borite sa zadatkom delegiranja svi zajedno? Slobodno u komentarima podijelite svoja razmišljanja o ovoj temi.

Slikovni krediti: Duncan Andison / Shutterstock