Kako napisati savršenu profesionalnu e-poštu (poduprt podacima)

Oglas

Pisanje učinkovitih poruka e-pošte čini se dovoljno jednostavnim. Ali ako želite da vaše e-poruke djeluju još bolje, imajte na umu sljedeća znanstvena pravila.

U prošlosti smo nabrojali 12 razloga zbog kojih ljudi još uvijek ignoriraju vaše e-poruke 12 razloga zašto ljudi i dalje ignoriraju vaše e-porukeČesto se borite s privlačenjem ljudi da odgovore na vaše e-poruke? Pokazujemo vam zašto ljudi mogu ignorirati vaše e-poruke i kako ih navesti da primijete i reagiraju na vašu poruku. Čitaj više . Čak smo vam dali detaljne upute o tome uzimajući zauzete ljude da odgovore na vaše poruke 6 načina da naterate zauzete ljude da odgovore na vaše e-porukePostoji čitav niz pravila koja se odnose na slanje e-pošte koja će osobu potaknuti ili obeshrabriti da pritisne gumb „odgovori“ i odgovori vam. Saznajte pravila o uspjehu putem e-pošte. Čitaj više . Sada je vrijeme za dijeljenje još određenih, djelotvornih savjeta - potkrepljenih podacima.

Svaki od ovih savjeta ne poboljšava samo šanse za čitanje vaših e-poruka, već i od primanja pozitivnog odgovora od tih e-poruka. Ovo je važno jer je e-pošta i dalje glavni oblik komunikacije u poslovnom svijetu. Znajući kako stvarati učinkovite e-poruke, dajete definitivnu prednost nad svojim kolegama.

1. Pridržavajte se Uvjeta s imenom

To zvuči očigledno, ali ako zaista želite da ljudi obrate pažnju kada dobiju e-poruku od vas, upotrijebite njihovo ime. I koristite ga više puta.

Istraživanje objavljeno 2006. godine pokazali su da nekoliko regija mozga "pokazuje veću aktivaciju na vlastito ime", pružajući dokaz da "slušanje vlastitog imena ima jedinstvenu aktivaciju mozga".

Upotreba imena primatelja u predmetu e-pošte i Tijelo e-pošte je, dakle, psihološki trik koji može privući pažnju. Zatvaranje "Nadam se da se čujem uskoro, Stan" je daleko učinkovitije od puke "Nadam se da se javim od vas uskoro".

2. Prigrlite Halo efekt

Na ljude utječu ljudi kojima vjeruju. Ako menadžer savjetuje da stupite u kontakt s direktorom vaše tvrtke, navedite tog menadžera u svom uvodnom e-mailu. Hladne e-poruke užasno su primati. Pokazati da imate potporu nekoga kome se primatelj vjeruje je izuzetno važno.

To je dijelom zbog teorije koja se zove Halo efekt. Ovo je svojevrsna pristranost potvrde. U ovom bi slučaju pristranost vjerojatno poboljšala redateljev opći dojam o vas jednostavno zbog njihovog povoljnog dojma menadžera koji vas je uputio.

Ipak, ne morate se spominjati nadređenih Oslanjanje na stavove i ideje stručnjaka, kupaca, zajedničkih prijatelja i gužvi također može ojačati vašu e-poštu, pod uvjetom da primatelj cijeni poglede ljudi koje navodite.

3. Budite ljuti ili sretni. Ali nikad neutralan

Kada Bumerang, vodeća Gmail aplikacija, analizirao je svoje podatke, našli su nešto nevjerojatno zanimljivo. "Jedan od najznačajnijih čimbenika u određivanju stope odgovora jest koliko su pozitivne (riječi poput velike) ili negativne (riječi poput loše) riječi u poruci".

Oboje umjereno pozitivni i negativna e-maila dobila je 5–15% više odgovora od neutralnih. To se kaže, krajnje neprijateljske e-poruke 10 Savjeti za e-poštu za rješavanje ljutih, trolovitih ili nepristojnih poruka e-pošteNevjerojatno je frustrirajuće provjeriti pretinac pristigle pošte samo kako biste pronašli potpuno mrznju poruku. Zašto u svijetu ljudi tako djeluju? Uz spomenuto, trebali biste naučiti kako se obraniti dok ... Čitaj više dobio jedva ikakav odgovor. Prekomjerno laskavi e-pošti nisu ni bili bolji. Drugim riječima, pokrenite svoje osjećaje, ali nemojte pretjerano reagirati.

4. Neka bude kratak (Ali koliko kratko?)

Ja znam ja znam. Tu će biti izuzeci. Jedan od moja omiljena mjesta za cerebralnu upotrebu Pročitajte više inteligentnih sadržaja u 2016. s ovih 35 stranicaSvi bismo trebali češće čitati tih 35 stranica. Ako se umorite od srušenih sadržaja, ove godine naredite ove stvari super zamišljenim s ovim super popisom. Čitaj više , Branje mozga šalje nevjerojatno duge poruke e-pošte koje je drago čitati. Ali u cjelini, podaci sugeriraju da treba izbjegavati dugačku e-poštu.

Zapravo, zajedno s tim informacijama o vrstama riječi koje biste trebali koristiti u svojim porukama, Boomerang je pronašao i "idealnu" dužinu e-pošte. Na temelju njihove analize od 40 milijuna e-poruka, ustanovili su da oni koji sadrže ne više od 50–175 riječi imaju najviše šanse za odgovor (49–50%). Tome u prilog idu i nalazi a 2010. MIT studija.

Ovo je savjet o mudraca, ali nije uvijek praktičan. Ali lekcija je da e-mailovi budu sažeti. Jedan od načina za to je pretplata na Pet rečenica filozofije i nikada ne šaljite e-poštu dulje od pet rečenica. Kao investitor i autor Guy Kawasaki rekao je za Entrepreneur.com, "Manje od pet rečenica često je naglo i nepristojno, više od pet rečenica gubi vrijeme."

5. Upotrijebite riječ "Jer"

Ako imate drskosti da zamolite nekoga da nešto učini za vas, barem mu recite zašto. To znamo sve od 70-ih godina, kada je profesor psihologije na Sveučilištu Harvard, Ellen Langer objavila je studiju ističući važnost riječi "jer".

Prečesto dobivamo e-poštu koja samo nešto zahtijeva ("Možete li mi poslati to izvješće do 14:00?"), Bez objašnjenja zašto. Ali uvođenjem riječi „zato“ u naš zahtjev („Možete li mi poslati ovo izvješće do 14 sati jer ga treba urediti do 17 sati) šanse za usklađenost povećavaju se.

Prema toj studiji, to bi moglo biti zato što „ljudi prelaze na„ automatsko “ponašanje… kao oblik heurističke ili prečice. I kad čujemo riječ "jer", a slijedi razlog (bez obzira koliko je razlog hromljiv), tjera nas da se pokorimo. "

6. Ne nude više od 3 izbora

Paradoks izbora je mjesto gdje imamo tako obilje mogućnosti da postanemo paralizirani. Kako biste osigurali da vaše e-poruke ne rezultiraju paradoksom izbora, pokušajte ne nuditi više od tri mogućnosti.

Ljudski um voli čaroliju tri. Zbog toga smo na Olimpijadi dali tri medalje. Analiziramo stvari u smislu optimističnih, realističnih i pesimističkih (ili visokih, srednjih i niskih). I zato ekonomska tržišta često sazrijevaju samo tri glavna konkurenta.

Što se tiče odlučivanja, volimo se osloniti i na tri razloga, odnosno na tri izbora. To se pokazalo istraživanjem pod naslovom Kad tri čari ali četiri alarma, koju su provela dva znanstvenika o ponašanju. Primijenjeno na slanje e-pošte, ako dogovarate sastanak ili poziv, pokušajte dati samo tri opcije vremena i datuma. Alternativno, možete upotrijebiti alat za zakazivanje sastanaka poput škrabotine, što smo pregledani 5 Alat za upravljanje kalendarom i zakazivanje godineDržite na vrhu sve u svom rasporedu. Evo pet besplatnih alata koji vam mogu biti osobito korisni za održavanje vašeg kalendara u redu. Čitaj više u prošlosti.

7. Pišite na trećoj razini

Razina ocjene čitanja vaših e-poruka može imati ogroman učinak na stope odgovora. Prema Boomerangu, stopa odgovora na e-poruke napisane na razini koledža bila je samo 39%. Najučinkovitija ocjena čitanja bila je treća ocjena koja je postigla stopu odgovora od 53%.

Razina čitanja uglavnom se izračunava gledanjem „broja sloga u vašim riječima i broja riječi u rečenicama. " Da biste tada poboljšali stopu odgovora, pridržavajte se rečenica i riječi kratak. Da biste provjerili ocjenu čitanja vlastitih e-poruka, kopirajte ih i zalijepite u alate kao što su Podjela-rezultat, ili Hemingway urednik.

8. Ispravite svoj tekst

Za dulje poruke e-pošte to ne znači, ali za kraće e-poruke, lektoriranje se često zanemaruje. Ovo je loša ideja.

U 2001. studija, Larry Beason pokazao je da pogreške u pisanju (uključujući pravopisne i gramatičke pogreške, kao i logičke pogreške) imaju nekoliko negativnih učinaka na percepciju pisca.

Kad čitatelj primijeti pogrešku, automatski daju pretpostavke o piscu. U ovoj studiji najčešće su pretpostavke bile da je pisac neispravan mislilac, a ne detaljna osoba, loš komunikator i / ili slabo obrazovan.

Ovo su neki prilično štetni atributi za koje jednostavno možete izbjeći da ih imate korektura Grammarly Lite - proširenje za preglednik za sve vaše potrebe za lektoriranjem [Chrome, Firefox, Safari]Kako trenutno lektorirate ono što upišete na računalu? Upišite ga u Google? Zalijepite ga u Word? Ili koristite lektoriranje web mjesta u koje zalijepite svoj tekst? Definitivno sam ... Čitaj više svaki vaš e-mail.

9. Prikažite brojeve kao brojeve

Ako su brojevi poput statistike, podataka, datuma, vremena itd. Važni su u vašoj poruci, prikažite ih kao brojeve, a ne da ih upisujete (12, umjesto dvanaest).

Studije praćenja oka pokazali su da oči čitatelja općenito skeniraju tekst, dok „brojevi često zaustavljaju lutanje očiju“. To je zato što "brojevi predstavljaju činjenice". Brojevi su tvrdi podaci koje um može brzo odabrati. Čitatelj misli da su ti brojevi važan dio poruke.

Imajte to na umu prilikom izrade vlastitih e-poruka. Ako su brojevi važan dio vaše poruke, prikažite ih kao brojeve kako bi vaš čitač mogao filtrirati ono što je nevažno.

Čineći e-poštu za vas

U većini radnih mjesta, adrese e-pošte bitni su dio za komunikaciju s kolegama. Bilo da šaljete 10 ili 100 poruka e-pošte dnevno, znanje kako sastaviti učinkovite poruke je vještina koju trebate naučiti.

Kao što vidite odozgo, to nije teško. Male promjene, poput povećanja e-pošte, sažetim, lektoriranim ili promijenjenih osjećaja vašeg pisanja mogu imati veliki utjecaj. I sa besplatni alati za poboljšanje e-pošte 5 alata koji vam mogu pomoći u pisanju bolje e-pošteSvi još uvijek pokušavaju riješiti problem s e-poštom. Dakle, razgovarajmo i o najosnovnijoj navici svih - umjetnosti pisanja boljih poruka e-pošte. Uz pomoć nekih cool alata. Čitaj više da pomognete, nema izgovora.

Ove šanse ne samo da čine veću vjerojatnost da će vaše e-poruke biti primijećene i odgovoriti na njih, već će također pomoći u njegovanju poboljšane profesionalne slike.

Koje ste promjene napravili u načinu pisanja e-poruka koji su poboljšali njihovu učinkovitost? Voljeli bismo čuti!

Slikovni krediti: Zagrliti napisao Hernán Piñera (Flickr), Upitnik napisao Marco Bellucci (Flickr), Primjer provjere lekture by volkspider (Flickr), E-mail napisao Dennis Sklay (Flickr)