Kako smanjiti veličinu proračunske tablice programa Excel

Excel proračunske tablice lako mogu postati nezgrapne i velike, osobito ako sadrže mnogo podataka ili slika. Iako to u većini slučajeva možda i nije problem, može otežati učinkovito upravljanje, dijeljenje i rad s proračunskom tablicom.

Srećom, postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako biste smanjili veličinu svojih Excel datoteka bez žrtvovanja podataka. Ovdje ćemo vam pokazati kako.

1. Izbrišite neželjene listove

Previše neiskorištenih listova može vašu Excel datoteku učiniti nepotrebno velikom. Stoga biste trebali početi s brisanjem proračunskih tablica koje vam ne trebaju. Da biste to učinili, otvorite svoju Excel datoteku, desnom tipkom miša kliknite neželjeni list i odaberite Izbrisati.

Isto tako, možete razmotriti i uklanjanje neželjenih grafikona, slika, tablica i drugih elemenata.

2. Uklonite nepotrebno oblikovanje

Veličina Excel datoteke također se može povećati zbog pretjeranog formatiranja ćelija, jer svaka formatirana ćelija zauzima dodatni prostor u datoteci. Na primjer, ako ti

formatiraj granice ćelija, zauzet će više prostora od neformatirane ćelije.

Stoga je dobra ideja ukloniti nepotrebno oblikovanje s vašeg Excel lista. Da biste to učinili, upotrijebite ove korake:

1. Otvorite svoju Excel datoteku i odaberite ćelije iz kojih želite ukloniti oblikovanje.
2. Kliknite na Dom karticu na vrhu.
3. u Uređivanje grupi, kliknite na Čisto gumb i odaberite Jasni formati iz dobivenog izbornika.

3. Izmijenite postavke veličine i kvalitete slike

Sadrži li vaša Excel datoteka slike? Ako je tako, smanjenje veličine i kvalitete slike može pomoći u smanjenju veličine vaše Excel datoteke.

Važno je napomenuti da smanjenje veličine slike i kvaliteta mogu utjecati na njihov izgled u vašoj Excel datoteci. Ako se slažete s tim, slijedite ove korake da biste konfigurirali Microsoft Excel za spremanje slika u nižoj razlučivosti:

1. Otvorite Microsoft Excel na računalu.
2. Kliknite na Datoteka izbornik na vrhu.
3. Izaberi Mogućnosti iz lijevog okna.
4. U prozoru Excel Options odaberite Napredna tab.
5. Pomaknite se prema dolje do Veličina i kvaliteta slike odjeljak i označite Odbaci podatke za uređivanje opcija.
6. Očistite Ne sažimajte slike u datoteci potvrdni okvir.
7. Kliknite padajući izbornik pored Zadana razlučivost odabrati razlučivost 150 ppi ili niže.
8. Klik u redu da biste spremili svoje promjene.

4. Komprimirajte slike u svoju Excel proračunsku tablicu

Ako ne želite smanjiti rezoluciju za sve slike, Microsoft Excel vam također daje mogućnost komprimiranja pojedinačnih slika u proračunskoj tablici. Evo kako ga možete upotrijebiti za smanjenje Excel datoteke.

1. U Excel proračunskoj tablici odaberite sliku koju želite komprimirati.
2. Kliknite na Format slike tab.
3. u prilagoditi kliknite odjeljak Sažimanje slika dugme.
4. Označite Primijeni samo na ovu sliku ako želite komprimirati samo odabranu sliku.
5. Označite Izbrišite izrezana područja slika opcija.
6. Ispod Rezolucija odaberite željeni ppi.
7. Klik u redu.

Ako želite, možete ponoviti gornje korake za komprimiranje više slika. Nakon toga, ukupna veličina vaše Excel datoteke trebala bi se znatno smanjiti.

5. Spriječite Excel da sprema Pivot Cache

Pivot Cache u Excelu je privremeno mjesto za pohranu podataka koji se koriste u zaokretnim tablicama. Iako to može poboljšati izvedbu i omogućiti vam učinkovitiji rad sa zaokretnim tablicama, također može povećati veličinu vaše datoteke jer Excel sprema te podatke u vašu datoteku.

Ako vaša Excel proračunska tablica sadrži zaokretnu tablicu, upotrijebite sljedeće korake kako biste spriječili Excel da spremi zaokretnu predmemoriju s datotekom.

1. Otvorite proračunsku tablicu programa Excel.
2. Odaberite bilo koju ćeliju zaokretne tablice i kliknite Analiza zaokretne tablice karticu na vrhu.
3. Kliknite na Mogućnosti dugme.
4. u Mogućnosti zaokretne tablice prozor, kliknite na Podaci tab.
5. Očistite Spremite izvorne podatke s datotekom potvrdni okvir i označite Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke potvrdni okvir.
6. Klik u redu potvrditi.

Nakon što dovršite gornje korake, Excel neće spremiti zaokretnu predmemoriju u vašu datoteku, učinkovito smanjujući njezinu veličinu.

6. Spremite svoju proračunsku tablicu u binarnom (.Xslb) formatu

Prema zadanim postavkama, Microsoft Excel sprema vaše datoteke u XML formatu, što olakšava razmjenu podataka s drugim aplikacijama i sustavima. Međutim, ako trebate brzo smanjiti veličinu datoteke, možete spremiti proračunsku tablicu programa Excel u binarnom formatu.

Da biste spremili Excel proračunsku tablicu u binarnom formatu, koristite ove korake:

1. Otvorite proračunsku tablicu programa Excel.
2. Kliknite na Datoteka i onda Spremi kao.
3. Odaberite željenu lokaciju za spremanje datoteke.
4. Kliknite na Spremi kao vrstu padajući izbornik za odabir Excel binarna radna knjiga (*.xlsb).
5. Kliknite na Uštedjeti dugme.

Ovo će spremiti vašu Excel datoteku u binarnom formatu, koji zahtijeva manje prostora za pohranu. Ako želite da Microsoft Excel uvijek sprema vaše datoteke u binarnom formatu, možete promijeniti zadani format spremanja u Microsoft Excelu. Evo kako:

1. Otvorite Microsoft Excel i idite na Datoteka > Opcije.
2. Odaberite Uštedjeti karticu s lijeve bočne trake.
3. Koristite padajući izbornik pored Spremite datoteke u ovom formatu za odabir Excel binarna radna knjiga (*.xslb) opcija.
4. Klik u redu za spremanje promjena.

Nakon što dovršite gornje korake, Excel će spremiti sve datoteke u binarnom formatu osim ako nije drugačije navedeno.

7. Pretvorite proračunsku tablicu u ZIP datoteku

Ako se ne želite zamarati mijenjanjem postavki programa Excel, možete jednostavno pretvoriti proračunsku tablicu u ZIP datoteku. To možete učiniti pomoću ugrađene značajke kompresije datoteka u sustavu Windows. Na taj način moći ćete smanjiti veličinu svoje Excel datoteke bez otvaranja. Evo kako to možete učiniti.

1. Pritisnite Win + E da biste otvorili File Explorer.
2. Dođite do mape u kojoj je spremljena vaša datoteka.
3. Desnom tipkom miša kliknite svoju Excel datoteku i odaberite Komprimirati u ZIP datoteku opciju iz kontekstnog izbornika.

Windows će spremiti komprimiranu datoteku na isto mjesto kao i izvornu datoteku. Također možete koristiti a pouzdan alat za kompresiju datoteka treće strane za ovo. Nakon komprimiranja možete dijeliti svoju Excel proračunsku tablicu bez brige o njezinoj veličini.

S lakoćom smanjite svoje Excel datoteke

Velike Excel datoteke mogu biti glomazne, spore za učitavanje i teške za dijeljenje putem e-pošte. Srećom, nema potrebe trpjeti ništa od ovoga. Slijedeći savjete u nastavku pomoći će vam da smanjite veličinu svoje Excel datoteke u tren oka.