Kako stvoriti i koristiti gantograme u Notionu

Bilo da radite sami ili kao dio većeg tima, gantogrami su izvrstan način za upravljanje složenim projektima. Mnogi alati za upravljanje projektima nude mogućnost korištenja gantograma, a Notion je jedan od njih.

Znati kako koristiti gantograme u Notionu može djelovati zastrašujuće ako nikada prije niste. Ali na pravom ste mjestu ako tražite poduku, jer je to ono što ćemo vam danas pokazati.

Što je gantogram?

Prije nego što počnemo gledati kako koristiti gantogram, vrijedi razumjeti što je to. Gantogrami su okviri koje možete koristiti za mjerenje napretka velikih projekata. Iako ćete ih često koristiti u većim organizacijama, gantograme možete koristiti i ako ste freelancer ili student. Također su izvrsni za timove koji rade na daljinu.

Gantogrami obično sadrže nacrt svakog zadatka unutar projekta, poput redizajna web stranice ili pokretanja marketinške kampanje. Tada možete vidjeti vremenski okvir za očekivane datume završetka, zajedno s postocima napretka. Kao i kod mnogih drugih

metode upravljanja projektima, zadatke možete delegirati i drugima.

Ako ste dio udaljenog tima, možete ih provjeriti vrhunski alati za upravljanje projektima za daljinsku suradnju.

Kako izraditi i koristiti gantogram u Notionu

Iako možete stvoriti gantogram u Notionu od nule, mnogo je lakše koristiti unaprijed dizajnirani predložak - pogotovo ako ste početnik. Notion ima besplatni predložak gantograma koji možete preuzeti i koristiti unutar željenog radnog prostora, a to je ono što ćemo koristiti za ovaj vodič.

Evo kako doći do predloška:

1. Idi na Stranica predloška Gnatt u Notionu i odaberite Započnite s ovim predloškom.
2. Odaberite radni prostor u kojem želite duplicirati svoj predložak.
3. Pričekajte da Notion duplicira predložak i počnite prilagođavati kako god želite.

Sada kada imate predložak, prijeđimo na prilagodbu i korištenje vašeg gantograma u Notionu.

1. Unos naziva projekata

Prije nego što počnete sa složenijim aspektima prilagodbe, trebali biste započeti unosom naziva svojih projekata. To je vrlo jednostavno:

1. Idi na Projekt tab.
2. Zadržite pokazivač iznad projekta koji želite promijeniti i odaberite Otvoren.
3. Unesite novi naziv svog projekta u gornji tekstni okvir.

Alternativno, unutar tablice možete kliknuti na naziv koji želite promijeniti i na taj način prilagoditi po potrebi. Ponavljajte bilo koji postupak dok ne promijenite sve nazive projekata kako bi odgovarali vašim zahtjevima.

2. Prilagođavanje specifičnosti svakog projekta

Nakon što ste promijenili naziv svakog projekta unutar vaše gantogramske tablice, spremni ste za početak prilagođavanja više pojedinosti. Možete promijeniti sve od sljedećeg:

• Dodavanje podzadataka unutar svakog prozora.
• Ažuriranje vašeg statusa i napretka.
• Vremenska Crta

Kako bismo vam olakšali praćenje procesa, u nastavku ćemo ih podijeliti u različite odjeljke.

Dodavanje podzadataka u svaki prozor

Dodavanje podzadataka možda je najbolje mjesto za početak nakon što ste promijenili nazive svojih projekata. Evo kako to učiniti:

1. Otvorite zadatak koji želite prilagoditi. To možete učiniti tako da odete na Projekt odjeljak ili klikom na karticu unutar prikaza vremenske skale.
2. Možda ćete primijetiti unaprijed određeni broj zadataka koji su već navedeni u Notionu. Kliknite na svaki od njih da prilagodite naziv, upravitelja zadataka i status. Također možete dodati komentare ako je potrebno.
3. Za dodavanje novih zadataka ispočetka kliknite na + dugme. Zatim ili odaberite stranicu za povezivanje ili kreirajte novu upisivanjem "stvoriti" u traci za pretraživanje i dodirom "Novo stvaranje u Zadacima".
4. Za uklanjanje zadataka odaberite - ikonu nakon što pokazivač postavite iznad tog određenog zadatka.

Nakon dodavanja novih zadataka, sve možete prilagoditi na isti način na koji biste to učinili s unaprijed postavljenim verzijama.

Ažuriranje statusa vašeg zadatka

Ako želite ažurirati zadatke u svom predlošku Notion Gantt, otvorite karticu koja se odnosi na vaš projekt ili podzadatak. Ovdje ćete pronaći odjeljak pod nazivom Status; proširite padajući izbornik i odaberite trenutni status projekta.

Vjerojatno ćete primijetiti odjeljak postotaka u Napredak tab. Ovo možete ažurirati dovršavanjem podzadataka unutar svog projekta.

Ako ste novi u Notionu, razmislite o provjeri ovog vodiča na korisne stvari koje možete učiniti u Notionu.

Vremenska Crta

Ako trebate promijeniti vremenski okvir za svaki zadatak, možete koristiti Vremenska skala odjeljak. Odaberite novi datum početka i završetka kada se pojavi kalendar.

Također možete pomicati svoj projekt na vremenskoj traci gantograma povlačenjem i ispuštanjem traženog(ih) zadatka(a).

3. Promjena prikaza

Ako želite promijeniti prikaz unutar svog gantograma, imate nekoliko opcija. Na desnoj strani vidjet ćete padajući izbornik s određenim vremenskim okvirom; to bi mogao biti Mjesec, Godina, Četvrtina, ili nešto u tom smislu.

Odaberite željeni vremenski raspon iz izbornika. Također možete koristiti Danas karticu za preskakanje na vaš trenutni dan.

Druga je mogućnost promijeniti prikaz zadatka po prioritetu. Da biste to učinili, odaberite Po prioritetu na lijevoj strani vašeg ekrana. Alternativno, odaberite Svi projekti za potpuni pregled svega.

Imajte na umu da sva ova imena možete prilagoditi ako želite. Možda biste željeli provjeriti i ovo brzi vodič za predloške projekata i zadataka tvrtke Notion ako ste tek na početku.

4. Pregledavanje i delegiranje zadataka

Ako koristite gantogram za solo projekte, ne trebate ovaj odjeljak. Ali ako ste dizajnirali svoj Notion Ganttogram za rad kao dio većeg tima, važno je da znate kako delegirati zadatke.

1. Pomaknite se prema dolje do Zadaci.
2. Klikni na Dodijeljeno tab.
3. Upišite ime osobe kojoj želite delegirati zadatak.

Alternativno, možete slijediti ove upute:

1. Otvorite zadatak.
2. Idi na podzadatak.
3. Odaberite osobu kojoj želite delegirati svoj zadatak u Dodijeljeno odjeljak.

Ako kasnije odlučite da gantogrami nisu najoptimalniji način za upravljanje vašim projektima, ne brinite. Nekoliko upravljanje projektima alternative gantogramima postojati.

Izradite učinkovite gantograme u Notionu

Iako gantogrami mogu izgledati zbunjujuće na prvi pogled, oni su također učinkovit način za upravljanje vašim projektima. Znati kako koristiti gantograme u Notionu je korisna početna točka, a možda ćete otkriti da je vaš tim zbog toga produktivniji.

Čak i ako koristite ove grafikone samo za pojedinačne projekte, možda će vam biti lakše pratiti svoje velike zadatke. Gantograme možete koristiti za nekoliko vrsta projekata, a posebno su zgodni za one dugoročne.