Kako lakše koristiti praćenje promjena u Microsoft Wordu

Track Changes jedan je od najboljih alata za uređivanje Wordovih dokumenata i suradnju s drugima, no njegova uporaba može postati komplicirana i neuredna. Ako ste novi u ovoj značajci u Microsoft Wordu ili ne možete podnijeti crvene oznake i čudne postavke, nemojte još odustati od praćenja promjena.

Nakon što shvatite kako različite komponente rade, značajka je lakša za korištenje. Možete prilagoditi značajku kako biste dobili uredniji sustav kada revidirate dokument ili pregledavate tuđa uređivanja. Evo nekoliko ideja.

1. Prikaži revizije u balonima

Praćenje promjena nije samo uključivanje/isključivanje. Nakon što naučite osnove pomoću programa MS Word's Track Changes, možete istražiti njegove značajke i dodatno prilagoditi svoje korisničko iskustvo.

Jedna od glavnih komponenti koju možete promijeniti je prikaz oznaka. Kad odete na Pregled > Prikaži oznake > Baloni, imate tri mogućnosti:

• Prikaži revizije u balonima
• Prikaži sve revizije u tekstu
• Prikaži samo oblikovanje u balonima

Track Changes prema zadanim postavkama koristi ugrađene revizije, što znači brisanje izbrisanih riječi i umetanje vaših izmjena u tijelo samog teksta. Nekoliko takvih revizija je izvodljivo, ali cijela knjiga može biti trn u oku. Također, ova postavka ne ističe oblikovanje - pokušaj pronalaženja ovih izmjena je gnjavaža.

Korištenje oblačića samo za oblikovanje korak je naprijed u odnosu na inline revizije. Brisanja i umetanja i dalje se pojavljuju u glavnom dijelu, ali sve promjene formata navedene su u balonima na ploči s desne strane teksta.

Ako izravno uređivanje uopće ne volite, prijeđite na izmjene u balonima. Zatim možete izbrisati, umetnuti i formatirati sve što želite, a popis vaših promjena pojavit će se na desnoj ploči. Još uvijek postoji crvena, ali vaša su uređivanja mnogo urednija i laka za upravljanje.

2. Koristite jednostavno označavanje ili jednostavno označavanje kako biste izbjegli smetnje

Ovisno o vašem stilu uređivanja, možda biste radije prvo pročitali dokument prije nego što ga dotjerate kako biste stekli osjećaj njegovog tijeka, čitljivosti i potencijalnih praznina. Ispunjavanje teksta oznakama od samog početka može biti kontraproduktivno.

Track Changes nudi dva rješenja u Prikaz za pregled padajući izbornik. Jednostavno označavanje skriva oblačiće i ugrađene revizije i prikazuje samo okomite crvene linije koje pokazuju gdje su promjene napravljene. Pritisnite bilo koji od ovih redaka za brzo otkrivanje izmjena. Kliknite ponovo da ih sakrijete.

Bez označavanja uklanja i okomite crte. Možete na miru čitati i uređivati ​​dok ne odlučite drugačije. Rad s bilo kojom od ovih postavki osigurava jasan dokument s minimalnim smetnjama. Ako radite s timom, uspostavite najbolji načini za suradnju u stvarnom vremenu na Wordui postavite pravila praćenja promjena kako bi svi mogli udobno raditi.

3. Umjereno koristite sve oznake ili original

Ne morate prikazati punu oznaku Word dokumenta osim ako izričito ne želite pregledati određenu reviziju ili integrirati promjene.

Gledanje izvornog teksta još je manje potrebno. Možete pogledati izvorni tekst kako biste ukratko usporedili dvije verzije, na primjer, u smislu stila ili duljine, ali to je sve. Dakle, ne morate aktivirati nijednu od ovih postavki dok vam stvarno ne zatrebaju. To vam može pomoći umanjiti frustraciju s praćenjem promjena.

4. Personalizirajte boje i oznake

Kada više korisnika radi na Wordovom dokumentu i vrši izmjene, značajka Praćenje promjena ističe njihove izmjene različitim bojama. Najveći problem s praćenjem promjena često je zadana crvena boja njegovih oznaka, osobito kada dominira tekstovima s puno izmjena.

Dobra vijest je da možete promijeniti ovu boju. Zapravo, svaki dokument na kojem radite možete kodirati bojom.

u Praćenje kliknite odjeljak Promjena opcija praćenja strijela. Vidjet ćete neke osnovne postavke koje možete mijenjati, ali za pristup dodatnim opcijama kliknite Napredne opcije. Ovo će otvoriti prozor koji nudi više načina da Praćenje promjena učinite svojim.

Možete odabrati bolje boje za umetanje, brisanje, oblikovanje itd. Možete čak promijeniti način označavanja svake funkcije, u rasponu od podebljanog do dvostruko precrtanog i simbola. Osim toga, možete čak prilagoditi izgled balona. Inspirirajte se aplikacije za produktivnost s učinkovitim kodiranjem boja ili samo odaberite boje koje su ugodne za oči kada koristite Track Changes.

Ostavljanje komentara sljedeći je najbolji način za davanje povratnih informacija o Microsoft Wordu osim praćenja promjena. Međutim, pretjerana upotreba komentara može učiniti iskustvo uređivanja i čitanja jednako neodoljivim.

Ono što olakšava korištenje komentara uz Praćenje promjena jest da unaprijed odlučite kako ćete koristiti svaku značajku. Kad je riječ o komentarima, možete ih rezervirati za pitanja autoru ili ideje za poboljšanje teksta—stvari koje ne možete reći kroz Praćenje promjena bez dodavanja još crvene boje.

Osim toga, najbolje je istaknuti samo riječi koje se odnose na vaše komentare, a ne cijele odlomke. Možete čak staviti svoje komentare samo na početak ili kraj poglavlja.

Ako imate problema s dokumentom koji je preopterećen bilješkama i komentarima, pokušajte istražiti opcije dostupne u Prikaži komentare padajući izbornik. Ova vam značajka može pomoći organizirati komentare na način koji vama ima smisla, bilo da čitate ili uređujete tekst.

Alternativno, ako je dokument koji revidirate mali, ali imate puno toga za reći, razmislite o odlasku na praznu stranicu na početku ili kraju dokumenta i popis povratnih informacija koje biste stavili u komentare tamo. To možete učiniti i za pojedinačna poglavlja. Alat za komentare je praktičniji, ali možete ga slobodno koristiti kako i kada želite.

Nemojte se ustručavati biti kreativni sa značajkama koje su vam na raspolaganju, npr dodavanje brojeva redaka Microsoft Worda na tekst, a zatim pozivanje na određene retke u vašim povratnim informacijama. Odvojite vrijeme da naučite sve što ovaj softver za obradu teksta nudi i prilagodite svaki posao praćenja promjena u skladu s tim.

7. Prihvatite ili odbacite grupe revizija

Kao pisac koji pregledava urednikove izmjene, važno je pažljivo razmotriti većinu promjena, čak i kada sami uređujete.

Međutim, kada su u pitanju manji ispravci kao što su ispravci oblikovanja ili pravopisa, postoji brži način da integrirate promjene ili ih se riješite. Samo odaberite cijeli odlomak, kliknite ga desnom tipkom miša i idite na bilo koji Prihvati promjenu ili Odbij promjenu. Vaš izbor će utjecati na sve izmjene u tom paragrafu.

Možete ići dalje i integrirati revizije cijelog dokumenta. Da biste to učinili, nakon što desnom tipkom miša kliknete označeni odlomak, odaberite strelicu prema dolje ispod Prihvatiti na alatnoj traci i zatim Prihvati sve promjene. Odmah ispod toga imate i opciju automatskog zaustavljanja praćenja promjena.

8. Prilagodite svoje okno za pregled

Kao što je prethodno spomenuto, možete koristiti sve što će poboljšati vaše korisničko iskustvo s Praćenjem promjena, uključujući dodaci za produktivnost za Microsoft Word. Međutim, čak i jednostavno preuređivanje izgleda vašeg digitalnog radnog prostora može koristiti vašem tijeku rada.

Okno za pregled na Track Changes još je jedan način da vidite sve revizije, a da one ne zatrpaju vaš zaslon. Možete uređivati ​​dokument bez označavanja i pustiti da okno generira jednostavan popis promjena. Klikom na strelicu pored Okno za pregled, možete ga prebaciti iz okomitog u vodoravni položaj i natrag.

Neka Track Changes radi za vas

Možda se na prvi pogled čini složenim, ali Microsoftov program Track Changes zapravo je vrlo jednostavan i koristan nakon što naučite detalje. Bilo da uređujete ili primate izmjene, postavite postavke praćenja promjena prije nego počnete raditi kako biste olakšali stvari. Organizirajte kako bi oznake, komentari i vaše okno za pregled trebali izgledati unutar i oko vašeg teksta.

Korištenje praćenja promjena u programu Microsoft Word lakše je nakon što stvorite izgled i shemu boja koja vas motivira umjesto da vas pretjerano stimulira.