Recite zbogom gnjavaži oko uzimanja bilješki i pozdravite poboljšanu produktivnost.
Ako ste odgovorni za vođenje bilješki sa sastanka i njihovo dijeljenje sa svojim timom, znate koliko može biti teško pratiti sve kako se sastanak odvija. Morate ostati organizirani, zabilježiti ključne točke, pročistiti detalje i odrediti aktivnosti za sudionike dok sudjelujete na sastanku.
Srećom, predložak bilješki sa sastanka Google dokumenata pojednostavljuje ovaj postupak. Ova značajka je jednostavna, ali može značajno poboljšati produktivnost vašeg sastanka.
Kako stvoriti i dijeliti bilješke sa sastanka u Google dokumentima
Predlošci su kruh i maslac produktivnosti. Umjesto da trošite dragocjeno vrijeme na izgradnju koherentne strukture za svoje bilješke, možete koristiti Predlošci Google dokumenata i usredotočite se na važne stvari. Ovaj predložak dobiva pojedinosti o sastanku od vašeg dnevni red sastanka u Google kalendaru— što vam omogućuje brzo bilježenje i dijeljenje s kolegama.
Stvaranje i dijeljenje bilješki sa sastanka pomoću ugrađenog predloška Google dokumenata prilično je jednostavno. Evo što ćete morati učiniti:
- Otvorite svoju datoteku Google dokumenata.
- Tip @ u dokumentu i odaberite Bilješke sa sastanka (nalazi se ispod Građevni blokovi) iz padajućeg izbornika.
- Pojavit će se izbornik sa svim događajima iz vašeg Google kalendara. Odaberite relevantni sastanak ili događaj.
- Dodajte sudionike i počnite bilježiti svoje bilješke.
Da biste priložili bilješke sa sastanka događaju u kalendaru, kliknite Priložiti gumb s desne strane. Ovo će sudionicima omogućiti pristup bilješkama sastanka iz svog Google kalendara.
Alternativno, možete izabrati slanje bilješki sa sastanka sudionicima e-poštom. Da biste to učinili, kliknite na ikona omotnice na lijevo.
Svojim bilješkama sa sastanka možete priložiti i sve dodatne datoteke s Diska. Da biste to učinili, kliknite tri točke s lijeve strane i kliknite Priložite datoteke s Diska.
Kako stvoriti i dodijeliti radnje u Google dokumentima
Tijekom sastanka, vaš tim će se vjerojatno dogovoriti o određenim akcijske stavke koje treba dovršiti. Google dokumenti pružaju jednostavan način za snimanje ovih radnji i njihovo dodjeljivanje određenim članovima vaših timova, omogućujući jednostavno praćenje. Evo kako to možete učiniti:
- Navedite zadatke koje je potrebno izvršiti ispod Akcijski artikli.
- Dvaput kliknite zadatak da biste ga označili.
- Kliknite na Dodaj komentar ikonu i upišite svoj komentar.
- U istom tekstualnom okviru upišite znak at (@) nakon čega slijedi ime osobe odgovorne za zadatak.
- Označite potvrdni okvir u polju za komentar kako biste dodijelili zadatak. Morate označiti ovaj okvir kako bi osoba primila obavijest o radnji.
- Na kraju kliknite Dodijeliti.
Prednosti korištenja Google dokumenata za bilježenje
Korištenje predloška za bilježenje Google dokumenata može povećati produktivnost vašeg sastanka i povećati suradnju. Ključna prednost korištenja Google dokumenata u odnosu na druge alati za bilježenje za sastanke je da ćete raditi u poznatom radnom prostoru i ne morate instalirati ništa novo.
Evo još nekoliko razloga zašto biste trebali početi koristiti Google dokumente za snimanje važnih bilješki i radnji:
1. Suradnja u stvarnom vremenu
Google Docs alati za suradnju u stvarnom vremenu dopustite svim sudionicima sastanka da vide ažuriranja, dodijeljene zadatke i dovršene stavke kako se događaju.
2. Bolja odgovornost
Dodjeljivanje radnji s potvrdnim okvirima odgovarajućim članovima tima osigurava odgovornost i može potaknuti vaš tim da dovrši zadatke na vrijeme.
3. Daljinska pristupačnost
Budući da se Google dokumenti temelje na oblaku, vašim bilješkama sa sastanka možete pristupiti s bilo kojeg mjesta s internetskom vezom. Članovi tima mogu pregledavati, uređivati i pratiti bilješke i zadatke bez obzira na njihovu fizičku lokaciju.
4. Vremenska učinkovitost
Korisničko sučelje i ugrađeni predložak za bilježenje oslobađaju vas gnjavaže oko organiziranja bilježaka tijekom sastanka. To vam omogućuje da aktivno sudjelujete na sastanku umjesto da se zaglavite s vođenjem bilješki i organizacijom.
Pojednostavite bilješke sa sastanka s Google dokumentima
Stvaranje bilješki sa sastanka pomoću Google dokumenata najlakše je moguće. Ova izvrsna značajka omogućuje vam da bilježite bilješke brže i učinkovitije nego prije.
Štoviše, besprijekorna integracija s Google kalendarom osigurava da vi i svi ostali sudionici možete pregledavati, surađivati i pratiti zadatke u stvarnom vremenu. Prihvaćanjem ovog predloška možete povećati produktivnost i poboljšati suradnju unutar svog tima.
