9 neprofesionalnih pogrešaka prilikom organiziranja video poziva za posao

Mnogi stručnjaci još uvijek podcjenjuju virtualne sastanke. Oni se malo ili nimalo ne pripremaju budući da se ti pozivi odvijaju preko platformi za videokonferencije, a uz to mogu isključiti kameru i mikrofon.

Iako su virtualni sastanci praktičniji od osobnih okupljanja, nisu manje važni. Loša priprema može uzrokovati kašnjenja, ometati suradnju ili zbuniti poruke. Kako biste osigurali profesionalne, učinkovite virtualne sastanke, slijedite ove savjete kada organizirate i prisustvujete video pozivima za posao.

1. Previd na sigurnosne mjere

Zanemarivanje mjera zaštite privatnosti prije ulaska u videopozive povezane s poslom je neprofesionalno i nesigurno. Izložit ćete svoje sastanke riziku od napada upada pri čemu treće strane otimaju nasumične videokonferencijske pozive, npr. Zoom bombardiranje. Imajte na umu da uljezi imaju različite motive. Neki su samo internetski trolovi koji žele gnjaviti ljude, ali drugi su vješti kibernetički kriminalci koji izvode krađu podataka.

Najbolji pristup je zaštititi sastanke:

• Postavljanje lozinki: Postavite jedinstvenu zaporku za svaki sastanak—pošaljite je sudionicima privatno.
• Omogućavanje čekaonica: Omogućit će vam da provjerite i potvrdite sudionike prije pridruživanja.
• Ograničenje sudionika: Lakše je upravljati virtualnim sastancima s ograničenim brojem sudionika.

Vrijedno je pročitati o načinima kako očuvajte svoju privatnost netaknutom kada koristite platforme za video konferencije.

2. Ostavite uključen mikrofon tijekom svih sastanaka

Prestanite ostavljati mikrofon uključen tijekom videosastanka. Hvatat će nasumične zvukove ljudi u blizini, vaših kućnih ljubimaca i uključenih uređaja, što bi sudionicima moglo smetati. U gorim slučajevima, zvuk s vaše strane mogao bi ugušiti tuđe glasove.

Kako biste osigurali jasnoću zvuka i glasa, razumno koristite funkciju isključivanja zvuka. Uključite mikrofon dok govorite, isključite zvuk dok slušate i kliknite emojije na zaslonu ako trebate prekinuti govornike.

Doduše, uključivanje i isključivanje mikrofona moglo bi iritirati tijekom dugih sastanaka. Ali to je jednostavan, ali učinkovit način iskazivanja poštovanja prema tuđim doprinosima i pažnje tijekom razgovora.

3. Postavljanje loših pozadina video poziva

Zaposlenici bi trebali pronaći urednu, profesionalnu pozadinu za virtualne sastanke—to će poboljšati dojam koji ostavljate na druge. Vidjet će vas kao organiziranu osobu koja je uvijek u toku. S druge strane, neuredno, prljavo okruženje čini da izgledate kao netko tko jedva dolazi na sastanke ili suradnje na mreži.

Naravno, to ne znači da biste trebali postaviti police za biblioteku u svom kućnom uredu. Jednostavan, čist zid s minimalnim preprekama izgleda jednostavno i minimalistički, plus ne uključuje ometajuće elemente.

Ali ako radite s ograničenim prostorom, uredite pozadinu. Recimo da često koristite Zoom. Možete se pomicati kroz Zoomove virtualne pozadine ili zamutiti svoje okruženje neposredno prije nego započne vaš Zoom poziv. Možda želite i naučiti kako dizajnirati svoju Zoom pozadinu.

4. Korištenje funkcija privatnog razgovora za osobne razgovore

Izbjegavajte korištenje funkcije privatnog razgovora u aplikacijama za videokonferencije za osobne razgovore, osobito kada dijelite stvari koje nisu vezane uz posao. Postoji mogućnost da vaši nadređeni vide ove poruke. Iako domaćini ne mogu vidjeti privatne razgovore u stvarnom vremenu, neke ih aplikacije prikazuju u zapisima sastanaka nakon poziva. Sigurno je pretpostaviti da poslodavci imaju potpunu kontrolu nad računima koje osigurava tvrtka.

Ali čak i ako vaši menadžeri ručno ne pregledaju privatne razgovore, davanje omalovažavajućih komentara tijekom poslovnih razgovora je neprikladno. Mogli biste biti kažnjeni ako netko vidi vaše poruke. Usredotočite se na održavanje atmosfere pune poštovanja i produktivnosti—sačuvajte šalu za odgovarajuće kanale.

5. Prisustvovanje mrežnim sastancima u neprikladnim uvjetima

Dok daljinski i hibridni modeli rada nude fleksibilnost, ipak biste trebali prisustvovati virtualnim sastancima u odgovarajućim postavkama. Prestanite sudjelovati u poslovnim razgovorima dok vozite, putujete ili jedete. Samo ćete drugima odvratiti pozornost ako izbacujete nasumične, besmislene odgovore kada vam je pozornost podijeljena.

Najbolji pristup je komunicirati svoju situaciju. Ili pomaknite sastanke na svoju sljedeću dostupnost ili se potpuno odjavite od sudjelovanja—oboje je prikladnije nego pridružiti im se kako biste glumili prisutnost. Ako nemate prikladno okruženje za obavljanje poziva kod kuće, razmislite o pridruživanju coworking prostoru. Ako to učinite, provjerite jeste li razmotrite razne čimbenike prije nego odaberete svoj coworking prostor.

Napišite profesionalnu, prilagođenu OOO e-poštu prije odlaska na dopust. Pobrinite se da vaši suradnici znaju koga kontaktirati za hitne zahtjeve i poruke, inače će vam prekinuti pauzu.

6. Kasno pridruživanje mrežnim sastancima

Točnost je važna i za osobne i za virtualne sastanke. Bezobzirno je javljati se prekasno i uzrokovati kašnjenja. Svima ćete izgubiti vrijeme čekajući vas.

Također, većina aplikacija za videokonferencije prikazuje upozorenja kada korisnici uđu ili izađu iz sobe, što bi drugima moglo smetati. Uzmimo Zoom kao primjer. Stvara glasne zvukove mjehurića kad god se netko pridruži pozivu - ne možete se samo ušuljati na sastanke neprimijećeni. Možete čak prekinuti tok misli glavnog govornika.

Kako biste izbjegli ova kašnjenja, zakažite podsjetnike u aplikacijama za kalendar. Postavite svoje alarme da se uključe pet minuta prije dogovora, a zatim ih sinkronizirajte na svim svojim poslovnim i osobnim uređajima.

7. Neuspješna priprema vašeg uređaja za dijeljenje zaslona

Pripremite svoje uređaje unaprijed ako ćete koristiti značajku dijeljenja zaslona za poslovni poziv. U idealnom slučaju, trebali biste izbrisati sve mape kojima ćete se kretati. Sakrijte povjerljive datoteke, osobne datoteke i neprikladni sadržaj, između ostalih stavki koje nisu povezane s poslom, za besprijekorne prezentacije. Ništa nije neugodnije od toga da vaši suradnici vide nešto privatno.

Profesionalci koji često drže prezentacije trebali bi tražiti određene radne uređaje; inače ćete gubiti vrijeme na brisanje i vraćanje datoteka.

8. Ne razmišljajući o svom izgledu

Prestanite pretpostavljati da virtualni sastanci nisu obavezni koristiti kameru. Vaši poslovni partneri ili nadređeni mogli bi vas povremeno zamoliti da uključite kameru - trebali biste pripaziti na svoj izgled. Operite lice, počešljajte kosu i obucite gornji dio prikladan za posao. Također, postavite kameru blizu izvora svjetla tako da vam lice bude jasno i vidljivo.

9. Bezbrižno upuštanje u neobavezni razgovor

Uobičajeno je da zaposlenici razgovaraju dok čekaju da se drugi sudionici pridruže radnim razgovorima. Ugodnosti prekidaju neugodnu tišinu prije početka sastanka. Iako možete malo pokrenuti teme koje nisu vezane uz posao, ograničite se na komentare prikladne za posao. Nemojte se previše uzbuđivati ​​samo zato što su vaši prijatelji također na pozivu. Zamislite kako bi bilo neugodno da vam se iznenada pridruže vaši poslovni partneri, klijenti, kolege i nadređeni.

Ako ste domaćin poziva, omogućite čekaonicu kako biste mogli pregledati sudionike i upozoriti druge korisnike. Pobrinite se da se svi saberu prije nego što pustite ljude od autoriteta. U međuvremenu, sudionici trebaju obratiti pozornost na zvučne obavijesti za nove sudionike.

Ugostite poslovne pozive poput poslovnog profesionalca

Uz sve više tvrtki koje prihvaćaju hibridni rad i rad na daljinu, virtualni sastanci postupno će postati norma. Trebali biste ih prestati tretirati manje od osobnih okupljanja. Naizgled manje pogreške poput isključivanja fotoaparata, neurednog izgleda i upotrebe neuredne pozadine neprofesionalne su. Vaš nedostatak pripreme mogao bi na kraju uvrijediti kolege.

Stvorite jednostavnu rutinu prije nego što skočite na videopozive. Stvorite naviku presvlačenja u radnu odjeću, testiranja svojih uređaja i postavljanja pristojnih pozadina.