Osnove korištenja polja u Airtableu

Među mnogim alatima za povećanje produktivnosti, Airtable neprestano stječe popularnost, i to s dobrim razlogom.

Airtable je jedinstvena kombinacija funkcionalnosti proračunske tablice, gustoće informacija baze podataka i raznolikost njegovih višestrukih pogleda učinila ga je mnogima privlačnim kao sastavni dio njihove produktivnosti arsenal.

Dakle, odakle započeti kada tek postavite svoju prvu bazu? Odvojite malo vremena da istražite različite opcije i vidite kako najbolje mogu zadovoljiti vaše potrebe.

Što su polja u Airtableu?

Bilo da želite koristiti Airtable za upravljanje projektima, organizirati podatke ili pratiti zadatke, morat ćete se upoznati s poljima Airtable kako biste što bolje iskoristili Airtable.

Polja su kamen temeljac upravljanja podacima u Airtableu, služeći kao spremnici za informacije, formule i oblikovanje. Svako polje zauzima vlastiti stupac u zadanom prikazu mreže vaše nove baze. Polja se na isti način primjenjuju na svaki zapis unutar vaše tablice. Ne možete odrediti različite stilove oblikovanja po ćeliji, što se može činiti ograničavajućim samo za korisnike proračunskih tablica.

Međutim, možete imati više Grid prikaza i tablica u bilo kojoj bazi, sakriti polja ako je potrebno, pa čak i povezati informacije preko tablica. Ustupci bi se u početku mogli činiti restriktivnima, ali to bi se moglo promijeniti kada se upoznate s Airtableom.

Uloga primarnog polja u Airtableu

Kada započnete svoju novu bazu, primijetit ćete da su neka polja već u vašoj prvoj tablici. Krajnje lijevo polje je posebno istaknuto i zaključano na lijevoj strani. Ovo je primarno polje i ima važnu ulogu kao jedinstveni identifikator za vašu evidenciju—gotovo kao naslov pod kojim se nalaze sve vaše ostale informacije.

Primarno polje se koristi kao naslov zapisa preko Pogledi na zračni stol i na mnogim drugim mjestima, kao što je naziv svake kartice u Kanban prikazu ili referentni naziv u povezanim zapisima. Primarno polje prema zadanim je postavkama tekstualno polje s jednim redom. Ipak, prema Dokumentacija podrške za Airtable, po potrebi možete promijeniti primarno polje u nekoliko drugih vrsta polja.

Kako dodati novo polje u Airtable

Postoje dva načina za dodavanje polja u Airtable; prva metoda je kroz Airtableov Grid pogled. Pored zaglavlja vaših postojećih polja vidjet ćete zaglavlje sa znakom plusa. Klikom na taj znak plus otvara se izbornik koji prikazuje sva dostupna polja. Odaberite vrstu polja, slijedite dodatne upute za postavljanje polja i kliknite Stvori polje.

Drugi način dodavanja polja je unutar bilo kojeg pojedinačnog zapisa u vašoj bazi, kojemu možete pristupiti u većini prikaza klikom na zapis. Na dnu zapisa kliknite Dodajte novo polje u ovu tablicu.

Pojavit će se skočni prozor koji vam omogućuje dodavanje novog tekstualnog polja s jednim redom u zapis. Unesite naziv za polje, a zatim upotrijebite padajući izbornik za odabir da promijenite vrstu polja ako je potrebno. Slijedite dodatne prikazane upute za postavljanje polja i kliknite Uštedjeti.

Imajte na umu da se dodavanjem novog polja ono dodaje svakom zapisu u vašoj tablici, tako da ćete vjerojatno pronaći stupac pun praznih mjesta kada sljedeći put uđete u prikaz mreže te tablice.

1. Polja za unos teksta

U Airtableu postoji više tekstualnih formata s odgovarajućim vrstama polja. Zadano tekstualno polje s jednim redom je najosnovnije polje i prikladno je za sažete deskriptore. Ako trebate upisivati ​​više, razmislite o polju za dugi tekst, koje omogućuje unos do 100 000 znakova teksta, prijelome redaka i formatiranje obogaćenog teksta kada se uključi.

Polje Datum omogućuje ručni ili kalendarski unos datuma i vremena. Nadalje, postoje mnoga druga specijalizirana polja kao što su telefonski broj, e-pošta, URL, broj, valuta, trajanje i postotak. Svako polje dizajnirano je za pohranjivanje i formatiranje odgovarajućih vrsta podataka.

2. Polja temeljena na odabiru

Airtable nudi više polja na temelju odabira različitih opcija. Ovo su korisni načini za kategorizaciju vaših zapisa, praćenje zadataka ili praćenje procesa.

Polje Potvrdni okvir jednostavno dodaje potvrdni okvir na koji se može kliknuti vašim zapisima. Polje Ocjena dodaje vizualni sustav rangiranja od jednog do deset bodova, postavljenih na pet zvjezdica prema zadanim postavkama. Polja za pojedinačni odabir i višestruki odabir omogućuju padajuće izbornike za kategorizaciju, pri čemu potonji omogućuje više odabira za jedan zapis.

3. Polja traženja i brojanja

Polja Lookup i Count prikazuju najizrazitiju funkcionalnost Airtablea: njegovu moćnu sposobnost povezivanja i interakcije s različitim skupovima podataka kroz model relacijske baze podataka.

Polje Link to record povezuje zapise u tablicama, stvarajući bogate slojeve povezanih informacija. Nadovezujući se na ovo, polje Skupni prikaz omogućuje vam stvaranje izračuna i sažetaka na temelju polja unutar povezanih zapisa.

Polje Brojanje omogućuje vam brojanje zapisa povezanih s poljem Veza na zapis. Polje Lookup dohvaća podatke iz povezanih zapisa, olakšavajući dijeljenje informacija između tablica bez redundantnosti.

Airtable uključuje skup polja koja pohranjuju metapodatke o vašim zapisima. Ova su polja neprocjenjiva kada rukujete velikim podacima koji se često mijenjaju.

Polja Vrijeme stvaranja i Vrijeme zadnje izmjene prate kada su zapisi stvoreni ili zadnji put uređivani. Napravio i Zadnje promijenio identificiraju dotične korisnike odgovorne za te radnje. Možete odabrati posebne uvjete pod kojima se ovo polje ažurira ako je potrebno.

Polje Autonumber dodjeljuje redni broj zapisima, nudeći dosljedan sustav numeriranja u vašoj tablici. Iako Airtable sam numerira vaše zapise na krajnjem lijevom rubu prikaza mreže, ovo numeriranje broji samo broj vidljivih zapisa

5. Ostala polja Airtable

Uz gore navedena polja, Airtable nudi i neka posebna polja koja rade u vlastitoj ligi. Polje Formula donosi jednu od najkorisnijih značajki proračunske tablice u vašu bazu. Ovo polje vam omogućuje izvođenje izračuna, stvaranje složenih podataka i izgradnju funkcionalnosti temeljene na logici.

Ako ste navikli na alate kao što je Microsoft Excel, već ćete znati kako radi polje Formula, ali možda ćete htjeti pročitati kako koristiti formule u Airtableu kako bismo bili sigurni da izvlačite najviše iz mogućnosti ovog polja.

Polje Korisnik omogućuje vam dodavanje nekoga tko koristi Airtable u zapis tako da odaberete njegovo ime s padajućeg popisa ili ga pozovete u bazu putem e-pošte. Neke funkcije ovog polja mogu zahtijevati jedan od plaćenih planova Airtablea.

Polje Barcode pohranjuje crtične kodove i QR kodove skenirane putem mobilnih aplikacija Airtablea. Na kraju, polje gumba omogućuje vam dodavanje prilagodljivih gumba u vaše zapise, koji mogu pretpregledavati web stranice, pokretati skripte, učitavati prilagođena proširenja Airtable i još mnogo toga.

Organizirajte, komentirajte i budite produktivniji s poljima u Airtableu

Polja vam pomažu da maksimalno iskoristite podatke u bazi Airtablea i ona su pristupnik za oslobađanje punog potencijala Airtablea za vaš tijek rada. Bilo da pohranjujete informacije, stječete nove uvide ili stvarate prilagođene tijekove rada, Airtable je svestran alat koji vam pomaže da radite pametnije.

Ako naiđete na vrstu polja koju prije niste koristili, nemojte se ustručavati eksperimentirati i vidjeti može li unaprijediti vaše procese.