Kako koristiti Airtable za učinkovito upravljanje projektima

Imate li pravi alat za upravljanje projektima? Upravljanje velikim projektima zahtijeva mnogo truda kako bi se osiguralo da su informacije uvijek ažurne i da su svi na istoj stranici. Ako želite učinkovito upravljati i nadzirati svoj projekt, Airtable je odlična platforma za razmatranje.

Airtable je iznimno bogata značajkama i korisniku prilagođena platforma koja kombinira složenost alata za upravljanje projektima s jednostavnošću proračunskih tablica. Evo kako možete početi koristiti Airtable za učinkovito upravljanje projektima.

Korak 1: Postavljanje vaše baze

U Airtableu možete imati odvojeni radni prostori za različite projekte i više baza podataka u svakom radnom prostoru. Baze podataka u Airtableu nazivaju se baze. Baze unutar radnog prostora također mogu biti međusobno povezane kako bi se vaši podaci unutar svake baze pojednostavili.

Evo kako postaviti svoju Airtable bazu:

1. Jednom kad ti prijavite se na svoj Airtable račun, možete započeti u svom zadanom radnom prostoru ili stvoriti novi radni prostor koji možete dijeliti sa svojim suradnicima. Za izradu novog radnog prostora samo kliknite Stvorite radni prostor i imenujte svoj radni prostor.
2. Idite na željeni radni prostor i kliknite Stvorite bazu za postavljanje vaše nove baze podataka.
3. Kliknite na naslov baze (što je prema zadanoj postavci "Baza bez naziva") da biste je preimenovali. Ovdje također možete prilagoditi izgled stranice.
4. Sada možete uvesti postojeće podatke u svoju tablicu, koristiti predložak Airtable ili izraditi svoju tablicu ispočetka.
5. Prema zadanim postavkama Airtable već dodaje nekoliko polja za početak. Za uređivanje ovih polja samo dvaput kliknite na naziv polja. To vam omogućuje da promijenite naziv i vrstu polja.
6. Za dodavanje više polja kliknite na + u zaglavlju tablice. Odaberite željeni tip polja, unesite naziv polja, postavite konfiguraciju i kliknite na Stvori polje.
7. Nakon što ste dodali sva potrebna polja, vaša baza podataka je spremna! Također možete povući i ispustiti stupce na temelju toga kako ih želite rasporediti.

Ako prvi put koristite Airtable, alat vam daje odličan vodič koji će vam pomoći da postavite svoju prvu bazu.

Korak 2: Stvaranje i prilagodba prikaza

Airtable je doista napravio revoluciju u jednostavnosti pregledavanja podataka. Konfiguracije prikaza poput mreže, kalendara, galerije, obrasca, Kanbana itd. nude jedinstvena sredstva za interakciju s podacima. Airtable vam omogućuje stvaranje do 1000 prikaza po stolu.

Evo kako postaviti pogled Airtable:

1. Prema zadanim postavkama, Airtable stvara mrežni prikaz za vaš stol. Također možete stvoriti dodatne prikaze mreže ili druge prikaze s različitim konfiguracijama.
2. Ispod Stvoriti... izborniku, kliknite na željenu vrstu prikaza za stvaranje novog prikaza.
3. U novostvorenom prikazu možete prilagoditi polja koja želite pregledati, filtrirati zapise na temelju nekih kriterija i sortirati zapise prema svojim potrebama.

Korak 3: Dodavanje suradnika i upravljanje njima

Na Airtableu možete dodati članove tima/suradnike u svoj cijeli radni prostor kao i u pojedinačne baze. To pomaže osigurati da su svi koji rade na projektu na istoj stranici, s jasnim pregledom dijeljenih informacija, zadataka, vremenskih okvira itd.

Evo kako dodati suradnike u svoj Airtable radni prostor:

1. Idite na svoju Airtable početnu stranicu i odaberite radni prostor.
2. Kliknite na Udio i dodajte svoje suradnike putem e-pošte.
3. Vaši će suradnici dobiti poziv e-poštom da se pridruže vašem radnom prostoru. Nakon što prihvate pozivnicu, moći će pristupiti svim bazama unutar zajedničkog radnog prostora.

Evo kako dodati suradnike u svoju Airtable bazu:

1. Idite do svoje baze Airtable.
2. Kliknite na Udio i dodajte svoje suradnike putem e-pošte.
3. Vaši suradnici dobivaju poziv e-poštom da se pridruže vašoj bazi. Nakon što prihvate pozivnicu, moći će pristupiti samo podacima u zajedničkoj bazi.

Nakon što se vaši suradnici pridruže, možete kliknuti na Udio ponovo za pregled popisa suradnika kao i za uređivanje dopuštenja pristupa.

Unutar baze možete koristiti polje tipa "Korisnik" za dodavanje vaših suradnika u pojedinačne zapise. Ovo također ima značajku obavijesti koja obavještava suradnika e-poštom kad god je dodijeljen zapisu.

Ostale korisne značajke Airtablea

Gore spomenuti koraci trebali bi biti dovoljni za početak upravljanja projektima i suradnje pomoću Airtablea. Ako želite poboljšati svoju igru ​​Airtable, također možete provjeriti sljedeće značajke koje će zasigurno poboljšati vaše iskustvo upravljanja projektima:

1. sučelja

S dizajnerom sučelja Airtablea možete stvoriti iskustvo po mjeri za vas i članove vašeg tima. Alat omogućuje fleksibilnost vizualizacije i uređivanja zapisa na prilagođene načine bez ugrožavanja integriteta osnovnih prikaza.

Možete ga koristiti za stvaranje jedinstvene nadzorne ploče projekta koji vam pokazuju točno ono što želite vidjeti, na način na koji to želite vidjeti.

2. Automatizacije

Airtable Automations pomažu u automatizaciji zadataka koji se ponavljaju, poput slanja e-pošte, ažuriranja zapisa itd. Pomoću ove funkcije također možete integrirati svoju bazu s vanjskim aplikacijama kao što su Outlook i Google tablice za automatsko izvršavanje određenih zadataka.

Airtable također ima značajku stvaranja povezanih baza, tj. baza koje rade zajedno povezujući slična polja preko tablica. To pomaže osigurati da se vaši podaci uvijek ažuriraju u svim tablicama, čime se povećava jasnoća i transparentnost.

4. Dijeljenje samo za čitanje

Airtableova mogućnost dijeljenja samo za čitanje omogućuje vam dijeljenje podataka iz odabranih pogleda s vanjskim korisnicima. Ovi korisnici ne moraju biti dodani kao suradnici vašoj bazi i moći će vidjeti zapise samo na temelju načina na koji ste konfigurirali zajednički prikaz.

5. Funkcija formule

Slično softveru za proračunske tablice kao što su Microsoft Excel i Google Sheets, Airtable također ima mogućnost generiranja izračunatih podataka. Možete stvoriti polje s tipom "Formula" i postavite željenu formulu i pravila oblikovanja za izvođenje bilo čega, od jednostavne aritmetike do složene analize podataka.

Podignite svoje upravljanje projektima uz Airtable

U okruženjima koja se brzo mijenjaju ključno je imati jasnoću oko svog projekta u bilo kojem trenutku. Zbog toga vam je potreban pravi alat za pojednostavljenje stvari za sve uključene, a Airtable definitivno odgovara zahtjevima.

Airtable-ovo korisničko sučelje u boji olakšava postavljanje baze podataka projekta u nekoliko minuta. Platforme kao što je Airtable nezaobilazne su za produktivan, suradnički i učinkovit radni prostor.