10 osnovnih vještina koje trebate za upravljanje bilo kojom PDF datotekom

PDF je jedan od najčešće korištenih formata datoteka za dokumente, od životopisa i službenih obrazaca do e-knjiga. Ipak, bitno je da posjedujete osnovne vještine rukovanja PDF-ovima. U nastavku ćemo s vama proći kroz neke od ključnih.

1. Izmijenite tekst u PDF-u

Jedna od najfrustrirajućih stvari pri korištenju PDF-a jest kada ga trebate urediti ili ažurirati. To se može dogoditi kada ljudi pretvaraju Excel, Word ili PowerPoint datoteku u PDF prije nego što vam je pošalju.

Prema zadanim postavkama ne možete mijenjati PDF-ove osim ako nemate izvornu datoteku u obliku koji se može mijenjati i tamo je uredite prije nego što je ponovno pretvorite u PDF. Stvari postaju komplicirane ako nemate izvornu datoteku.

Srećom, postoje neka rješenja za prevladavanje ovog frustrirajućeg ograničenja. Budući da je Adobe stvorio PDF, logično je da imaju alat za njegovo uređivanje. Međutim, za uređivanje PDF-a trebat će vam puna verzija programa Adobe Acrobat. Ako ga imate, možete urediti PDF na sljedeći način:

1. Pokreni Akrobat i otvorite datoteku.
2. Kliknite na Uredi PDF alat u desnom oknu.
3. Koristite Acrobat alate za uređivanje za dodavanje i uređivanje teksta, uključujući promjenu fontova teksta.
4. Kada završite, kliknite Uštedjeti.

Ako nemate pristup Adobe Acrobatu, možete koristiti Adobeov besplatni online uređivač PDF-a. Ako smatrate da je njegova funkcionalnost ograničena, možete isprobati i drugi softver poput PDFelement. Druga je alternativa transformirati PDF u format koji se može uređivati, kao što je Word dokument. Nakon što izvršite potrebne izmjene, ponovno ga pretvorite u PDF.

2. Spremite određenu stranicu

Većina PDF datoteka sadrži mnogo stranica. Ako trebate samo nekoliko stranica iz datoteke, možete ih izdvojiti i spremiti kao novi PDF. Ako koristite Mac, možete dodavanje, uklanjanje ili izdvajanje stranica iz PDF datoteke pomoću pregleda. Uraditi ovo:

1. Otvorite PDF s pregledom. Provjerite postoji li bočna traka. Učinite to odlaskom na Pogled > kvačicu Uvijek prikaži bočnu traku.
2. Odaberite stranice koje želite izdvojiti. Control-klik i odabir Izvoz kao u kontekstualnom izborniku.
3. Unesite naziv datoteke i gdje je želite spremiti. Klik Uštedjeti.

Ako ste korisnik sustava Windows:

1. Otvorite datoteku. Izaberi Datoteka > Ispis.
2. Odaberite stranice koje želite spremiti unosom stranica. Ako stranice nisu uzastopne, odvojite ih zarezima (npr. 2, 5, 7 ).
3. Klik PDF > odaberite Spremi kao PDF iz padajućeg izbornika.
4. Odaberite Uštedjeti.

3. Pretvorite PDF datoteke

PDF datoteke možete pretvoriti u formate kao što su TXT, HTML, DOCX i tipove slikovnih datoteka kao što su PNG i JPG. Postoji mnogo načina da to učinite na radnoj površini. Na primjer, možete koristiti Preview na vašem Macu da pretvorite svoj PDF u različite vrste slikovnih datoteka:

1. Otvorite PDF datoteku na Preview.
2. Izaberi Datoteka > Izvoz. Odaberite željeni format s padajućeg izbornika pokraj Format. Možete pritisnuti Opcija za pregled više opcija formata datoteke.

Budući da Windows nema pandan Previewu, upotrijebite zaobilazno rješenje Adobeov besplatni PDF pretvarač ili aplikacije trećih strana. Također možete koristite Google Drive za pretvaranje PDF-a u Word.

4. Spremite web stranice kao PDF datoteke

Spremanje web-stranica kao PDF datoteka zgodno je kada očekujete da nećete biti povezani s internetom, ali i dalje trebate pristup određenim web-stranicama. Srećom, većina preglednika omogućuje vam spremanje web stranica kao PDF datoteka.

Ako koristite Google Chrome, pritisnite Ctrl + P na Windowsima ili Cmd + P na Macu. Provjerite jeste li odabrali Spremi kao PDF kao Odredište i pritisnite Uštedjeti.

U međuvremenu, postoje nekoliko načina za spremanje web stranica kao PDF datoteka u Safariju, ovisno o vašim željama. Najlakši način za spremanje web-stranice kao PDF u Safari je korištenje sljedeće metode:

1. Otvorite web stranicu koju želite spremiti u Safariju.
2. Kliknite na Datoteka Jelovnik.
3. Izaberi Izvezi kao PDF...
4. U dijaloški okvir unesite naziv PDF datoteke i odaberite mjesto za spremanje.
5. Kliknite na Uštedjeti dugme.

Možete ga i spremiti u Pogled čitatelja kako biste eliminirali nepotreban web nered ili ga spremili točno onako kako izgleda u pregledniku.

5. Izradite PDF portfelj

Budući da PDF datoteka podržava širok raspon vrsta datoteka, možete stvoriti PDF portfelj za spajanje različitih vrsta datoteka u jednu integriranu PDF jedinicu. PDF portfelj omogućuje datotekama da zadrže svoje pojedinačne identitete, ali su prikupljene u jednoj PDF datoteci.

U PDF portfelju možete otvarati, formatirati i uređivati ​​svaku komponentnu datoteku neovisno o drugim datotekama u portfelju. Kada uređujete datoteku koja nije PDF, datoteka, recimo proračunska tablica, otvara se u izvornoj aplikaciji iz vašeg PDF portfelja. Zatim sprema sve promjene koje napravite unutar svog portfelja.

Upozorenje je da to možete učiniti samo u Adobe Acrobatu. Ostali slični alati uključuju Nitro PDF Editor i PDFelement. Ako imate Adobe Acrobat na radnoj površini, evo kako napraviti PDF portfelj:

1. Otvoren Akrobat > Datoteka > Stvoriti.
2. Izaberi PDF portfelj.
3. Povucite datoteke u dijaloški okvir ili kliknite Dodaj datoteke i odaberite jednu od dostupnih opcija.
4. Klik Stvoriti.
5. Prerasporedite i uklonite datoteke pomicanjem sličica datoteka u lijevom oknu.

6. Spoji PDF-ove

Ako nemate problema s pretvaranjem svih datoteka u PDF, možete koristiti Adobe Acrobat Kombinirajte datoteke alat. Ovo pretvara sve ostale vrste datoteka u PDF i spaja ih. Postoje rješenja ako nemate Adobe Acrobat. Možete kombinirati slike i PDF datoteke na svom Macu u jedan PDF.

Da biste to učinili, odaberite stavke, dvaput kliknite da biste vidjeli kontekstualni izbornik i odaberite Brze radnje > Izradi PDF. Međutim, to ne funkcionira ako dodate Wordove dokumente i proračunske tablice. Ako planirate dodati ove vrste datoteka, prvo ih morate pretvoriti u PDF prije spajanja.

Također možete koristiti Adobeov besplatni alat za spajanje PDF-ova.

7. Rotirajte i izrežite PDF stranice

Ponekad određeni prikaz (portret ili pejzaž) bolje odgovara tekstu u PDF dokumentu. Jednostavan način za promjenu prikaza teksta je rotiranje stranice ili cijelog dokumenta. Srećom, većina PDF čitača ima ovu značajku. Jednostavno otvorite dokument svojim čitačem i potražite Rotirati opcija.

Ako koristite Adobe Acrobat, možete pritisnuti Shift + Ctrl + Plus (+) rotirati u smjeru kazaljke na satu i Shift + Ctrl + minus (-) za okretanje u smjeru suprotnom od kazaljke na satu. Alternativno, možete pokušati Adobeov besplatni alat za rotiranje PDF-a.

Na Macu možete koristiti Preview za rotiranje stranica iz vaše PDF datoteke. Otvorite PDF datoteku u pregledu, odaberite određene ili sve stranice na bočnoj traci, a zatim kliknite Rotirajte alat na alatnoj traci.

8. Uredite povjerljive informacije

Jednu pogrešku mnogi ljudi rade kada pokušavaju zaštititi osjetljive podatke u dijelovima dokumenata (poput licence brojevi i kontakt detalji) je korištenjem alata za označavanje i crtanjem crnog pravokutnika s punom ispunom ih.

Najbolji način za prikrivanje ovih informacija je putem alata za uređivanje, koji je prisutan u većini softvera za PDF. Umjesto da prekriju tekst ili slike, odabrana područja zamjenjuju piksel po piksel pomoću redakcijske ispune.

9. PDF-ove zaštitite lozinkom

PDF-ovi olakšavaju dijeljenje, ali riskirate da dospiju u pogrešne ruke. Zaštita vaših PDF-ova lozinkom šifrira sadržaj vašeg dokumenta i zahtijeva od primatelja da unesu lozinku prije pristupa.

Kao i većina gore spomenutih značajki, većina PDF čitača omogućuje dodavanje lozinke u vaš dokument. Ako nemate PDF čitač, možete koristiti Adobeov besplatni PDF alat za zaštitu lozinkom ili izradite PDF zaštićen lozinkom u Wordu.

10. Dodajte vodene žigove

Dodavanje vodenih žigova vašim PDF-ovima najlakši je način da zaštitite svoje intelektualno vlasništvo. Također informira ljude o tome je li dokument izvornik ili kopija. Njihovo dodavanje također može djelovati kao "pečati" i poboljšati prepoznatljivost marke.

Većina PDF čitača zahtijeva da izdvojite nešto novca za ovu funkciju. Srećom, postoje besplatni načini dodavanja vodenog žiga vašim PDF-ovima na mreži.

Ovladajte svojim PDF-ovima

S pravim alatima i tehnikama, od uređivanja do osiguranja, možete bez napora kretati i optimizirati svoje PDF dokumente. Iskorištavanje ovih vještina može pomoći u povećanju vaše učinkovitosti i produktivnosti kada je u pitanju upravljanje digitalnim dokumentima.