Kako ukloniti nered od papira i digitalno organizirati svoj život

Riješiti se nereda od papira može biti neugodno, pogotovo kada su hrpe posvuda. Bez obzira na to koliko ste pažljivi, papir se gomila, a organiziranje velikih količina papira može biti neodoljivo.

Međutim, prihvaćanje ekološki prihvatljivog pristupa organizaciji papira i korištenje digitalnog sustava održava vaš prostor čistim i udobnim. Evo nekoliko koraka koji će vam pomoći da uklonite papirnati nered i organizirate svoj život digitalno.

1. Procijenite svoju trenutnu situaciju

Uklanjanje nereda i organiziranje vašeg prostora može biti naporan i stresan proces. U početku ćete možda biti nesigurni kako i gdje započeti proces pospremanja. Ali odvojite nekoliko minuta da procijenite svoju trenutnu situaciju s papirnatim neredom prije nego što se upustite u potpunu digitalnu preobrazbu uvelike pomaže.

Možete početi kategorizirati svoje radove prema tome koliko su važni. Zatim odredite gdje imate najviše papira, poput uredskih ladica, stola ili polica za knjige. Također odredite koji će vam uređaji za pohranu i resursi trebati za digitalnu organizaciju, kao što je

besplatno rješenje za pohranu u oblaku, skener slika i mobilne aplikacije.

Procjena vašeg prostora olakšava uklanjanje nereda i omogućuje vam planiranje učinkovite strategije za digitalizaciju. Možete čak i vizualizirati svoj digitalni sustav i svoj novi radni prostor kako biste se motivirali za zadatke koji dolaze.

2. Digitalizirajte postojeću papirologiju

Možete tražiti određeni dokument, ali ga ne možete pronaći jer je vaš radni stol prekriven hrpom papira, starih računa, potvrda o plaćanju i ispisanih e-poruka. Digitalizacija vaše papirologije znači da više ne morate čuvati ili pohranjivati ​​hrpe dokumenata i faktura. Nećete morati pretraživati ​​po ormarima i ladicama da biste pronašli određene datoteke.

Digitalizirajte svoju papirologiju skeniranjem i pohranjivanjem, omogućujući vam dohvaćanje informacija kad god je potrebno. Možete koristiti skener slika ili aplikacije za skeniranje na vašem iPhone i Android pametnom telefonu za snimanje vaših dokumenata. Zatim možete spremiti svoje skenove kao JPG ili PDF. To će vam omogućiti jednostavno dijeljenje datoteka s drugima, eliminirajući potrebu za sastavljanjem i slanjem dokumenata putem kurira.

3. Omogućite online naplatu i izvode

Zamislite da primate sve svoje račune, potvrde i financijska izvješća putem e-pošte. Ne biste morali preturati po hrpama potvrda i računa u potrazi za određenom ceduljom, a vaš će prostor biti bez papira.

S online naplatom i izvodima značajno smanjujete količinu papirnatog nereda oko sebe. To vam omogućuje da prakticirate očuvanje okoliša smanjenjem utjecaja proizvodnje papira na okoliš.

Sve svoje račune i potvrde možete primati online, što ih čini lako dostupnima putem vašeg mobilnog uređaja ili prijenosnog računala. Mrežna naplata također vam pomaže pratiti povijest plaćanja i bilježiti transakcije i troškove.

Osim toga, brojne aplikacije upravitelja računa i besplatne aplikacije za fakture nude značajke kao što su praćenje troškova i podsjetnici za plaćanje, što vam omogućuje da budete u toku i izbjegnete propuštena plaćanja.

4. Automatizirajte digitalno potpisivanje dokumenata

Svijet je postao toliko digitalan da možete lako upravljati gnjavažom oko potpisivanja dokumenata olovkom na papiru. S online aplikacije za potpisivanje dokumenata, možete uštedjeti vrijeme i eliminirati nered od papira koji nastaje ispisom i potpisivanjem fizičkih kopija dokumenata.

Neke platforme za digitalno potpisivanje dokumenata također nude šifriranje podataka kao sigurnosna mjera, smanjujući rizik od krivotvorenja dokumenata.

Usvajanje prakse digitalnog potpisivanja dokumenata pomaže vam da njegujete način razmišljanja bez papira, kakav postajete spremniji za prihvaćanje drugih praksi uklanjanja nereda s papira i digitalno organiziranje vašeg životnog stila.

5. Spremite dokumente u oblak

Pohranjivanje u oblaku postalo je jedan od najinovativnijih načina pohranjivanja i očuvanja osjetljivih podataka na svijetu. To je sjajan način da vaš svemirski papir bude čist i organiziran. Više nećete morati pohranjivati ​​ili čuvati mnogo fizičkih kopija papira, eliminirajući potrebu za držanjem dokumenata u ormarićima, registratorima i na policama.

Pohranjivanje datoteka u oblak također vam pomaže da bolje upravljate i organizirate svoje dokumente. Brojne platforme za pohranu u oblaku pružaju alate za jednostavnu organizaciju, osiguravajući jednostavno dohvaćanje datoteka. Tehnologija pohrane u oblaku također nudi vrhunske sigurnosne usluge koje štite vaš dokument, omogućujući vam sigurno dijeljenje datoteka s drugima.

Kada nisu pravilno pohranjeni, fizički dokumenti skloniji su oštećenju, gubitku i krađi. Međutim, pohranjivanje vaših datoteka u oblak osigurava dugoročno očuvanje, štiteći vaše dokumente od oštećenja i gubitka.

Štoviše, pohrana u oblaku nudi dovoljno prostora za pohranu onoliko dokumenata koliko želite i njihov prijenos drugima putem vašeg mobilnog uređaja ili prijenosnog računala.

6. Postavite zadane postavke pisača na dvostrano

Dvostrani ispis uključuje prilagodbu vašeg pisača za automatski ispis na obje strane papira. To pomaže smanjiti količinu papirnatog nereda u vašem prostoru.

Ispis manje papira znači smanjenje broja dokumenata koje fizički pohranjujete u svojim ormarićima i na policama. Također vas potiče da smanjite upotrebu papira i težite organiziranom okruženju i stilu života bez nereda.

Obostrani ispis ne samo da vam pomaže prepoloviti količinu nereda od papira; također vam omogućuje uštedu troškova papira i promiče očuvanje okoliša smanjenjem broja stabala koja se koriste za proizvodnju papira.

7. Uklonite stolne ladice za papir/pisma

Ladice za papir na stolu često postaju prikladno mjesto za slaganje pristiglih papira, što uzrokuje nered u papiru. Možete početi digitalno organizirati svoj život uklanjanjem ladica za papir. Da, držanje ladica za papir može biti primamljivo, pogotovo kada želite jednostavan pristup svojim datotekama.

No, ako želite organiziran radni prostor bez nereda, odlučite se za digitalni pristup organizaciji papira. Bez ladica za papir možete brže obrađivati ​​i upravljati dolaznim dokumentima i održavati stol urednim.

Osim toga, potrošit ćete manje vremena na organiziranje i čišćenje stolnih ladica za papir kada svoje dokumente pohranjujete i upravljate njima digitalno. Uklanjanje ladica za papir također vam pomaže razviti način razmišljanja bez nereda, utječući na vas da prihvatite organiziraniji način života.

Prijelaz u prostor bez papira

Normalno je da se papir nakuplja tijekom vremena tijekom rada. Međutim, prihvaćanje digitalnog pristupa organiziranju vaših dokumenata i održavanje prostora bez papira učinkovitiji je i održiviji način upravljanja vašim poslom i životom.

Otkrit ćete da vam digitalizacija vašeg papira pomaže da učinkovito organizirate svoj osobni i poslovni život. Također daje prioritet bitnim dokumentima, čineći ih lako dostupnima i bolje pohranjenima.