Tražite načine da poboljšate svoje online sastanke? Evo nekih bitnih alata koji će vam pomoći da svoje sastanke učinite produktivnijima i zanimljivijima.
Online sastanci postali su nezamjenjivi na radnom mjestu, bilo da radite od kuće ili u uredu. Iako su nedvojbeno zgodni, jer povezuju ljude lokalno i globalno, koliko su često produktivni?
Postoji nekoliko izazova koje treba prevladati kako biste bili sigurni da su mrežni sastanci učinkoviti i vrijedni vašeg vremena. Srećom, možete stvoriti okruženje za sastanke s većom suradnjom s pravom kombinacijom alata. U nastavku ćemo pokriti neke bitne alate za produktivne online sastanke.
1. Zum za sinkrone mrežne sastanke ili sastanke u stvarnom vremenu
Produktivan online sastanak neće biti moguć bez najbolji softver za video konferencije za rad na daljinu. S širokim rasponom alata za virtualne sastanke koji nude razne značajke i funkcije, Zoom se ističe svojim intuitivnim sučeljem.
To ne znači da Zoomu nedostaju snažne značajke, budući da nudi visokokvalitetne video i audio mogućnosti, snimanje i dijeljenje zaslona.
To nije sve; također možete upotrijebiti značajku Zoom Virtual Background za promjenu pozadine, što može biti korisno ako imate pretrpan radni prostor. Zoom također podržava integracije s drugim popularnim alatima za produktivnost kao što su Slack, Google Calendar i Asana, što olakšava stvaranje virtualnog okruženja za suradnju.
2. Razboj za asinkrone sastanke
Što se događa kada ne možete okupiti sve u isto vrijeme na mrežni sastanak? Ovo je jedan od naj uobičajeni izazovi rada na daljinu s kojima se suočavaju timovi koji rade u različitim vremenskim zonama.
Učinkovito rješenje za ovaj problem bilo bi održavanje asinkronih sastanaka, koji ne zahtijevaju da ljudi budu na mreži u isto vrijeme. Osim toga, asinkroni mrežni sastanci obično su produktivniji jer možete pružiti promišljeniju razmjenu informacija i voditi neometane rasprave.
Srećom, ima ih nekoliko alati za asinkronu video komunikaciju možete koristiti za svoje virtualne sastanke. Jedan od njih je Loom, koji vam omogućuje snimanje videozapisa i dijeljenje sa svojim timovima kada vam odgovara. Ovo je idealno za izradu detaljnih vodiča ili slanje povratnih informacija članovima tima bez potrebe zakazivanja sastanka.
3. Krisp za uklanjanje pozadinske buke tijekom sastanaka
Pozadinska buka ometa produktivnost radnog mjesta na nekoliko načina, posebno tijekom virtualnih sastanaka. Bilo da vaš pas laje, beba koja plače, građevina ispred vašeg prozora ili kolege razgovaraju u pozadini, buka može ometati tijekom virtualnih sastanaka.
Krisp je nevjerojatan alat za poništavanje buke, pokretan umjetnom inteligencijom, koji može povećati produktivnost vaših mrežnih sastanaka uklanjanjem neželjene pozadinske buke. Možete koristiti Krisp kako biste bili sigurni da je vaš glas jasan, smanjujući ometanja i stvarajući produktivnije radno okruženje.
Osim toga, Krisp je kompatibilan s nekim od najpopularnijih online komunikacijskih alata, uključujući Microsoft Teams, Zoom, Skype i druge.
4. Camo da koristite svoj pametni telefon kao web kameru
Nakon što smo riješili slušni izazov u obliku pozadinske buke, obratimo pažnju na uobičajeni vizualni problem tijekom virtualnih sastanaka. Većina ljudi koristi računala s lošijim ugrađenim web kamerama za videokonferencije. Camo je savršen alat ako želite poboljšati kvalitetu videopoziva i izgledati profesionalnije tijekom mrežnih sastanaka.
Ako ste upoznati s Appleovom kamerom Continuity Camera, koja vlasnicima Maca omogućuje korištenje iPhonea kao web kamere, Camo čini isto za korisnike macOS-a, Windowsa, iOS-a i Androida. Sve što trebate učiniti je preuzeti Camo na svoj pametni telefon i računalo te upariti oba uređaja pomoću USB kabela ili bežične veze skeniranjem QR koda.
Nakon što ste uparili svoj uređaj, možete prilagoditi postavke na temelju svojih preferencija i početi ga koristiti s popularnim aplikacijama za videokonferencije kao što je Zoom za vaše mrežne sastanke.
5. Calendly za zakazivanje sastanaka
Dakle, kako često natjerati svoje kolege ili klijente da se pridruže vašim mrežnim sastancima? Kladimo se da trošite puno vremena na slanje e-pošte ili telefoniranje kako biste otkrili najprikladnije vrijeme za sve. Calendly je učinkovit online alat za zakazivanje sastanaka koji vam može pomoći automatizirati proces zakazivanja, tako da se možete usredotočiti na produktivnu razmjenu sa svojim klijentima ili kolegama.
Zakazivanje sastanaka i zadataka pomoću Calendlyja je jednostavan. Sve što trebate učiniti je stvoriti vrstu događaja, od sastanaka jedan na jedan do grupnih sastanaka. Odaberite naziv, mjesto, opis, trajanje i datum događaja.
Nakon što unesete sve potrebne detalje, možete podijeliti vezu putem e-pošte sa svojim pozvanim osobama kako biste im omogućili da odaberu najbolje vrijeme na temelju vaše dostupnosti. Evo nekih Calendly savjeti koji će vam pomoći da postanete bolji u planiranju.
6. Vidra.ai za snimanje vaših sastanaka
Jedan od najboljih načina da osigurate da su vaši mrežni sastanci produktivni je snimanje svih ključnih točaka o kojima se raspravljalo tijekom sesije. Međutim, ručno vođenje bilješki tijekom aktivne sesije može biti izazovno, osobito tijekom dugog sastanka ili kada slušate brze govornike. Tu Otter.ai može biti koristan.
Otter je pomoćnik za sastanke pokretan umjetnom inteligencijom koji snima zvuk i transkribira govor u tekst u stvarnom vremenu. Možete koristiti Otter za snimanje online sastanaka u vašoj odsutnosti, generiranje sažetaka, snimanje slajdova u vaše bilješke i pronalaženje relevantnih informacija pretraživanjem ključnih riječi.
S Otterom se možete usredotočiti na to da svoje virtualne sastanke učinite privlačnijim i produktivnijim dok vam pruža bilješke i transkripcije koje generira umjetna inteligencija.
7. Trello kako biste bilješke sa sastanka pretvorili u djelotvorne zadatke
Sastanci služe kao platforma za razmjenu ideja i raspravu o strategijama i rješenjima. Ali što dolazi nakon završetka sastanka? Kako osiguravate da se svi planovi i strategije o kojima se razgovaralo na sastanku pretvore u djelotvorne zadatke? Možeš koristite Trello za organiziranje svojih projekata.
Trello je alat za upravljanje projektima u stilu Kanbana koji vam može pomoći organizirati osobne i profesionalne zadatke. Idealan je alat za timove koji žele vizualni pregled projekata kroz kreiranje Daske za svaki projekt i Kartice za specifične zadatke unutar projekta.
Zatim možete postaviti rokove, dodijeliti zadatke članovima tima i priložiti datoteke povezane sa zadatkom. To s lakoćom pretvara vaše bilješke sa sastanka u zadatke koji se mogu poduzeti.
Bez pravih alata, vaši mrežni sastanci mogu brzo postati nered u kalendaru i događaji koji gube vrijeme. Međutim, možete koristiti ove alate za automatizaciju zadataka koji se ponavljaju, snimanje i sažimanje razgovora te pretvaranje bilješki sa sastanka u zadatke koji se mogu izvršiti, između ostalog. Sve ovo će vam pomoći da maksimalno iskoristite svoje virtualne timske sastanke i osigurati da budu zanimljivi i produktivni.
