6 alata za produktivnost e-pošte koji će vam uštedjeti sate

E-pošta i dalje zauzima sastavno mjesto na današnjem radnom mjestu, unatoč proliferaciji komunikacijskih alata s praktičnim značajkama. Kao pouzdan alat za internu komunikaciju, kontakt s klijentima i mrežni ID koji se koristi za prijavu za razne usluge ključno je koristiti najbolje alate za produktivnost e-pošte kako biste to maksimalno povećali tehnologija.

Zašto je to važno? Povećanjem produktivnosti e-pošte možete pojednostaviti svoj komunikacijski proces, izbjeći gomilu e-pošte koja zatrpava vaš sandučić i osloboditi više vremena da se usredotočite na druge zadatke. U nastavku ćemo pokriti najbolje alate za povećanje produktivnosti vaše e-pošte.

1. ChatGPT za pisanje e-pošte

ChatGPT je chatbot pokretan umjetnom inteligencijom koji može simulirati razgovore poput ljudskih i generirati odgovore koji zvuče prirodno. Jedan od nevjerojatnih načina na koji možete koristiti ChatGPT da poboljšate svoj radni dan je da ga koristite kao pomoćnika za pisanje ili, točnije, za izradu nacrta e-pošte.

Sve što trebate učiniti da koristite ChatGPT za pisanje teških e-poruka na poslu je ići na OpenAI web mjesto i kreirajte račun ako ga nemate. Zatim navedite kontekst za ono što želite napisati u svojoj e-pošti.

Na primjer, vaša uloga, kome se šalje e-pošta i što želite postići razgovorom. Zatim zatražite od ChatGPT-a da vam napiše nacrt e-pošte. Možete koristiti ovaj nacrt kakav jest ili napraviti izmjene ako je potrebno.

Alternativno, možete koristiti Microsoftov Bing Chat, ugrađeni chatbot za razgovor koji pokreće OpenAI GPT sustav prirodnog jezika, ista tehnologija koja pokreće ChatGPT.

Jedna od prednosti korištenja Bing Chata je to što je ugrađen u preglednik Microsoft Edge. Sve što trebate učiniti je prijavite se za Bing pretraživanje koje pokreće AI u Edgeu i upotrijebite ga Sastaviti na bočnoj traci za pisanje svoje e-pošte.

2. GrammarlyGO za uređivanje i sastavljanje e-poruka

Nakon što ste sastavili svoju e-poštu, vaš bi sljedeći korak trebao biti da je uredite zbog pravopisnih i drugih pogrešaka. GrammarlyGo je sljedeći alat za produktivnost e-pošte vrijedan razmatranja. Tako, što je GrammarlyGO? To je alat za uređivanje s generativnim AI mogućnostima koji vam može pomoći da poboljšate tijek pisanja i produktivnost.

Možete koristiti GrammarlyGO za provjeru interpunkcijskih i pravopisnih pogrešaka, ispravljanje gramatičkih pogrešaka i poboljšanje vašeg pisanja. Osim toga, mogli biste iskoristiti Grammarlyjeve generativne AI mogućnosti da sastavite ili prepišete svoju e-poštu.

Sve što trebate učiniti je prijaviti se za besplatni Grammarly račun, koji će vam omogućiti pristup osnovnim prijedlozima za pisanje i uređivanje, kao i 100 upita mjesečno. Osim toga, također možete preuzeti Grammarlyjevo proširenje u svoj preglednik kako biste uređivali i generirali sadržaj izravno iz svog preglednika bez napuštanja stranice.

3. Šiljak za pojednostavljenje i poboljšanje vašeg iskustva e-pošte

Ako tražite inovativno rješenje koje nadilazi ono što nude konvencionalni klijenti e-pošte, Spike je inovativno rješenje koje može poboljšati vaše iskustvo e-pošte i produktivnost.

Započnimo s nekim od glavnih problema koji se često povezuju s mnogim klijentima e-pošte, poput pretrpane pristigle pošte i ograničene mogućnosti automatskog sortiranja e-pošte.

Sa Spikeovom ugrađenom organizacijskom značajkom, Prioritetna pošta, možete jednostavno razvrstati svoje manje važne e-poruke, kao što su promotivne e-poruke i obavijesti iz aplikacija društvenih medija, u drugu pristiglu poštu pod nazivom ostalo dok čuva važne e-poruke u Prioritetna pošta.

Dalje, Spikeove niti nalik chatu, slične onima koje se vide u aplikacijama za razmjenu poruka, omogućuju vam jednostavno praćenje razgovora s vašim kontaktima. Ovaj pristup razgovoru pojednostavljuje i poboljšava vaše iskustvo e-pošte, omogućujući vam brzo kretanje kroz e-poštu.

Osim toga, možete koristiti Spike za objedinjavanje svih vaših računa e-pošte u jedan portal za praćenje e-pošte s različitih računa bez prebacivanja između njih. Dok je njegova Super pretraga značajka olakšava pronalaženje svega što tražite.

4. Zapier za automatizaciju tijeka rada vaše e-pošte

Integracija najčešće korištenih alata u vašu produktivnost može vam pomoći uštedjeti vrijeme i poboljšati vašu produktivnost jer vam omogućuje sinkronizaciju podataka u različitim aplikacijama i platformama. S obzirom na to koliko vremena provodite u pretincu e-pošte, povezivanje e-pošte s drugim aplikacijama i uslugama koje redovito koristite ima smisla.

Možete koristiti alat za automatizaciju tijeka rada kao što je Zapier da povežete svoju e-poštu s drugim popularnim alatima za produktivnost. Na primjer, možete koristiti E-pošta putem Zapier integracije kako biste svoju e-poštu povezali sa Slackom i poslali sve dolazne e-poruke na određeni Slack kanal. Jeste li korisnik Google kalendara? Zapier možete koristiti za automatsko stvaranje događaja Google kalendara iz dolazne e-pošte.

Zapier vam također omogućuje stvaranje prilagođenih automatiziranih tijekova rada za obavljanje svih ponavljajućih zadataka povezanih s vašom e-poštom i drugim alatima. Ove Zapier integracije mogu značajno povećati vašu produktivnost e-pošte.

5. SaneBox kako biste organizirali svoju pristiglu poštu

Izazov je postići bilo što kada vam je pristigla pošta pretrpana i većinu vremena provodite sortirajući e-poštu. SaneBox je pametno rješenje za e-poštu koje vam pomaže da automatski organizirate svoju pristiglu poštu.

SaneBox možete koristiti za čišćenje pristigle pošte tako što ćete skenirati svoju e-poštu kako biste pronašli aplikacije, web stranice i biltene na koje ste se pretplatili i odabrali one koje želite baciti u smeće.

Zatim, SaneBox koristi umjetnu inteligenciju za sortiranje vašeg pretinca e-pošte tako što identificira e-poruke kojima je potrebna hitna pažnja, dok one manje važne razvrstava u @SaneKasnije mapa. Osim toga, možete istrenirati SaneBox da organizira e-poštu ručnim slanjem e-pošte u određene mape.

Na primjer, možete poslati neželjenu e-poštu na @SaneBlackHole ili izradite zasebnu mapu za e-poštu članova obitelji. SaneBox će zapamtiti i automatski dodati sve dolazne e-poruke u odgovarajuće mape.

6. Todoist za pretvaranje e-pošte u zadatke

Jedan od najboljih načina za poboljšanje produktivnosti vaše e-pošte je pretvaranje vaše e-pošte u djelotvorne zadatke koje možete izvršiti. Todoist je učinkovita aplikacija za popis obaveza koja vam može pomoći da organizirate svoje zadatke i obavite više.

Možete instalirati Todoist za Gmail ili Todoist za Outlook dodaci za brzo pretvaranje e-pošte izravno iz pristigle pošte u zadatke. Nakon instalacije, otvorite bilo koju e-poštu koju želite pretvoriti u Todoist zadatak, kliknite na Todoist ikona, imenujte projekt, postavite rok i razinu prioriteta i kliknite na DODAJ ZADATAK.

Provedite manje vremena u pristigloj pošti i obavite više

Kao komunikacijski alat, vaša bi vas e-pošta trebala osnažiti informacijama koje su vam potrebne za donošenje odluka i poduzimanje radnji. Ako provodite previše vremena u pristigloj pošti, to će spriječiti vašu sposobnost da učinkovito dovršite svoj posao.

Dakle, vrijeme je za proaktivan pristup korištenjem gore navedenih alata za produktivnost e-pošte. Na taj ćete način lakše organizirati svoju pristiglu poštu i smanjiti preopterećenost e-poštom, pratiti najvažnije e-poruke, brže odgovarati i osloboditi vrijeme da se usredotočite na važnije zadatke.