Kako odabrati pravi alat za upravljanje projektima

Ako radite na nečem važnom s malim timom ili na osobnom projektu, važno je biti u tijeku i organizirati tijek rada. Najbolji način da to učinite je ulaganje u alat za upravljanje projektima. Korištenje specijaliziranog softvera može pomoći u pojednostavljenju vašeg tijeka rada i organiziranju svih tih pokretnih dijelova.

Međutim, s toliko mnogo mogućnosti, kako odabrati onu pravu? Prvi korak je znati koje značajke i aspekte tražiti. Usredotočite se na ono što je stvarno važno vama i vašem timu. Razmislite o funkcionalnosti, fleksibilnosti, sučelju, sigurnosti i podršci.

1. Značajke i funkcionalnost

Prije nego što potražite alat za upravljanje projektima, trebali biste otkriti značajke koje će vam pomoći da stvari obavite učinkovito. Postavite si nekoliko pitanja prije nego krenete naprijed. Na primjer, hoćete li raditi sami ili s timom? Ako je ovo drugo, koja je veličina i opseg vašeg tima? Koji su vam alati potrebni, a bez čega možete?

Općenito, trebat ćete opcije za stvaranje zadataka, prekretnica, rasporeda i vremenskih rokova kako bi svi ostali na pravom putu. Što su ti alati prilagodljiviji i fleksibilniji, to bolje. Neki vam alati omogućuju postavljanje ponavljajućih zadataka, ovisnosti i obavijesti kako bi se projekti učinkovito odvijali.

Određeni alati su svestraniji od drugih. Na primjer, možete koristite ClickUp kao alat za osobnu produktivnost kao i za male timove. Dakle, prvi korak je procjena potreba vašeg tijeka rada, a zatim odabir alata koji mu najviše odgovara.

2. Sučelje koje ćete stvarno koristiti

Mnogi alati za upravljanje projektima vrlo su svestrani i mogu se prilagoditi različitim situacijama. Na primjer, puno toga možete učiniti s Notionom, poput vođenja bilješki, stvaranja popisa obaveza ili čak izrade prilagođenog CRM-a. Iako je to možda jedan od najboljih alata za produktivnost, neki bi možda radije radili nešto jednostavnije s čime se mogu brzo snaći.

Ako je to slučaj, potražite jednostavan i intuitivan dizajn kojim je lako upravljati s nekoliko klikova. Značajke bi trebale biti lako dostupne, a ne zakopane ispod slojeva izbornika. Točke s grafičkim oznakama, numerirani popisi i puno bijelog prostora olakšavaju skeniranje uputa i informacija.

Aplikacija bi također trebala sadržavati nadzornu ploču koja daje brzi pregled zadataka, rasporeda i obavijesti kako bi vam pomogao da budete u tijeku sa svime učinkovito. Imajte na umu da ćete ovaj alat koristiti gotovo svaki dan, pa pronađite nešto u čemu biste zaista mogli uživati.

3. Mogućnosti personalizacije

Idealan alat trebao bi vam dati potpunu kontrolu nad time koje su značajke i pogledi vidljivi vama ili vašem timu. Neki od vas možda će trebati jednostavnu Kanban ploču i popis zadataka, dok drugi više vole grafikone, grafike i mjerenje vremena za pomoć u vizualizaciji svih tih podataka. U svakom slučaju, odjeljci bi trebali biti prilagodljivi i jednostavni za omogućiti ili onemogućiti.

Također biste trebali moći dodati prilagođena polja, prikaze i filtre za praćenje napretka koji je uistinu važan. Na primjer, možda biste željeli označiti određene zadatke klijentovim imenom ili razinom prioriteta. Slično tome, možda biste željeli prilagođeni prikaz koji prikazuje samo zadatke visokog prioriteta dodijeljene vašem timu.

4. Suradnja i komunikacija

Suradnja je ključ svakog dobrog alata za upravljanje projektima. Želite nešto što vam omogućuje jednostavan rad s članovima tima i klijentima, tako da svi mogu pratiti napredak i biti informirani. Provjerite možete li dodati korisnike i odrediti njihovu razinu pristupa.

Trebali biste moći dodati administratore, članove tima s različitim dopuštenjima i klijente s ograničenim pristupom. Dodjeljivanje zadataka i rokova također bi trebalo biti jednostavno. Kada se zadatak dodijeli, primatelj bi trebao biti odmah upozoren putem obavijesti. Osim toga, članovi tima trebali bi moći komentirati zadatke, dijeliti ažuriranja, postavljati pitanja i jednostavno dijeliti datoteke.

5. Fleksibilnost

Dobar alat za upravljanje projektima je onaj koji se prilagođava vašim potrebama kako vaš projekt raste u opsegu, složenosti i podacima. Alat bi trebao moći podnijeti ovo povećanje podataka i složenosti bez ugrožavanja izvedbe ili suradnje.

Kad dalje proširite projekt, na kraju ćete trebati više alata za upravljanje svim procesima. Kao takav, važno je da se alat može dobro integrirati s drugim softverom kao što su aplikacije za dijeljenje datoteka, usluge e-pošte i poslovni alati.

6. Mobilna pristupačnost

Ako određeni članovi vašeg tima rade na daljinu i nemaju uvijek pristup namjenskom radnom prostoru, mobilna aplikacija može im pomoći da ostanu povezani s gotovo bilo kojeg mjesta. Provjerite ima li alat namjensku iOS ili Android aplikaciju i jesu li značajke prenesene iz potpunog iskustva na radnoj površini.

U najmanju ruku, korisnici bi trebali moći odgovoriti na komentare, provjeriti dodijeljene zadatke i pratiti napredak projekta dok koriste mobilnu aplikaciju. Ovo je manje problem ovih dana kao neki najbolji alati za upravljanje projektima već imaju namjenske mobilne aplikacije koje pružaju produktivno iskustvo.

7. Sigurnost i privatnost podataka

Iako bi mnogi ljudi mogli previdjeti sigurnosni aspekt, on je neophodan kada alatu povjeravate osjetljive podatke, dokumente i informacije povezane s projektom. Alati za šifriranje kao što su SSL certifikati su vrlo važni. To znači da su vaši podaci i dokumenti kodirani kako bi se spriječio neovlašteni pristup.

Također je važna dvofaktorska autentifikacija, koja ne zahtijeva samo lozinku, već i kod poslan na vaš telefon ili aplikaciju za autentifikaciju. To znatno otežava hakerima pristup vašem računu.

Konačno, potražite alate za sigurnosno kopiranje i oporavak podataka. Moguće je da softverski poslužitelji padnu ili postanu žrtva kibernetičkih napada. Redovita automatizirana izrada sigurnosnih kopija i plan za vraćanje vaših podataka u rad ključni su u tim situacijama.

8. Cijene i planovi

Mnogi alati za upravljanje projektima besplatni su za korištenje, ali većina njih ima značajke zaključane iza pretplate. Možda ćete moći koristiti određeni alat potpuno besplatno, ali ćete imati ograničen pristup broju ljudi koje možete dodati.

Pobrinite se da alat koji koristite ima razumnu cijenu tako da savršeno odgovara proračunu vašeg projekta. Uzimajući u obzir cijenu, provjerite recenzije na internetu da vidite je li korisnička podrška dobra. Želite jednostavan pristup razgovoru, pozivu ili e-pošti tvrtki u slučaju da nešto pođe po zlu.

Alat za upravljanje projektima vrlo je važan za tvrtke ili ljude koji žele izgraditi nešto s potencijalnim rastom u budućnosti. Možda nije toliko važno za neovisne freelancere, ali svejedno puno pomaže u pojednostavljivanju tijeka rada i osiguravanju da ne propustite rokove.

Najbolji dio je što su mnogi od ovih alata više od samog softvera za upravljanje projektima. Možete ih koristiti za bilježenje, izradu karata puta ili čak kao radni kalendar. Ova sveobuhvatna funkcionalnost čini ih velikom vrijednošću ako možete pronaći prave slučajeve upotrebe za svaku značajku.