10 pogrešaka koje vašu e-poštu izvan ureda čine neprofesionalnom

Naći ćete se kako radite protiv vremena prije odlaska na dopust. Kao i većina zaposlenika, morate delegirati zadatke, završiti isporučene rezultate i organizirati sastanke. Sve te obveze mogle bi potrajati cijeli tjedan.

S obzirom na vaš užurbani raspored, mogli biste previdjeti naizgled manje ali kritične zadatke poput postavljanja e-pošte izvan ureda (OOO). Da, žurite, ali nemojte kopirati-lijepiti predloške. Zadržite profesionalan, respektabilan imidž čak i na pauzi izbjegavanjem ovih 10 pogrešaka u e-pošti kada ste izvan ureda.

1. Skraćenica od Out-of-Office kao OOO

Umjereno koristite kraticu OOO. Iako većina ljudi zna što to znači, tipkanje "izvan ureda" izgleda profesionalnije. Održava formalni ton. Konzervativni pojedinci čak mogu smatrati da je pretjerana uporaba kratica neprikladna u poslovnoj komunikaciji.

Isto pravilo vrijedi i za druge akronime. Uvijek izgovorite njihovo prvo spominjanje - koristite žargon tek nakon što ih eksplicitno definirate. Olakšajte razumijevanje svoje e-pošte što je više moguće.

Možete koristiti OOO u svom predmet e-pošte ako je cijeli izraz predug. U idealnom slučaju, ostanite ispod 60 znakova.

2. Pretjerano korištenje šala i dosjetki

Mnogi se zaposlenici šale u e-porukama kada su izvan ureda. Česte su duhovite primjedbe o neodgovaranju jer pijuckaju margarite ili plivaju s dupinima. Možda ste ih i prije primili.

Iako humor podiže moral i potiče prijateljstvo, morate ga pažljivo prenositi. Postoji vrijeme i mjesto za šale na poslu. A masovno slanje dosjetki putem poruka o odsutnosti može uzrokovati nesporazume, osobito među onima koje jedva poznajete.

Suzdržite se od korištenja šala u e-porukama izvan ureda. Možete ih poslati bliskim kolegama, ali izbjegavajte uvredljive dosjetke o svom poslodavcu i kolegama. Koristite šale o sigurnosti na poslu ili ih uopće ne koristite.

3. Bez naznake kada ćete se vratiti u ured

Iako je neuobičajeno, neki ljudi zaborave spomenuti datum povratka u e-porukama kada nisu u uredu. Ili koriste generičke predloške ili se fokusiraju na nepotrebne informacije. To je neprofesionalna i skupa greška. Vaši bi kolege mogli čak pomisliti da ste nepouzdani jer previđate tako ključne detalje.

Kako biste osigurali jasnoću, raščlanite svoju dostupnost. Označite datume svog dopusta i povratka, a zatim odredite razdoblja u kojima ćete biti online da biste odgovorili na poslovne poruke. Detaljni rasporedi minimiziraju rizik od neželjene ili krivo usmjerene e-pošte.

4. Nenavođenje što predstavlja hitnu situaciju

Izričito definirajte što se smatra hitnim slučajem ako priložite alternativne brojeve za kontakt svojoj e-pošti izvan ureda. Govoreći: "Pošalji SMS u hitnim slučajevima!" je nejasan. Neki bi primatelji mogli prekoračiti granice i bombardirati vas zahtjevima vezanim uz posao, prekidajući vašu pauzu.

Radi jasnoće, navedite primjere incidenata koji će se vjerojatno dogoditi. Navedite odgovarajuće kanale za nehitne probleme i protokole kada vam izravno šaljete poruke. I nemojte se ustručavati ignorirati suradnike koji ignoriraju ove upute.

5. Recite svima svoj broj za hitne slučajeve

Prestanite prilagati svoje kontakt brojeve svim svojim e-porukama izvan ureda. Neki će ljudi ipak prekoračiti granice čak i ako postavite jasne protokole i upute. Nažalost, ne poštuju svi pauze svojih kolega.

Umjesto da se svađate s tim osobama, potpuno ograničite svoju interakciju s njima. Nemojte im davati svoje podatke za kontakt. Povjerite svoj broj nekolicini pažljivo odabranih osoba s kojima se dobro slažete unutar i izvan ureda.

Dodijelite privremenu osobu za kontakt umjesto masovnog slanja vaših osobnih podataka za kontakt. Zamolite ih da obrade vaše poruke tijekom vašeg dopusta. Oni bi trebali organizirati nerešene zadatke kako biste mogli brzo početi raditi po povratku u ured.

U ovakvim slučajevima, angažiranje osobnog asistenta je zgodan. Ako ga ne možete dobiti, pitajte svoje suradnike mogu li privremeno odgovoriti na vaše poslovne poruke. Samo pazite da slijedite pravilan postupak. Prebacivanje posla na nasumične podređene je uvredljivo i nepravedno.

7. Dijeljenje previše detalja o tome zašto ste na dopustu

Transparentnost na radnom mjestu je vrijedna divljenja, ali prekomjerno dijeljenje u e-porukama izvan ureda čini da izgledate neprofesionalno. Držite svoj osobni život privatnim. Većina vaše poruke trebala bi sadržavati vaš datum povratka i privremenu kontaktnu točku, a ne vaš razlog za odlazak.

Štoviše, svojim vršnjacima ne dugujete objašnjenje. Držite svoj razlog za pauzu u tajnosti osim ako to ne utječe na poslovne operacije. Recimo da je vaš partner na operaciji. Samo recite da morate riješiti neke osobne stvari umjesto da svima kažete za hitnu medicinsku pomoć.

8. Reći da ćete povremeno provjeravati pristiglu poštu

Izbjegavajte reći da ćete provjeriti svoje poruke. Ponuda stalne dostupnosti iz razmatranja poništava svrhu slanja e-pošte o odsutnosti. Primatelji možda čak neće poštovati vaš dopust. Mislit će da je u redu da vas nazovu i pošalju poruku kao što to obično čine.

Držite se navedenog datuma povratka. Naravno, možete provjeriti svoju pristiglu poštu, odgovoriti na kritične poruke i upravljati zadacima, ali nikada ne jamčite svoju dostupnost. Vaši suradnici nemaju kontrolu nad vašim osobnim poslovima.

9. Recikliranje istih generičkih predložaka izvan ureda

Zauzeti radnici imaju tendenciju reciklirati svoju e-poštu kada su izvan ureda. Oni će samo kopirati i urediti svoje stare poruke, poštedjevši ih gnjavaže pisanja od nule. Iako je praktičan, djeluje kao lijen. Neki bi primatelji mogli čak osjetiti da ste im poruku poslali naknadno.

Umjesto toga, pokažite profesionalnost sastavljanjem novih OOO e-poruka kad god odete na dopust. Pisanje ne oduzima toliko vremena koliko biste se bojali. Možete se čak nadahnuti iz mrežnih predložaka ili ChatGPT prilikom pisanja teških e-poruka-samo ih nemojte kopirati i zalijepiti.

10. Samo slanje e-pošte izvan ureda putem jedne komunikacijske platforme

Postavite poruke o odsutnosti na radnim platformama. Uz moderne tvrtke koje maksimiziraju digitalne alate, danas je uobičajeno da uredski radnici žongliraju s više komunikacijskih kanala. Koriste različite aplikacije za e-poštu, izravne poruke i videopozive. Pokrijte sve te platforme kako biste učinkovito komunicirali o svom dopustu; inače neki možda neće dobiti tvoj dopis.

Također, mijenjajte svoje poruke o odsutnosti. E-poruke zahtijevaju formalno izražavanje, ali možete slijediti ležeran pristup u aplikacijama za izravnu razmjenu poruka. Recimo da vaš ured koristi Slack. Umjesto da zalijepite istu e-poštu o odsutnosti, sastavite kratku, opuštenu poruku i ažurirajte status svog profila na "Odsutan".

Upravljanje višestrukim radnim aplikacijama je neučinkovito. Najviše radnici gube sate prebacujući se s jedne platforme na drugu—pojednostavite svoj sustav upravljanja zadacima.

Nikada nemojte slati još jednu neprofesionalnu e-poštu o odsutnosti

Težite personaliziranoj e-pošti izvan ureda. Trebao bi odgovoriti na pitanja koja bi mogli postaviti vaši nadređeni, partneri i kolege. Na taj način vaša odsutnost neće utjecati na poslovanje.

I pokušajte upotrijebiti nove završne retke kako biste svoju e-poštu izvan ureda učinili još profesionalnijom. Rekavši: "Veselim se što ću te čuti!" zvuči daleko. Primatelji vaše e-pošte cijenit će personalizirani izlaz prikladan za posao.