Kako u svoj svakodnevni život uključiti metodu Zen to Done Productivity

Zen To Done (ZTD) je sustav za upravljanje zadacima koji se temelji na pristupu Getting Things Done. Slijedi niz praksi koje pomažu u učinkovitom upravljanju vremenom i pomažu vam da se koncentrirate na dugoročne ciljeve koji su vam istinski bitni.

Razumijevanje 10 navika ZTD-a

Prema Leu Babauti iz Zen Habits, tvorac ZTD-a, cilj ovog sustava je ostati produktivan, a da stvari budu što jednostavnije. On kaže:

ZTD bilježi suštinski duh novog sustava: jednostavnost, usmjerenost na djelovanje, ovdje i sada, umjesto na planiranje i na sustav.

ZTD navike najbolje je učiti i prakticirati jednu po jednu. Možete usvojiti navike bilo kojim redoslijedom koji vam najviše odgovara, a ne morate ih nužno sve usvojiti.

1. Prikupiti

Zapišite svoje ideje na papir bilježeći sve zadatke, ideje, projekte ili druge misli koje vam padnu na pamet. Možete koristiti jednostavnu bilježnicu ili indeksne kartice za prikupljanje svojih ideja u pokretu. Što su alati manje komplicirani, lakše ćete ih nositi sa sobom. Čak će i njihovo bilježenje putem Google Keepa ili Notesa biti dovoljno.

2. Postupak

Ova navika je jedna od savjete koji će vam pomoći da okončate lijenost i odugovlačenje. Neka vam postane rutina brzo odlučivanje i izbjegavajte odgađanje važnih odluka. Obradite sve svoje ulazne sandučiće—uključujući e-poštu, bilježnice, govornu poštu i fizičku poštu—barem jednom dnevno. Odlučite što ćete učiniti sa svakom stavkom i obavite to ako ne oduzima puno vremena ili zakažite to za kasnije.

3. Plan

Postavite svoje najvažnije zadatke (MITs) za tjedan i dan. Osim toga, napravite dnevni popis od jednog do tri MIT-a i ispunjavajte ih svakodnevno. Sjajna je ideja obaviti svoje najvažnije zadatke ranije tijekom dana kako biste ih obavili i maknuli s puta.

4. Čini

Ovo je jedna od najvažnijih navika koje treba razviti kao dio ZTD-a i usredotočiti se na jedan zadatak u isto vrijeme. Najprije uklonite sve smetnje koje vam mogu ometati fokus - možete ih koristiti Chrome proširenja koja će vam pomoći da izbjegnete online smetnje.

Također možete postaviti mjerač vremena za zadatak i usredotočiti se samo na ovu jednu stvar tijekom tog vremena. Ako vas nešto prekine, zabilježite sve zahtjeve, nove zadatke ili informacije u svoju bilježnicu i nastavite sa svojom aktivnošću.

5. Jednostavan sustav od povjerenja

Kao dio ZTD-a, bitno je održavati jednostavne popise i izbjegavati komplicirane alate ili sustave, uključujući Outlook, planere ili sustave oznaka. Koristiti najčišće i najjednostavnije aplikacije za bilježenje svoje popise možete pronaći ili spremiti na indeksne kartice, malu bilježnicu ili oboje. Držite samo jedan popis za svaki kontekst i popis projekata i procjenjujte ga dnevno ili tjedno.

6. Organizirati

Odredite mjesto za svaki predmet. Stavite predmete odmah gdje idu umjesto da ih gomilate da biste ih kasnije sortirali. To vam omogućuje da se koncentrirate na svoj rad na čistom stolu.

7. Pregled

ZTD stavlja snažan naglasak na procjenu vaših ciljeva svakog tjedna. Trebali biste odrediti svoje godišnje ciljeve tijekom tjednog pregleda kako biste vidjeli koliko ste daleko stigli od prethodnog tjedna. Nakon toga možete odlučiti o svojim sljedećim koracima kako biste ih unaprijedili.

8. Pojednostaviti

Ograničite opseg svojih ciljeva i rada. Važno je ukloniti sve nerede kako biste se usredotočili na bitne aktivnosti i projekte. Pokušajte pronaći načine da pojednostavite svoje obveze i informacije koje dolaze.

9. Rutina

Možeš pojednostavite svoje jutarnje rutine s tehnologijom kao što je Alexa, uključujući provjeru vašeg rasporeda, pregled popisa konteksta i utvrđivanje vaših MIT-ova za taj dan. Također možete napraviti tjedne rutine koje uključuju reviziju vašeg tjedna, obavljanje obaveza, pranje rublja i provođenje vremena sa svojim voljenima.

10. Pronađite svoju strast

Pronađite posao za koji ste entuzijastični. Vježbajte tražiti stvari koje volite, a kada ih pronađete, pogledajte možete li od toga napraviti karijeru.

Kako implementirati ZTD u svoj svakodnevni život

Usvajanje bilo koje nove prakse u početku može biti izazovno, ali može biti nevjerojatno nagrađivano nakon što to počnete.

Počnite s malim i izgradite zamah

ZTD se fokusira na razvoj jednostavnih načina za bolji život bez stresa. Počnite s malim odabirom navike koju ćete možda najlakše usvojiti i radite na njoj svakodnevno neko vrijeme prije nego prijeđete na drugu naviku. Započinjanje s nečim čime se može upravljati povećava vaše šanse za uspjeh i stvara čvrst temelj.

Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći u tome:

• Identificirajte jednu naviku: To može biti nešto tako jednostavno kao što je petominutna meditacija svakog jutra ili uklanjanje nereda u jednom dijelu vašeg doma.
• Postavite dostižne ciljeve: Podijelite odabranu naviku na manje, ostvarive ciljeve, olakšavajući praćenje napretka i slavljenje malih pobjeda.
• Stvorite podsjetnike: Koristite vizualne podsjetnike kao što su ljepljive bilješke, digitalni podsjetnici ili alarmi na vašem telefonu da vas potaknu da nešto poduzmete.
• Pratite svoj napredak: Koristite dnevnik, aplikaciju za praćenje navika ili jednostavan kalendar kako biste označili svaki dan kada steknete naviku.
• Postupno povećavajte težinu: Razmotrite postupno povećanje težine ili trajanja nakon što vaša početna navika postane ukorijenjena u vašoj rutini.

Fokusiranje na jednu po jednu naviku

Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da zadržite fokus i napredujete:

• Odaberite prioritetnu naviku: Odredite najvažniju naviku koju želite njegovati ili promijeniti. Razmotrite svoje ciljeve, vrijednosti i područja u kojima želite vidjeti napredak.
• Slomi to: Razdijelite svoju prioritetnu naviku na manje, podnošljive korake. Na primjer, posvetite se čitanju 10 stranica dnevno ako želite čitati više.
• Uklonite smetnje: To može uključivati ​​stvaranje namjenskog radnog prostora, isključivanje obavijesti na vašem telefonu ili postavljanje granica s drugima.
• Vježbajte svjesnost: Budite potpuno prisutni i svjesni onoga što radite. To će produbiti vašu povezanost s navikom i poboljšati vaše cjelokupno iskustvo.
• Procijenite i prilagodite: Redovito procjenjujte svoj napredak i po potrebi unosite prilagodbe. Ako ustanovite da navika ne funkcionira dobro ili ste je savladali, razmislite je li vrijeme da uvedete novu naviku ili promijenite postojeću.

Integracija ZTD-a u vašu svakodnevnu rutinu

Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da neprimjetno uključite načela ZTD-a u svoj svakodnevni život:

• Definirajte svoje MITs: Odredite svoja tri najbolja MIT-a koja su u skladu s vašim dugoročnim ciljevima i vrijednostima. Usredotočujući se na ove bitne zadatke, osiguravate napredak u onome što je najvažnije.
• Stvorite jednostavan sustav: Pronađite sustav koji vam odgovara i koji olakšava praćenje, određivanje prioriteta i učinkovito upravljanje vašim zadacima.
• Vježbajte samostalan zadatak: Zagrlite moć obavljanja jednog zadatka s pravom tehnologijom. Usredotočenost na jednu po jednu stvar povećava produktivnost i smanjuje mentalni nered.
• Uspostavite rutine i rituale: Dosljednost u ovim rutinama pomaže stvoriti osjećaj stabilnosti i omogućuje vam da započnete dan s namjerom.

Uobičajene prepreke za provedbu ZTD

Kao i svaka druga praksa, usvajanje ZTD također dolazi s izazovima. Evo nekih od najčešćih prepreka za provedbu ZTD-a.

Nedostatak motivacije

Nedostatak motivacije može vas spriječiti da počnete pronalaženjem izgovora ili odgađanjem datuma početka. Da biste riješili ovu prepreku, možete:

• Ponovno se povežite sa svojim zašto: Podsjećanje na širu sliku može ponovno pokrenuti vašu motivaciju i dati osjećaj svrhe.
• Pronađite inspiraciju i odgovornost: Okružite se izvorima inspiracije, poput knjiga, podcasta ili videa koji se odnose na osobni razvoj i produktivnost.
• Slavite male pobjede: Priznajte i slavite svoja postignuća, koliko god mala izgledala.

Poteškoće u pridržavanju rutine

Izgradnja rutine zahtijeva disciplinu i može potrajati. Zato je mnogim ljudima koji započnu s novom navikom teško održati korak i držati se rutine.

Međutim, uz neke strategije i prilagodbe, možete prevladati ovu prepreku. Evo kako:

• Dizajnirajte svoje okruženje: Postavite svoje fizičko i digitalno okruženje za podršku vašoj ZTD rutini. Olakšajte što je više moguće upuštanje u željene navike.
• Stvorite okidače i podsjetnike: Na primjer, ako želite započeti svakodnevnu praksu meditacije, postavite jastuk za meditaciju na vidljivo mjesto kao vizualni okidač.
• Prihvatite fleksibilnost: Dopustite sebi da budete nesavršeni i usredotočite se na napredak umjesto na kruto pridržavanje rutine.

Osjećaj preopterećenosti zadacima

Možda će vam biti izazovno upravljati svojim zadacima kada steknete novu naviku za njihovo rješavanje. Zbog toga se možete osjećati preopterećeno i odustati od stvaranja nove navike.

Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći u navigaciji kroz neodoljive zadatke:

• Koristite pravilo 2 minute: Ako zadatak traje manje od dvije minute za dovršetak, odmah ga prihvatite. Brzim rješavanjem malih zadataka sprječavate njihovo nakupljanje i preopterećenje.
• Vježbajte blokadu vremena: Posvetite fokusirano vrijeme radu na bitnim aktivnostima. Na primjer, možete koristiti aplikacije za blokiranje vremena blokirati namjenska razdoblja za dubinski rad i neprekinutu koncentraciju.
• Zatražite pomoć ili delegirajte: Nemojte se ustručavati kontaktirati kolege, prijatelje ili članove obitelji koji vam mogu pomoći s određenim zadacima.

Započnite sa ZTD-om

Čak i ako je to samo jedna navika od deset, implementacija Zen to Done može vam pomoći da značajno poboljšate učinak. Krenite stvari polako, idite korak po korak i ustrajte dovoljno dugo da vidite napredak.