8 savjeta kako najbolje iskoristiti svoju aplikaciju za bilježenje

Pisanje bilješki bitna je vještina koja vam pomaže organizirati svoje misli i zadatke te učinkovito napredovati u poslu. A budući da vam je pametni telefon ili prijenosno računalo svakodnevni pomoćnik, bilježenje u pokretu lakše je nego ikad.

Iako postoji nekoliko dostupnih aplikacija za bilježenje, od kojih svaka pruža jedinstvene funkcije, većina tih alata također ima slične značajke. Bez obzira koju aplikaciju za bilježenje koristite, evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da iz nje izvučete najviše.

Uvijek će biti trenutaka kada ćete morati na brzinu zabilježiti ideju ili važnu informaciju. Međutim, vaša aplikacija za bilježenje može brzo postati neuredna ako nemate način na koji organizirati svoje bilješke, a što bi bilo dobro da ne možete pronaći informacije kad god vam zatrebaju? Većina aplikacija za bilježenje nudi nekoliko načina organiziranja vaših bilježaka, uključujući mape i oznake.

Mape su izvrsne za grupiranje povezanih bilješki ili predmeta i njihovo držanje odvojenim od ostalih bilješki. Na primjer, možete stvoriti mape za posao, školu, čitanje ili filmove i pohraniti sve povezane bilješke u svaku mapu. Ako koristite određene mape više od drugih, možete im dati mjesto u prvom redu tako da ih označite kao omiljene ili ih dodate na bočnu traku aplikacije.

Oznake su još jedan koristan način organiziranja vaših bilješki jer vam omogućuju dodavanje ključnih riječi svakoj bilješci koju kasnije možete koristiti za pretraživanje i sortiranje svojih bilješki. Na primjer, ako nekoliko bilješki označite određenim datumom, možete brzo povući sve bilješke povezane s tim datumom, bez obzira na njihove mape.

2. Koristite konvenciju dosljednog imenovanja

Sasvim je dobro razvrstati svoje bilješke pomoću mapa i oznaka, ali ako nemate dosljednu konvenciju imenovanja za svoje bilješke, bit će ih teško razlikovati.

Koliko često ste tražili bilješku na temelju onoga što ste mislili da ste je nazvali, samo da biste pronašli više dokumenata sa sličnim naslovima ili bez ikakvih? Najbolji način da to izbjegnete jest korištenje jednostavnog i dosljednog sustava imenovanja.

Neki od najboljih primjera iz prakse za imenovanje bilješki uključuju:

1. Koristite jednostavan i dosljedan format (na primjer, YYYYMMDD_Title).
2. Uključite kratke i smislene ključne riječi u naslov tako da kasnije bude lako pretraživati.
3. Izbjegavajte posebne znakove poput !, ?, ili * jer može biti teško tražiti ih.
4. Koristite uobičajenu, skraćenu verziju predmeta/teme ako je dugačka (na primjer, "Fin_Strat" ​​za "Financijske strategije").

Slijedeći ove najbolje prakse ili stvarajući vlastite, možete razviti predvidljiv sustav imenovanja koji olakšava pronalaženje bilješki koje su vam potrebne kada ih tražite. Najvažnije je biti dosljedan i koristiti sustav koji vama odgovara.

3. Iskoristite glasovno snimanje

Neke od najbolje aplikacije za bilježenje nude značajke snimanja glasa koje vam omogućuju snimanje audio bilješki, omogućujući vam da zabilježite ideje čak i kada ih nemate vremena zapisati. Ova značajka može biti korisna tijekom sastanaka ili predavanja gdje želite zabilježiti sve detalje, ali ne možete pisati tako brzo kao što govornik govori.

Slično, ako iz nekog razloga ne možete tipkati svoje bilješke, možda zato što su vam ruke zauzete nečim drugim, tada možete iskoristiti značajku govora u tekst svog telefona za brzo diktiranje ideja u svoje bilješke aplikacija Obje ove značajke mogu vam uštedjeti vrijeme i olakšati snimanje vaših misli dok ste u pokretu.

4. Zaštitite svoje bilješke lozinkom

Vaša aplikacija za bilješke vjerojatno sadrži osjetljive osobne i profesionalne podatke, poput lozinki, podataka za kontakt ili financijskih podataka. Kako biste bili sigurni da su ti podaci sigurni i kako biste maksimalno iskoristili svoju aplikaciju za bilježenje, važno je zaštititi svoje bilješke snažnom šifrom.

Na ovaj način, čak i ako netko drugi može pristupiti vašem pametnom telefonu, neće moći pristupiti ovim informacijama. Ovu značajku trebali biste pronaći u postavkama većine aplikacija za bilježenje.

5. Sinkronizirajte svoje bilješke na svim uređajima

Jedna od najvažnijih značajki koju možete iskoristiti u aplikaciji za bilježenje je mogućnost sinkronizacije vaših bilježaka na više uređaja i platformi. Na primjer, kad god imate ideju, možete je brzo zabilježiti u svojoj aplikaciji za bilježenje na svom pametnom telefonu, a zatim pristupiti bilješci ili je revidirati sa svog prijenosnog računala ili tableta.

Na ovaj način možete jednostavno pratiti sve svoje ideje i obaveze bez da propustite ritam. Iako većina aplikacija za pravljenje bilješki automatski sprema i sinkronizira podatke, ponekad biste to mogli učiniti ručno ako niste bili povezani s internetom kada ste izradili bilješku.

Osim toga, radi dodatne mjere opreza, možda biste trebali izvesti svoje bilješke i zadržati kopiju na računalu ili rješenju za pohranu u oblaku. Na ovaj način, ako postoji problem s vašim uređajem ili aplikacijom, uvijek možete vratiti svoje bilješke i osigurati da vaše najvažnije bilješke ostanu sigurne.

Povezivanje vaše aplikacije za bilježenje s drugim alatima u vašem skupu alata odličan je način da uštedite vrijeme i povećate učinkovitost. Na primjer, jedan od najboljih trikove kako biste maksimalno iskoristili Evernote je da ga povežete sa svojim računom Google kalendara. To vam daje pogled iz ptičje perspektive na vaše bilješke i događaje u kalendaru, omogućujući vam učinkovitije planiranje dana.

Ovo je samo vrh ledenog brijega, jer ćete možda moći povezati svoju aplikaciju za bilježenje sa Slackom, Microsoft Teamsom, Microsoft Outlookom i Gmailom, da spomenemo samo neke. Ovo je jedan od bitne stvari koje trebate uzeti u obzir prije odabira sljedeće aplikacije za bilježenje.

7. Koristite predloške

Predlošci su zgodna značajka koju nude mnoge aplikacije za bilježenje jer vam pomažu uštedjeti vrijeme. Posebno su korisni za ponavljajuće zadatke koji zahtijevaju istu vrstu unosa, poput planiranja dnevnog reda sastanka, vođenja dnevnika ili vođenja bilješki tijekom sesije brainstorminga. Ovi su predlošci obično prilagodljivi, što vam omogućuje da ih prilagodite svojim potrebama.

8. Dodajte podsjetnike svojim bilješkama

Jedan od najboljih načina da maksimalno iskoristite svoju aplikaciju za bilježenje je dodavanje podsjetnika u svoje bilješke, jer eliminira potrebu za pamćenjem svake stavke na popisu obaveza. Ovo je osobito korisno ako vaša aplikacija za bilježenje služi i kao upravitelj zadataka ili aplikacija popisa obveza. Dakle, ako želite biti u toku sa svojim zadacima ili se sjetiti pregledati ideju koju ste zabilježili, dodavanje podsjetnika odličan je način za to.

Povećajte svoju produktivnost pomoću ovih savjeta za bilježenje

Vaša aplikacija za bilježenje važan je dio vaše produktivne slagalice, slična "drugom mozgu". Primjena savjeta koje smo spomenuli pomoći će vam da najbolje iskoristite svoje aplikacije za bilježenje, kao i sadržaj koji spremate u njima. Prava kombinacija alata i strategija ključ je za izgradnju vašeg drugog mozga i organiziranje vašeg digitalnog.