Eisenhowerova matrica vs. Popis obaveza: Što je bolje za upravljanje vremenom?

Između upravljanja poslovnom e-poštom, žongliranja kućanskim poslovima i izdvajanja vremena za obiteljske obveze, može biti izazov držati korak sa zahtjevima naših osobnih i profesionalnih života. Strategija upravljanja vremenom može vam pomoći da povratite više sati u danu.

Nastavite čitati kako biste saznali kako se Eisenhowerova matrica razlikuje od metode popisa obveza, koje su prednosti i slabosti svakog pristupa te koja metoda najbolje odgovara vašim potrebama i ciljevima.

Osnove Eisenhowerove matrice i popisa obveza

Jedan popularan pristup upravljanju vremenom je tradicionalni popis obaveza. To uključuje zapisivanje popisa zadataka prema njihovom prioritetu i rad na njima jedan po jedan. Iako ovaj pristup može biti od pomoći, ne uzima uvijek u obzir faktor hitnosti.

S druge strane, Eisenhowerova matrica pomaže u određivanju prioriteta zadataka na temelju njihove hitnosti i važnosti. Ova vam metoda može pomoći da povećate produktivnost i učinkovitost usredotočujući se na najvažnije zadatke dok vam pomaže identificirati manje kritične zadatke koje možete delegirati ili odgoditi.

Ovdje su četiri čimbenika koja treba uzeti u obzir pri odabiru između ta dva.

1. Određivanje prioriteta

Određivanje prioriteta pri izradi popisa obaveza obično uključuje zapisivanje svih zadataka po važnosti i rad na njima tim redoslijedom. Ova metoda može biti učinkovita za jednostavne zadatke ili projekte s kratkim vremenskim okvirom. Međutim, za složenije ili dugoročnije projekte to možda neće biti najučinkovitiji pristup.

Eisenhowerova matrica ima drugačiji pristup određivanju prioriteta. Uključuje kategorizaciju zadataka u četiri različita kvadranta na temelju njihove hitnosti i važnosti:

1. Zadaci koji su oboje hitno i važno, kao što je projekt s kratkim rokom.
2. Zadaci koji su važno ali ne hitno, kao što je dugoročno planiranje ili razvoj vještina.
3. Zadaci koji su hitno ali ne važno, kao što su dužnosti ili sastanci koji se mogu delegirati ili odgoditi.
4. Zadaci koji su ni hitno ni važno, kao što su zadaci niskog prioriteta.

Ovakvim kategoriziranjem zadataka, Eisenhowerova matrica može vam pomoći da povećate fokus i pozornost prvo na najvažnije zadatke i izbjegnete usporavanje manje kritičnih zadataka.

2. Hitnost vs. Važnost

Prije nego kategorizirate svoje zadatke, morate ih razumjeti i razdvojiti na temelju njihove hitnosti i važnosti. Analizirajte svaki zadatak koji morate obaviti prema tome tko ga mora obaviti i kada to treba učiniti. Pitanje "tko" bi vam pomoglo da shvatite koliko je to važno. Ako zahtijeva vašu osobnu pažnju, smatrajte to vrlo važnim.

Pitanje "kada" bi vam pomoglo da odredite koliko je zadatak hitan, tako da možete odlučiti koliko vremena imate do roka. Naučiti razlikovati i odvojiti hitne od važnih zadataka je drugo način povećanja produktivnosti radeći više u kraćem vremenu.

Dok popis obaveza prvenstveno služi kao podsjetnik za zadatke, Eisenhowerova matrica pruža okvir za određivanje prioriteta zadataka na temelju njihove hitnosti i važnosti. Imajte na umu da on inherentno ne uključuje parametre za odlučivanje "tko" i "kada" zadataka unutar same matrice. Međutim, može se učinkovito koristiti za donošenje takvih odluka.

Na primjer, procjenom hitnosti zadatka možete odrediti zahtijeva li trenutnu pozornost ili se može zakazati za kasnije. Slično tome, uzimajući u obzir važnost zadatka, možete odlučiti treba li ga osobno obaviti ili delegirati nekom drugom.

Iako Eisenhowerova matrica ne obuhvaća eksplicitno ove aspekte, ona nudi praktičnu metodologiju za njihovo uključivanje u upravljanje zadacima. Stoga se slučaj upotrebe Eisenhowerove matrice može proširiti izvan pukog određivanja prioriteta i pomoći u kasnijoj donošenje odluka u vezi s delegiranjem zadataka i rasporedom, područja na koja mogu pasti tradicionalni popisi obaveza kratak.

3. Fleksibilnost

Kada koristite popis obaveza, stalno ste pod pritiskom obavljanja svih predstojećih zadataka određenim redoslijedom. Organiziranje popisa obaveza pomoću akcijskih stavki također znači stalno ažuriranje i preraspodjelu zadataka na temelju promjene hitnosti ili važnosti.

Štoviše, kada imate kratak rok, nemate vremena analizirati svoje zadatke na taj način i mogli biste na kraju raditi na njima odjednom, zanemarujući prednosti popisa obaveza.

Kada odredite prioritete zadataka za produktivnost pomoću Eisenhowerove matrice, ona vam daje fleksibilnost odabira na temelju njihove važnosti i hitnosti. Kada imate slobodu birati stvari koje morate hitno obaviti, dobivate fleksibilnost obavljanja drugih zadataka koji nisu hitni pod vašim uvjetima.

Kategorizirajući svoje zadatke u različite četverokute hitnosti i važnosti, možete planirati sve svoje zadatke unaprijed. Također vam pomaže rasporediti vrijeme za sve svoje zadatke, osiguravajući da ništa važno ne promakne kroz pukotine.

4. Vremenska obveza

S popisom obaveza označavate zadatke s popisa dok ih izvršavate. Iako možda još uvijek imate druge važnije zadatke u svom umu (što može pridonijeti nedostatku fokusa), zadatak na kojem trenutno radite zahtijevat će vašu punu pozornost.

Sustav Eisenhowerove matrice može vam pomoći da usmjerite svoje vrijeme i pažnju na zadatke koji spadaju u prvi četverokut. To pomaže u rješavanju kritičnih zadataka i zadataka koji dodaju vrijednost unutar vašeg tijeka rada te ih dovršite na vrijeme, pomažući vam da izbjegavajte greške u upravljanju vremenom također.

Odabir prave metode upravljanja vremenom

Uzmimo primjer dovršetka projekta s kratkim rokom. Na popisu obaveza vaši će zadaci biti poredani jednostavnim kronološkim redom. Međutim, s Eisenhowerovom matricom, najhitniji i najvažniji zadaci spadali bi u prvi kvadrant, što ukazuje na njihovu veliku hitnost i važnost.

Zatim, imate drugi kvadrant, gdje možete imati dugoročno planiranje ili razvoj vještina. Ti se zadaci mogu obavljati postupno jer oduzimaju više vremena. Iako ovi zadaci možda nemaju neposredan rok, kritični su i bitni za dugoročni uspjeh.

Zadaci koji spadaju u treći kvadrant mogu se delegirati vašim podređenima kako bi se osiguralo da su dovršeni unutar roka. Na primjer, možda želite da se neki dokumenti isporuče vašem klijentu prije kraja dana. Zadatak možete delegirati kuriru, pazeći da zadatak bude obavljen na vrijeme bez vašeg aktivnog angažmana.

Zadaci koji spadaju u četvrti kvadrant mogu se delegirati i odgoditi budući da to nije niti prioritet niti važan zadatak. Na primjer, kupnja novog uredskog materijala. Dok vas tradicionalni popis obaveza samo podsjeća na sve vaše zadatke, sustav Eisenhowerove matrice pomaže vam da se prvo usredotočite na važne i hitne zadatke.

Ostvarite svoje hitne zadatke pomoću Eisenhowerove matrice

Popis obaveza može vam pomoći uštedjeti vrijeme na kratkoročnim zadacima koji se ne ponavljaju, poput popisa za provjeru ili popisa namirnica. Međutim, sustav Eisenhowerove matrice pomoći će vam sa zadacima koji se ponavljaju ili nastavljaju postupno.

Možete odabrati i odlučiti što, kada i kako obavljati zadatke i pobrinuti se da se zadaci obave na vrijeme bez odgode.