Kako koristiti funkciju SORTBY u programu Microsoft Excel

Microsoft Excel nudi moćne alate za sastavljanje, organiziranje i vizualizaciju vaših podataka na bilo koji zamisliv način. Ponekad ćete naići na scenarij u kojem trebate stvoriti višestruke specifične prikaze svojih podataka.

Funkcija SORTBY u Excelu nudi prikladan način za stvaranje složenih raščlamba i specijaliziranu izradu raspored podataka koji daje jasnoću vašim informacijama, bez stvaranja zabune unutar vašeg izvornika skup podataka.

Koristi se za Excelovu funkciju SORTBY u programu Excel

Postoji više načina sortiranja podataka unutar programa Excel, iako metode koje vam najčešće padaju na pamet mogu imati nedostatke za složenije potrebe.

Korištenje funkcije SORT stvara zaseban, organiziran skup podataka, ali možete sortirati samo prema jednom skupu kriterija. Razvrstavanje pomoću Excelovog alata za sortiranje i filtriranje nudi mnogo finiju granularnost, ali izravno razvrstava izvorni skup podataka, što stvara i prikazuje višestruke prikaze većim izazovom, osobito ako ih želite vidjeti u isto vrijeme.

Funkcija SORTBY, u biti, kombinira najbolje dijelove ove dvije značajke; stvara zaseban prikaz vašeg skupa podataka (ili "niza") koji se može sortirati prema više od jednog kriterija. Tako, na primjer, možete sortirati semafor igrača u igri prema nazivu tima, zatim prema rezultatu, a zatim prema određenim postignućima u igri.

U primjeru koji ćemo koristiti za ovaj članak imamo popis podataka o prodaji u regiji. Stupci sadrže prezimena našeg prodajnog osoblja, državu u kojoj rade, broj prodaja koje su ostvarili i ukupnu zaradu od te prodaje.

Kako koristiti funkciju SORTBY u Excelu

Da bismo stvorili naše prvo sortiranje s funkcijom SORTBY, organizirajmo naše prodavače po državi.

1. Odaberite ćeliju F2.
2. Unutar ćelije ili trake formule upišite sljedeće:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16)

3. Pritisnite Unesi.

Ova funkcija govori Excelu da sortira cijeli naš raspon (ćelije A2 kroz D16) prema vrijednostima "Stanje" u ćelijama B2 kroz B16. Automatski se postavlja prema zadanim uzlaznim redoslijedom (A-Z). Dobiveni niz navodi naše podatke organizirane po državama (prvo Arizona, zatim Kalifornija, zatim Novi Meksiko...).

Imajte na umu da popis imena nije poredan abecednim redom, jer to nije ono što smo tražili od njega. Međutim, lako je promijeniti ovu formulu da odredite više kriterija.

Sortiranje po više kriterija istovremeno uz SORTBY u Excelu

Promijenimo naš novi skup podataka tako da prvo sortira po državi, a zatim po broju ostvarenih prodaja, stvarajući minijaturni poredak koliko je svaki od naših prodavača bio uspješan u svakoj državi.

1. Odaberite ćeliju F2 opet. Alternativno, ako želite zadržati i prvu formulu kako biste usporedili razlike, odaberite ćeliju K2 umjesto toga.
2. Unutar ćelije ili trake formule upišite sljedeće:

   =SORTIRAJ(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Pritisnite Unesi.

Rezultirajući novi niz ima malo kompliciraniju formulu sada kada tražimo od Excela da sortira prema više polja.

Formula počinje isto kao prethodna formula, jer tražimo od Excela da sortira naše niz u stupcima od A do D podacima o "državi" u stupcu B, ali s obzirom da sada imamo više raspona prema kojima želimo sortirati, Excelu moramo razjasniti oba polja prema kojima želimo sortirati ( po_nizu sintaksa), a također i sort_orderili smjer u kojem želimo da Excel rasporedi podatke.

Svaki od po_nizu argumenti mogu biti široki samo jedan stupac, s vrijednostima navedenim okomito kao što ih imamo ovdje (za na primjer, ćelije B2:B16), ili dug jedan red, s vrijednostima navedenim vodoravno (na primjer, ćelije A4:D4).

Iako su dva stupca za koja smo upravo tražili da ova formula sortira, stupci B i C, nalaze se pokraj svakog drugo, ne možemo kombinirati dva stupca u jedan zahtjev za raspon unutar formule (kao "B2:C16"). To rezultira "#REF!" jer Excel nije siguran po kojem od ta dva polja sortirati ili kojim redoslijedom.

Da ne spominjemo da je sasvim moguće da su rasponi koje želite sortirati odvojeni jedan od drugog (kao što su stupci B i D ovdje, na primjer), ili biste željeli poredajte svoje ćelije prema rasponima koji nisu poredani unutar vaših podataka (na primjer, ako želite sortirati prema "Stanje" u stupcu B, zatim prema "Nazivu" u stupcu A, kao što je predloženo ranije).

Dakle, dva stupca moraju biti navedena unutar formule kao zasebni rasponi, kako bi Excelu eksplicitno rekli redoslijed kojim želimo sortirati niz—u slučaju gornjeg primjera, prvo po stanju, a zatim po broju prodajni.

The sort_order sintaksa se može definirati u dva smjera: "1" za uzlazni poredak (redoslijed od A-Z ili najniži brojevi poredani prvi) ili "-1" za silazni redoslijed (redoslijed od Z-A ili najveći brojevi poredani prvi). The sort_order polja ne mogu biti nikakvi drugi brojevi osim 1 ili -1 ili "#VALUE!" bit će vraćena pogreška jer nema drugih načina za naručivanje podataka.

Određivanje sort_order je bio samo izbor u prvoj verziji naše formule, jer je odmah bilo jasno po čemu sortiramo, a već smo sortirali uzlaznim redoslijedom.

Međutim, ako želimo sortirati te vrijednosti silaznim redoslijedom ili kad god sortiramo prema više kriterija, potrebno je sintaksu koju treba ispuniti, jer se redoslijed sortiranja može rasporediti u različitim smjerovima za različite raspone, kao što smo učinili u ovom formula.

Također, ne možemo tražiti od ove formule da djelomično sortira naš niz—sortira A1:D16 prema rasponu B1:B10, na primjer. Svaki argument raspona unutar formule mora obuhvaćati isti broj ćelija—pa ako naš izvornik niz vrijednost ima 15 ćelija, zatim sve po_nizu argumenti po kojima tražimo da formula sortira također moraju sadržavati 15 ćelija. U suprotnom ćemo dobiti "#VALUE!" greška.

Sada kada razumijemo sastavne dijelove ove formule, lako je vidjeti kako koristiti SORTBY za organiziranje podataka prema onoliko kriterija koliko želimo ili trebamo. Uđi niz prvo, a zatim upišite po_nizu sortirati, zatim sort_order, onda naš sljedeći po_nizu, naš sljedeći sort_orderi tako dalje, kao u sintaksi formule:

=SORTBY(niz, prema_nizu1, [poretku_razvrstavanja1], [po_nizu2, poredaju_poretku2],...)

SORTBY je još jedna moćna, svestrana funkcija u Excelu

Funkcija SORTBY u programu Microsoft Excel olakšava stvaranje određenih raščlamba informacija i svestrana je alat za jednostavno organiziranje neurednih skupova podataka na složene načine kako bi vaše informacije bile jasnije i spremnije djelotvoran.

Postoji još više načina za korištenje brojnih funkcija, alata i značajki programa Excel za organiziranje proračunskih tablica i učinkovitije i produktivnije korištenje vremena.