Kako e-poštu pretvoriti u zadatke i komentare pomoću ClickUpa

Jeste li umorni od praćenja popisa obaveza stalnim prebacivanjem između Gmail pristigle pošte i ClickUp radnog prostora? Pa, ClickUp ima rješenje za uklanjanje ove gnjavaže.

Svoju e-poštu možete pretvoriti u zadatke i komentare u ClickUpu bez napuštanja Gmaila. Provest ćemo vas kroz ovaj proces kako bismo promijenili način na koji radite kako biste povećali svoju ukupnu produktivnost.

Ako želite proslijediti e-poruku u odjeljak za komentare zadatka u ClickUp, morat ćete dobiti jedinstvenu adresu e-pošte zadatka. Da, dobro ste čuli! Svaki zadatak koji kreirate u ClickUpu ima jedinstvenu adresu. Da biste dobili ovu adresu, zadržite pokazivač iznad zadatka kojem želite proslijediti e-poštu i kliknite na ikona elipse.

S padajućeg popisa odaberite Pošalji e-mail zadatku.

U skočnom okviru kliknite Kopirati za kopiranje e-pošte zadatka u međuspremnik.

Sada otvorite Gmail i pritisnite

Ctrl + V u adresnu traku da zalijepite e-poštu zadatka. Primijetit ćete da se tekst odmah mijenja u naziv zadatka ClickUp. Ovo je vrlo korisno ako želite poslati drugu e-poštu na istu adresu—samo upišite naziv zadatka i odaberite ga s padajućih opcija.

Dodajte predmet i tijelo e-poruke i pritisnite Poslati dugme.

Nakon slanja e-pošte, pojavljuje se u odjeljku komentara zadatka (kao što je prikazano na slici ispod). Primijetite kako ClickUp identificira pošiljatelja i prikazuje predmet i tijelo e-pošte. Također uključuje HTML datoteku sadržaja e-pošte koju možete preuzeti na svoje računalo.

Baš kao i svaki komentar dodan u ClickUp, postoji niz promjena koje možete napraviti u proslijeđenoj e-pošti. Kada zadržite pokazivač iznad komentara, možete ga urediti, pregledati na cijelom zaslonu ili ga dodijeliti članu tima. Članovi vašeg tima također se mogu uključiti u komentar reagirajući na njega emotikonom ili ostavljajući izravan odgovor.

Klikom na ikonu elipse komentara dobivate dodatne mogućnosti koje vam omogućuju:

• Kopirajte URL komentara.
• Dodajte komentar u područje opisa vašeg zadatka.
• Postavite podsjetnik za poduzimanje radnji u vezi s komentarom.
• Izbriši komentar.

Kreirajte nove zadatke u ClickUpu putem e-pošte

Slično zadacima u ClickUpu, svaki popis također ima jedinstvenu adresu. To znači da možete proslijediti e-poštu kao zadatak na taj popis. Da biste dobili adresu bilo kojeg popisa, zadržite pokazivač iznad naziva popisa u glavnoj navigacijskoj traci i kliknite ikona elipse za otvaranje postavki popisa.

S padajućih opcija odaberite Pošaljite e-poruku popisu.

U skočnom okviru kliknite Kopirati za kopiranje popisa e-pošte u međuspremnik.

Zalijepite e-poštu u adresnu traku Gmaila, dodajte predmet i tijelo i kliknite Poslati. Ovaj put će vaš predmet biti naziv vašeg zadatka u ClickUpu, a tijelo će biti dodano u područje opisa zadatka. Sve datoteke koje dodate e-pošti ići će u odjeljak Privici zadatka (uz HTML datoteku koju ClickUp automatski prilaže).

Možete postaviti dodatna svojstva za novi zadatak tako da ih dodate u red predmeta:

• Opunomoćenik: Dodijelite novi zadatak sebi ili članu tima (npr. John Doe) pomoću ili.
• Datum dospijeća: Postavite datume dospijeća navodeći točne datume poput ili koristeći prirodni jezik kao što je, , ili.
• Oznake: Dodajte oznake svom zadatku pomoću. Ako naziv oznake koji navedete ne postoji, automatski će se stvoriti.

Nakon što pošaljete e-poštu, ona se prikazuje na vašem navedenom ClickUp popisu kao što je prikazano na slici ispod.

Ako često radite s određenim popisima u svom radnom prostoru, odvojite malo vremena za spremanje njihovih adresa na Gmailu kako biste im lakše pristupili.

Kako automatski proslijediti e-poštu ClickUpu

Ako neprestano prosljeđujete e-poštu od određenog pošiljatelja ClickUpu kao zadatak ili komentar, tada će vam postavljanje automatizacije uštedjeti dragocjeno vrijeme. Ne dopustite da vas izraz 'automatizacija' zastraši—sve što trebate učiniti je postaviti filtar za prosljeđivanje na Gmailu.

Dodajte adresu e-pošte za prosljeđivanje na Gmail

Prije nego što počnete prosljeđivati ​​e-poštu, trebate dodati adresu e-pošte za prosljeđivanje (zadatka ili popisa) na koju će se e-pošta slati. Da biste to učinili, kliknite na ikona zupčanika u gornjem desnom kutu Gmaila i odaberite Pogledajte sve postavke.

Pod karticom Prosljeđivanje i POP/IMAP kliknite na Dodajte adresu za prosljeđivanje dugme.

Zalijepite svoj ClickUp zadatak ili adresu popisa u tekstualno polje. Provjerite jeste li izbrisali dodatni tekst i uglaste zagrade dodane na početak i kraj adrese, a zatim kliknite Sljedeći. Kliknite na sljedeća dva skočna prozora Nastavi zatim u redu.

Kada otvorite svoj ClickUp radni prostor, poveznica za potvrdu pojavljuje se kao novi zadatak na popisu na koji ćete prosljeđivati ​​e-poštu.

Kada otvorite zadatak, kliknite na poveznicu za potvrdu koja će se nalaziti u području opisa. U skočnom prozoru koji se pojavi kliknite Potvrdi da biste konačno dodali adresu e-pošte na Gmail.

Postavite filtre za prosljeđivanje e-pošte na ClickUp

Sada možete nakon dodavanja adrese e-pošte za prosljeđivanje postavite filtar za slanje e-pošte na tu adresu. Na slici ispod filtar samo provjerava ima li pošiljatelj e-pošte određenu adresu.

Kada e-poruka zadovolji postavljene kriterije, bit će arhivirana i proslijeđena na odabranu ClickUp adresu.

Uspješno ste dovršili postavljanje automatizacije za prosljeđivanje određenih e-poruka ClickUpu. Ako želite ovo podići na višu razinu, možete postaviti filtre za prosljeđivanje e-pošte u Slack, i drugi filter za prosljeđivanje e-pošte u Outlook. Ovo je vrlo korisna značajka za uklanjanje nereda iz pristigle pošte i održavanje njezine organizacije dok ostajete na vrhu popisa obaveza.

Očistite svoju e-poštu i ostanite organizirani uz ClickUp

Pretvaranje vaše e-pošte u zadatke i komentare u ClickUpu mijenja pravila igre kada je u pitanju upravljanje vašim radnim procesom. U samo nekoliko klikova možete pretvoriti kaos u svojoj e-pošti u pojednostavljenu i organiziranu "obavezu" koju je lako pratiti i kojom se lako upravlja. I to je samo početak - postoje kreativniji načini na koje možete naučiti koristiti ClickUp, a kojih možda niste svjesni.