Kako koristiti metodu Ivy Lee u programu Microsoft To Do

Uobičajeno je pogledati svoj popis obaveza i pitati se odakle početi. Uz toliko toga, odabir polazišta svakog jutra može biti izazovan - da ne spominjemo stres.

Koristeći metodu Ivy Lee za planiranje svojih obaveza, znat ćete točno gdje započeti svaki dan. A ako ga uparite s jednostavnim izgledima popisa za provjeru u Microsoft To Dou, dobit ćete solidan proces upravljanja zadacima. Želite naučiti kako? Prvo ćemo zaroniti u kratko objašnjenje metode Ivy Lee.

Što je metoda Ivy Lee?

Metoda Ivy Lee odličan je način da se riješite stresa dnevnog planiranja. Evo kratkog pregleda kako funkcionira:

• Zapišite šest zadataka svake večeri kako biste se usredotočili na sljedeći dan.
• Navedite ih redom, stavljajući stavke višeg prioriteta na prvo mjesto.
• Sljedećeg dana prođite kroz svoj popis i kvačite stavke u hodu.
• Ako završite svoj popis, izbjegavajte dodavanje novih zadataka—možda iskoristite vrijeme da nadoknadite manje stvari ili se opustite.
  instagram viewer
• Što god vam je ostalo na popisu, prenesite to na sljedeći dan dok pišete novi popis.

Ideja je da ćete točno znati gdje započeti sljedeći dan i koji zadatak slijedi. Ako ti usporedite Apple Reminders, Google Keep i Microsoft To Do, primijetit ćete da svi nude format popisa za provjeru. No čini se da je potonji namijenjen metodi Ivy Lee, zahvaljujući Moj dan i Zadaci pregledi popisa.

Mogli biste se pitati što se događa sa svim vašim ostalim zadacima, onih šest koji se ne nalaze na dnevnom popisu. Moj dan i zadaci rade zajedno kako bi spriječili da stvari padnu kroz pukotinu. Moj dan je vaš dnevni popis, a Zadaci su za sve ostalo. Ovo možete nazvati svojim zaostatkom.

Stvaranje zaostatka u programu Microsoft To Do

Zaostatak je mjesto gdje pohranjujete sve svoje obaveze. Možda zvuči pomalo kaotično, ali nema potrebe biti previše detaljan. Razmislite o radnim zadacima, poslovima i projektima koji se ne događaju kao dio vaše dnevne rutine. Na primjer, lektura izvješća ili pisanje marketinškog prijedloga, ne provjeravanje e-pošte ili pranje suđa.

Kada saznate nešto o zadatku, dodajete ga u svoj zaostatak gdje neće biti zaboravljen, neće vas ometati i lako će vam se pristupiti u bilo kojem trenutku.

Savršeno mjesto za vaše zaostatke u Microsoft To Do je na kartici Zadaci. Naći ćete ga na bočnoj traci s lijeve strane. Stvaranje popisa obaveza ovdje je jednostavno poput upisivanja stavki koje želite uključiti u dodati zadatak polje i pritisnite enter.

Ako želite dodati više pojedinosti zadacima, kliknite onaj koji želite proširiti i otvorit će se desna bočna traka. Ovdje možete:

• Dodajte zadatak na popis Moj dan.
• Stvorite podsjetnike.
• Dajte svom zadatku rok.
• Stavite ga na ponavljanje - učinite to svakodnevnim, tjednim, mjesečnim, godišnjim ili prilagođenim zadatkom koji se ponavlja.
• Kategorizirajte svoje zadatke.
• Priložite datoteku.
• Napiši bilješku.

Ne morate biti pretjerano detaljni, ali ćete htjeti uključiti dovoljno informacija o zadatku da biste kasnije zapamtili pojedinosti. Ovo je posebno važno za stavke koje bi mogle neko vrijeme ostati na vašem zaostatku.

Nakon što navedete sve svoje obaveze, koristit ćete se svojim zaostatkom za planiranje svog dnevnog popisa obaveza.

Pisanje vašeg dnevnog popisa obaveza u Microsoft To Do

Baš kao i zaostatak, Microsoft To Do nudi savršeno mjesto za vaš dnevni popis, Moj dan tab. Možete ga pronaći na lijevoj bočnoj traci na vrhu. Važno je zapamtiti da će se vaš popis automatski izbrisati kada se datum promijeni, tako da nećete htjeti premještati stavke dok birate što želite raditi sljedeći dan.

Umjesto toga, dok pregledavate stavke u svom zaostatku, kliknite zvjezdicu na šest stavki na kojima želite raditi.

Ujutro kliknite zadatke koje želite premjestiti i odaberite Dodaj mom danu učiniti tako. Oni će također ostati u vašim zaostacima ili na kartici Zadaci s oznakom Moj dan. Kada Microsoft To Do izbriše sve nedovršene stavke, možete ih brzo ponovno pronaći zahvaljujući zvjezdicama koje ste prethodno stavili na njih.

Svakako, bilo bi lakše da se vaš popis ne čisti svake noći, ali to vam daje vremena da pregledate svoje zadatke ujutro, a također i novi početak svakog dana. Unutar vašeg Moj dan karticu, ovdje možete kliknuti i povući stavke kako biste im odredili prioritet. Također možete još jednom pogledati neke od stavki u svom zaostatku klikom Prijedlozi u gornjem desnom kutu.

Kada označite zadatak, možete ga pronaći u Završeno odjeljak vaše kartice Zadaci. Osim toga, možete uključiti Završeno pametni popis u vašim postavkama—zupčanik u gornjem desnom kutu zaslona—za prikaz završenih zadataka na bočnoj traci.

Možda ćete pronaći drugačiji broj zadataka koji vam odgovara. Nema problema ako ne možete pronaći šest svaki dan, pogotovo ako znate da ih nećete ispuniti toliko.

Pametni popisi za korištenje uz metodu Ivy Lee u Microsoft To Do

Tamo su mnogo produktivnih načina za korištenje Microsoft To Do. Uz jednostavne izglede popisa obaveza, Microsoft To Do nudi pametne popise koji vam pomažu da ostanete organizirani i obavite stvari. Ovo je posebno zgodno ako želite držati dodatne popise za podsjetnike, ideje ili nasumične stvari kako biste spriječili da zatrpaju vaš popis zadataka ili zaostatke.

Evo što rade:

• Važno—klikom na zvjezdicu pored bilo koje stavke ocjenjujete je važnom. Microsoft To Do zatim zaokružuje te zadatke u karticu Važno u aplikaciji, tako da ih sve možete pronaći na jednom mjestu. Ovo je posebno korisno ako je vaš zaostatak dugačak i želite brzo pronaći stavke sa zvjezdicom.
• Planirani—Microsoft To Do također prikuplja sve stavke kojima ste dodijelili datum na kartici Planirano. Ovdje ćete pronaći svoje zadatke u grupama kao što su Danas, Sutra, Sljedeći tjedan, i Kasnije.
• Dodijeljeno meni—ako surađujete s drugima u Microsoft To Do ili Microsoft Planner, ovdje također možete provjeriti zadatke koje su vam delegirali.
• svi—ovaj pametni popis prikazuje svaku obavezu koju stvorite u aplikaciji Microsoft To Do.
• Završeno— mjesto za sve vaše završene zadatke. Nakon što označite stavku, možete je pronaći ovdje ili u Završeno dio svog popisa.

Ako ne želite da se jedno ili bilo što od toga pojavi na vašoj bočnoj traci, možete ih isključiti u postavkama ispod ikone zupčanika u gornjem desnom kutu. Osim toga, možete automatski sakriti prazne pametne popise i sakriti naslove bočne trake od povezanih aplikacija—Planer i Označena e-pošta.

Mogućnost skrivanja onoga što ne koristite donosi više fokusa na značajke koje radite. Na taj način obraćate pažnju samo na ono što je najvažnije, a manje je vjerojatno da će zadaci biti previdjeni ili zaboravljeni.

Spriječite da zadaci padnu između pukotina uz Microsoft To Do

Microsoft To Do čini se kao da su njegovi programeri imali na umu metodu Ivy Lee. Njegove kartice Zadaci i Moj dan spajaju se kako bi vam donijele besprijekoran dnevni popis koji će vam olakšati planiranje. Ako trebate ponijeti svoj popis obaveza u pokretu, jednostavno preuzmite mobilnu aplikaciju. Još bolje, Microsoft To Do dostupan je besplatno s Microsoftovim računom.